有简洁凝练、匀称稳密、铿锵和谐、易读易记的特点，富于概括性和表现力，故在公文写作中被广泛地应用，并产生了极强的修辞表达效果。
从总体上看，公文中运用“四字格”词组主要有以下诸种表意功能：
1.表示方针、政策界限。即通过“四字格”词组的运用来阐明党和国家的某项方针、政策。如邓小平同志在《贯彻调整方针，保证安定团结》一文中指出：“生产建设、行政设施、人民生活的改善，都要量力而行，量入为出。”（着重号系作者标加，下同）例中运用“量力而行”“量入为出”两个四字格词组，很好地阐明了党的调整方针，同时也使行文显得精练无 比。
2.表示条件。例如，邓小平同志《在全国科学大会开幕式上的讲话》中有这样一段话：“无数事实表明，只有全副身心投入进去，专心致志，精益求精，不畏劳苦，百折不回，才有可能攀登科学高峰。”此例中连续运用四个“四字格”词组，构成整齐的排比句式，并列为攀登科学高峰的必要条件，很好地概括了四个方面的意思。整段话整散结合，朴实无华，堪称典范。3.表示评价。即运用“四字格”词组来表达一种主观对客观的认识或态度，它多见于下行公文之中。例如“在长期的测绘工作中，他们不计较个人的名利得失，怀着对祖国和人民的无限忠诚，凭着高度的主人翁责任感和强烈的事业心，奔波跋涉、吃苦耐劳、不畏艰险、默默无闻地开拓进取，克服了种种难以想象的困难，多次经受住高山缺氧、沙漠干渴、冰雪严寒、高温酷暑、洪水猛兽和断水断粮等生与死的严峻考验”。（《国务院关于表彰国家测绘局第一大地测量队的决定》）例中连续运用“奔波跋涉”“吃苦耐劳”等11个“字格”词组，对国家测绘局第一大地测量队全体成员的工作热情和无私奉献精神作出了恰切、公正的评价。既有简洁匀称之效，又增强了语言的节奏感，使行文生动活泼，富有文采。
4.表示列举。即通过“四字格”词组的形式来列举某方面的问题和现象。例如“官僚主义现象是我们党和国家政治生活中广泛存在的一个大问题。它的主要表现和危害是：高高在上，滥用权力，脱离实际，脱离群众，好摆门面，好说空话，思想僵化，墨守成规，机构臃肿，人浮于事，办事拖拉，不讲效率，不负责任，不守信用，公文旅行，互相推诿，以至官气十足，动辄训人，打击报复，压制民主，欺上瞒下，专横跋扈，徇私行贿，贪赃枉法，等等。这无论在我们的内部事务中，或是在国际交往中，都已达到令人无法容忍的地步”。
（邓小平《党和国家领导制度的改革》）这段文字中先后运用了24个“四字格”词组（其中有相当一部分是成语），从不同角度、不同方面极其深刻而又有力地揭露了官僚主义的主要表现及其严重危害。同时，这些“四字格”词组中又蕴含着多种修辞方式的运用（包括比喻、排比、层递、借代、比拟、引用等），从而使行文既简洁凝练，又形象生动，令人拍案叫绝。又如“我们有些党组织对这些违法乱纪行为，有的视而不见，听之任之；有的大事化小，敷衍了事；有的说情开脱，包庇纵容”。（《中纪委关于必须严肃处理党员干部中的违法乱纪案件的通报》）这段文字中的6个“四字格”词组，以排比的语言形式，列举了有些党组织软弱涣散的种种表现，从而使人充分认识到问题的严重性及解决问题的必要性。
5.表示定性。例如，中纪委《关于开除倪献策党籍的决定》中有这样一段文字：“原中共江西省委副书记、江西省省长倪献策，背离党的理想和宗旨，思想蜕化，品质恶劣，道德败坏，违法乱纪，在党内外造成了极坏的影响，完全丧失了共产党员的条件。”此例中运用4个“四字格”词组概括说明了倪献策所犯错误的性质。很显然，这样定性，既准确又简要，一语中的，切中要害。
6.表示情状或问题。在公文写作中，运用“四字格”词组来表述有关方面的情况或问题也较多见。比较有代表性的如中纪委《关于共产党员必须严格遵守党章的通知》一文中有这样一段话：“必须清醒地看到，有少数党员，包括一些党员领导干部无视党的政治纪律，借改革、开放之机，公开发表违背党的十一届三中全会以来的路线、方针、政策的言论。他们捕风捉影，歪曲事实，蛊惑人心，甚至公然否定四项基本原则，丑化和否定党的领导，攻击社会主义制度，使资产阶级自由化思潮在一些地方和部门泛滥开来。”例中运用“四字格”词组来说明在少数党员包括一些党员领导干部身上所存在的问题，指出了问题的严重程度，从而使人充分认识到行文的必要性和重要 性。7.表示希望或要求。例如《国务院关于表彰全国劳动模范、先进工作者的决定》一文中有这样一段话：“国务院希望获得全国劳动模范和先进工作者光荣称号的同志，谦虚谨慎，戒骄戒躁。保持和发扬自力更生，艰苦奋斗，无私奉献，拼搏进取的精神，再接再厉，奋勇前进，在我国社会主义现代化建设事业中做出新的更大的贡献。”此例中先后运用了8个“四字格”词组，对获得全国劳动模范和先进工作者光荣称号的同志提出殷切的希望和要求，语句精练，节奏明快，读之令人振奋，深受鼓舞。
8.表示哀悼。在公文中运用“四字格”词组，还具有庄重典雅的特点。特别是一些礼仪类公文，更多地借助于“四字格”词组来组句成文。例如，毛泽东同志致蔡元培先生家属的唁电，通篇由7个“四字格”词组构成：“子民先生，学界泰斗，人世楷模，遽归道山，震悼何极谨电驰唁，尚祈节哀。”区区28个字，深切表达了毛泽东同志的痛悼和慰问之情。而且，这种“四字格”词组的运用很适合哀祭文的语体特点，既简明扼要又庄重典雅，堪称范例。