（一）符合公文表达方式的要求
公文具备应用文的一般属性，兼有记叙文、说明文、议论文的一般表达特点。拟稿人必须深刻理解公文表达方式的特点与要求，恰当地运用这些表达方式。
1.叙述的要求
叙述是记载和陈述人物的经历与事件发展变化过程的一种表达方式。起草公文时，要用叙述方式反映人物事迹或事件的来龙去脉，例如撰写通报、报告、总结、简报、调查报告、会议纪要、大事记等，均离不开叙述。公文中的叙述要符合以下要求：
（1）在叙述事件时应做到要素齐全。
（2）在叙述程度上以概述为主。
（3）在叙述线索上以顺叙为主。
2.说明的要求
说明是指对人物、事项进行介绍、解说的一种表达方式。命令、决定、通知、通报、计划等文件中的政策规定、具体措施、工作方法、实施步骤等内容，主要靠说明方式完成。在公文中常用的说明方法有：
（1）举例说明方法。为了将比较抽象或鲜见的概念与事物说明清楚，经常采用举例的方法使之具体化、形象化，以便于人们理解。
（2）定义说明方法。即采用下定义的办法，将被说明对象的内涵与外延清晰地展示在 受文者面前。
（3）分类说明方法。即将被说明的对象划分为不同的类型，并分别加以说明。这种说明方法旨在说明事物的范围，有助于从不同角度、不同方面认识客观事物，并且易于被受 文者掌握。
（4）引用说明方法。即通过引用权威资料说明客观事物或被说明对象的情况。这种形式旨在强化说明的权威性，对受文者很有说服力。
（5）比较说明方法。为了帮助受文者全面、深人地了解某一事物的发展变化情况，认识此事物与彼事物的区别，以便进一步说明事物的特征或状况，可将具有相同或相反属性的事物进行对比。
3.议论的要求
（1）议论方式重在就事论理。即出于公务目的和交流需要，针对具体事实，阐明发文机关所持的观点和态度，不需要多层次、多角度的逻辑推理，也不需要表明完整的论证过程。只在需要论证的地方，采取夹叙夹议的方法；或运用论断式的语言，三言两语，点到 而止。
（2）议论说理切忌主观武断。秘书公文写作中的议论，要冷静公允，不带主观色彩，完全为社会组织处理政务服务，真正做到“文中无我”，要时刻意识到，议论文是在代表机关发言表态。
公文常用的论证方法有：
第一，举例论证法。即以事实为论据，通过列举典型事例，从中归纳结论，使论点“站立”起来，应选取具有典型性、代表性和说服力强的事例作为事实论据，以取得较好的论证效果。
第二，对比论证法。即通过对比得出结论，并以此为论据说明论点的方法。例如，在评估治理河流污染给某地农业带来的经济效益时，仅仅罗列治理后的有关统计数据并不能说明问题，如果与治理之前的有关情况作比较，就能够充分证明治污工程取得的明显经济效益。
第三，因果论证法。即通过对事物进行剖析，探寻事物发展的前因后果，并以此证明论点的方法。用因果论证法关键在于深人分析事物形成的原因，并科学认定由此带来的必然结果，从而准确揭示事物的原因和结果之间的逻辑关系，得出解决问题的正确结论。