行文规范，是公文行文方面的规范化要求，主要包括行文规则、行文制度、行文关系和行文方式。《机关公文处理工作条例》第四章对行文规则专门做了规定。行文规范应做到以下几个方面：
（一）遵守行文规则。行文规则是为机关写作、制发公文制定的规章制度。其主要内容，一是行文应当确有必要注重效用二是本着精简文件的原则，严格控制发文数量。如不重复行文不多头报送，领导机关不滥发指示，下级机关对自己职权范围内能处理的事不行文请示上级，可采用其他便捷方式处理的不必行文。三是除非确有必要，一般不越级行文。四是上下级机关必须按照求属关系行文。五是行文应分清主送和抄送机关六是同级机关在必要时可以联合行文。七是经发文机关决定的报刊上公开发布的文件应视为正式公文，作正式文件保存。八是机关内部应规定发文权限，以减少机关领导人签发文件过分集中的现象，加速公文运转。
（二）严格行文制度。行文制度是各级各类机关行文的要求和规定。主要要求：一是按分工拟稿。根据文稿的不同内容应分别由秘书部门、业务部门、机关领导和秘书班子承担。只有分工起草，才能保证阐述得准确、翔实，政策性和针对性强。二是按行文程序行文行文程序是根据行文规律和公文的权威性以及机关工作的程序性而确定的，一般不得违反。共程序主要是：有关人员拟稿一部门领导审阅一有关部门会签一综合部门核稿一机关领导签发一文书部门编号、组织印制及发行。三是按规定签发文稿。文稿的签发，应根据具体情况而定，一般是机关发文由机关领导签发，部门发文由部门领导签发。在领导签发中又有主要领导和主管领导之分；在部门发文中，对政策性较强的文稿，也有请领导机关加签的。四是严格核稿把关。核稿把关，是秘书部门或综合部门在政策和文字上协助领导应做的重要工作。在做法上通常是先核稿把关后再送审。通过核稿把关，充分发挥秘书的助手作用。（三）把握行文关系。行文关系，是指机关在发文中正确处理和反映发文机关和受文者的授受关系。机关之间的文件往来，是根据组织系统、机关所处的地位、机关职权、本机关和他机关之间的工作关系来进行的。机关之间，同一系统有上下级机关之间领导与被领导的关系、业务指导关系和平行关系；非同一系统机关之间则无领导、指导和属关系行文关系就是根据机关之间的这些关系及各级各类机关的职权范围确定的。按照《机关公文处理工作条例》规定把握好行文关系是机关正确行文、发挥公文作用不容忽视的重要环节。
（四）正确选择行文方式。行文方式是根据有关行文制度规定和机关与机关之间的行文关系，按实际需要采用的行文方法和形式。按上行、下行、平行三个方向，其行文方式分别为：上行文（又分逐级行文、多级行文、越级行文）；下行文（又分逐级行文、多级行文、直贯到底行文）；平行文。按照载体和发送方式分，主要有内部发文即通过一定的内部渠道发送文件；电传文件，即用电报、传真等现代化手段，迅速将文件发送至收文单位；报刊发表；公开张贴。为避免行文混乱，防止和克服文牍主义，准确、快速地处理公文，应在公文写作、制发前，根据行文关系和实际需要确定行文方向，选准文种，正确选择行文方式行文。