（一）标题
会议纪要的标题有两种格式：一是会议名称加文种，也就是在“纪要”二字前写上会议名称。如《全国财贸工会工作会议纪要》；又如《吉林省工商行政管理局长会议纪要》。会议名称可以写简称，也可以用开会地点作为会议名称。如《京、津、沪、穗、汉五大城市治安座谈会纪要》；又如《郑州会议纪要》。二是把会议的主要内容在标题里揭示出来，类似文件标题。如《关于加强纪检工作座谈会纪要》；又如《关于落实省委领导同志批示保护省级文物七级浮屠塔问题的会议纪要》。
（二）文号、制文时间
文号写在标题的正下方，由年份、序号组成，用阿拉伯数字全称标出，并用“［］”括入，如［2004］67号。办公会议纪要对文号一般不做必须的要求，但是在办公例会中一般要有文号，如“第xx期”“第xx次”，写在标题的正下方。
会议纪要的成文时间可以写在标题的下方，也可以写在正文的右下方、主办单位的下面。要用汉字写明年、月、日，如“二OO二年八月十六日”。
（三）正文部分
1.开头部分
开头部分简要介绍会议概况，其内容包括：
（1）会议召开的形势和背景；
（2）会议的指导思想和目的要求；
（3）会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者；
（4）会议的主要议题或解决什么问题；
（5）对会议的评价。
2. 主体部分
主体部分，是对会议的主要内容、主要精神、主要原则及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。这部分内容在写作中要注意以下几点：
（1）要从会议的客观实际和具体内容出发，抓中心，抓要点。抓中心就是抓住会议的中心思想、中心问题、中心工作；抓要点，就是抓住会议的主要内容，要对此进行条理化的纪要。
（2）会议纪要是以整个会议的名义表述的，因此，必须概括会议的共同决定，反映会议的全貌。没有形成一致意见的问题，则需要分别论述并写明分歧所在。
（3）掌握并运用马列主义的基本理论与党的方针、政策对会议进行概括与总结。（4）为了叙述方便，眉目清楚，常用“会议认为”“会议指出”“会议强调”“与会人员一致表示”等词语，作为段落的开头语。也可用在段中，仍起强调作用。
（5）正文内容属于介绍性文字的，撰写者可以灵活自由叙述。但属于引用性文字的，必须忠实于发言原意，不能篡改，也不可强加于人。
（6）小型会议侧重于综合会议发言和讨论情况，并要列出决议的事项。大型会议内容较多，正文可以分几部分来写。常见的有三种写法：一是概括叙述式；二是分列标题式；三是发言记录式。
3.结尾部分
结尾部分的一般写法是提出号召和希望。但要根据会议的内容和纪要的要求有所侧重，有的是以会议名义向本地区或本系统发出号召，要求广大干部认真贯彻执行会议精神，夺取新的胜利；有的是突出强调贯彻落实会议精神的关键问题，指出核心问题；有的是对会议做出简要评价，提出希望要求。
二、会议纪要和会议记录的区别
会议纪要容易和会议记录相混淆。其实，二者有着本质的不同，主要体现在以下三个方面：
首先，从文体性质上看，会议纪要是正式的公文文种；会议记录只是会议情况的记录，只是原始材料，不是正式公文。
其次，从内容上看，会议记录无选择性、提要性，会议上的情况都要一一记录下来；会议纪要有选择性、提要性，不一定要包容会议的所有内容。
再次，从形成的过程和时间方面看，会议记录是随着会议的进行过程同步产生的；会议纪要是在会议后期甚至会议结束后通过选择归纳、加工提炼后才能形成。
会议纪要通过记载会议基本情况、会议主要成果、会议议定事项，综合概括性地反映会议的基本精神，以便与会单位统一认识，在会后贯彻落实。会议纪要基本上是下行文，但与会单位不一定是召集会议机关的下属单位，有时是协作单位，所以它作为下行文是相对而言的。事实上，会议纪要有时要向上级机关呈报，有时向同级机关发送，有时向下级机关下发。