1.标题
新《条例》规定，党政机关公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。也就是说，公文标题应由发文机关名称、事由和文种三个要素组成，如“中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知”。“中共中央办公厅、国务院办公厅”是发文机关，“印发《党政机关公文处理工作条例》”是事由，“通知”是文种。事由通常用介宾短语“关于······的”构成，它是公文主旨的集中体现，要求准确而简明地高度概括主旨内容。三要素既相对独立又相互统一，给阅读提供了极大便利。除此之外，一些主要用于媒体发布或张贴的公布性公文标题还有其省略形式，如“中华人民共和国海关总署公告”就省略了事由。
作为“红头文件”行文时，要用“发文机关名称＋事由＋文种”三要素标题形式；登报或印刷张贴时，除用三要素标题外，还可用“发文机关＋文种”和仅用“文种”的两种标题形式，不过，用后两种标题形式时，正文都应简短。不管用哪种标题形式，都要考虑方便阅读，提高效率。
此外，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
2.主送机关
主送机关是指公文的主要受理机关。这里的“受理”具有两层意义：一是收到公文；二是负责办理、处理公文事项或贯彻执行公文精神。明确主送机关就是明确办事的责任。
不同的行文其主送机关不同。一般来说，具有特定主送对象的行文，须写明主送机关，而且主送机关用特称，特称要用全称或规范化简称；普发性下行文用同类型的统称；泛文是对社会（全体或相关）成员而发的，没有特定的具体受体，一般不写主送机关。
3.正文
正文是公文的核心部分。不同情况的文本，正文行文有所不同，但就结构来讲，一般应该由开头、主体和结尾三个层次或部分组成。
开头阐述发文的原因、依据、目的、意义等，若主体内容较复杂，末句常用惯用语过渡到主体，使其衔接自然。
主体是公文核心内容的叙写和展开，内容复杂时，一般采用分点、列项或分小标题写作。采用点项写作时，结构层次序数使用必须规范：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1.”，第四层用“（1）”。主体行文的层次不宜过多，一般不宜超过4个层次。
结尾是正文的收结，通常是提出希望、要求、请求或发号召。如果有希望、要求、请求或号召，则具体写出；如果没有，则通常用惯用语结束或省写结语。但是，应该注意的是，请求性公文，如请示、议案、请批函等，任情况下都不能省略结语，因为这类公文的结语通常是请求意愿的明确表达，缺失它也就缺失了请求意愿，公文主旨也就不明确了。
公文正文表达的总体要求是段落或层次所表达的内容单纯，语言表意明确，文字精练简洁。
4.文尾
文尾包括署名（或“签署”）与成文日期。署名要署发文机关的全称或规范化简称。公文都要署名或签署，以示负责。具体情形有四：①命令、议案等行文不署名，而是由行政首长签署；②由会议通过的公报、决议、决定等署会议名称，且往往与通过日期一起组成题注置于标题之下；③单独行文署发文机关全称或规范化简称；④联合行文各联合行文机关都要署名。
对于成文日期，新《条例》规定：“署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。”新《格式》规定成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。公文如果没有生效日期，在某种意义上说就是一纸空文，所以，成文日期不能错写，也绝对不能缺失。