主送机关常见的表现形式有三：
1.全称
只要主送机关名称不是很长，都可以采用这种形式，但普发性文件除外。
2.规范化简称
如果主送机关名称很长，可以使用简称。例如，中国共产党中央委员会简称为“中共中央”、国家民族事务委员会简称为“国家民委”等。主送机关的这种简称形式虽然可以浓缩较长的机关名称，使之简练上口，但是这种简称不可随意乱造，必须是惯用或约定俗成的。
3.统称
统称就是同级或者同类型机关概括性的总称，一般用于下行文。统称具体又分“泛称主送”“递降称主送”两种：
（1）泛称主送。是下行普发文件经常使用的主送形式，是指文件主送给同一级的各单位，如“各省、自治区、直辖市人民政府”。这种形式时常涉及同一级不同类的若干种机关，必须注意排列顺序。一般来说，它有如下排列原则：
一是“先外后内”顺序。即把同是下一级的各地方政府放在前，本机关的职能部门放在后。如国务院下行文常用的主送形式“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”，就是地方政府在前、部委在后。再如各省政府下行文经常采用的主送形式“各行政公署，各市、县人民政府，省政府各直属单位”，也是政府在前，直属单位在后。
二是“党政军群”之先后顺序。这个原则在党的文件中体现得最为明显。如中共中央普发文件常用的主送形式为：“各省、自治区、直辖市党委，各大军区党委，中央各部委、国家机关各部委党组（党委），军委各总部、各军兵种党委，各人民团体党组”，更是“先外后内”与“党政军群”两个排列原则有机结合的体现。
三是标点符号的使用顺序。在“泛称主送”，标点符号的使用也是有规律的。通常是同级同类机关之间用顿号，同级不同类的机关之间用逗号，主送机关结束之后用冒号。
（2）递降称主送。是指文件主送给垂直几级的同类各单位，如“各行政公署，各市、县人民政府”。“递降称主送”的排列，起突出作用的还是“先上后下”、按级别排列的原则；在此基础上兼顾“先外后内”与“党政军群”的原则。
一份文件的主送机关采用何种形式标注，取决于行文方向、主送机关数量、主送机关名称的长短等多种因素，公文写作人员必须在综合考虑的基础上加以确定。