1.目的
凡机关内的公务文件，除有特殊规定外，一律依照本规定发往机关以外的文件除布特殊规定外，也适用规定。
2.名义
公务文件的往来以各部长及部主的名义签兴，有些简单事项的文件，也可以部门的名义签。
3.垦交机关主管的文件
凡需递机关主管的文件，需逐级上报。各级领导需调核实的基础上，写出意见，注明需显报主管领导的姓名，然后上报若不需报，则在该文书右上方空处注明办文单位的名称、文号、年月日。
4.文书格式
（1）公务文件应尽可能简单明了，使用楷书
（2）文体使用口即可。
（3）为了陈述理由和经过，有时会使正文繁复，这时可将此部分内容作为附件于另外的纸上。
5.文件号码
文件上应有制发单位规定的号码，还应标明与此份文件有关的关键词及复文文件的号码、年月日，以便处理。
6.书写格式小
（1）文件通常在第一行写上文号，第二行写上能揭示文件内容的标题，另起一行写制发年月日、制发者名称，再一行写明收件人姓名，然后在下一行写文件内容。（2）在属于复审呈报的情况下，通常采取在文件末尾用后记的形式证明，应3由部长发出的指令性文件上应有各收文单位的名称必要时要写上号码和文件末尾隔一行处写下复审件的号码、必要事项年月日及复审者姓名年月日。
7.签署及用印
文件制发者及收件者应注明职务，也可根据情况只署姓名在文件制发者（个人或单位）的下方盖上制发者个人或制发单位的印章文件处理人将以此作为依据。但同时发往多个单位的文件如通知等，为了简便多采用印制好了的印刷品，此时签名及盖印即可省略。
8.封签上的记录
文件信封上的记录，依照以下各条进行。
（1）用于普通文件的信封上，要写明送达单位的名称及“公启”的字样同时在左侧写上是否加急挂号等，并在其下写上发文号码。信封背面写发文单位
（2）秘密文件的信封上，除要在正面的左侧写上“秘”的字样外，其他参照第一条。
（3）必须收文者自行开启的文件，信封上要写清姓名同时在左侧写上“亲启”字样。
（4）机密文件要用两层信封，内封上写文件标题，外封上的标志参照以上各条在左侧写明“秘”的字样。宝1
（5）文件内容特别需要保密的或有其他重要内容的可参照前项里
（6）本条款第一项中所列内容，除有关机密的外简易的文件可依照第二条进行，只要在信封背面左下角用小号字印上单位名称即可
9.文件用纸
文件所用纸张另行规定（略）
10.墨水文件原则上应用黑色墨水书写或印刷。在使用墨水时要特别注意纸张的性能，文字应清晰可辨。
11.文件种类的区分内
科长发文应根据文件的不同作用依以下原则区别使用不同文种。
（1）提案，不仅仅是发出指令，而且希望将其意见广为讨论
（2）承认，就有关小务进行认定
（3）所报内容等候裁定
（4）报告，关于指示的竹复性汇报
（5）中，请对自有关事项处的许可和认，也可下单提出
12.指示类文件的区别
机关主竹及各部门领导对下属发布的文件依以下要求区别使用，不是部下
阿命令所及范围的也放多照执行
（1）指示，对申请、请示及要求的答复
（2）传达，有关事务上的指令
（3）训令，命令或让事项。
13.一般文件的区分
不在11、12两条之列的文件有以下类别
（1）迈牒，有关业务的通报
（2）照会，意见或需要回复的事项
（3）回答，对照会的答复
14.电文记载方法
文件的记录方式另行规定
15.依靠电信传达的文件
要求特别简明，避免使用容易误解的文字，并省略敬语以使电文简短
电报通常在结尾处注明发电单位的代号
重要的电信文书，在发出电报的同时，还应将有关材料以书写或印刷的方式成
文送交收件人。
16.文书的起草及制发要领
（1）办公室的通告、通知、会议文件或传阅文件、机构内部文件以及对外发文
须根据本要领起草，并经办公室主任审核或经相关业务科室领导合议后制成
（2）文件形成者在制定文件时需经主管上级的审核
（3）审核者须对文件的形式、内容进行认真审阅、核查，对不当之处加以修正，
使之明白无误
（4）文件形成者在制定文件时应注意以下几点
①文件应是一文一事；
.②除有特殊规定外，应注明以下事项：文号、发文日期发文机关（发文者）收文机关（收文者）、文件标题、文件拟人及有关责任者；
③文件标题应简洁明了，准确鲜明地揭示文件内容
④文字应尽可能口语化，通俗易；
⑤行文要层次消楚，准确使用标点符号，必要处划分段落：
⑥对于两页以上的文件要标明页码
⑦对于文件中引用的其他相关文件，要注吻其文件号和文件形成日期
（5）文件号可按如下方法编制：
①机关内部文件可注明本科室代字或代号，连续性文件应注有连续号
②对外行文时应注明本机关代字或代号。
（6）在书写或印刷文件时应为事后的整理、装订留下余白处。
（7）内容简单、非机密文件不一定密封发出，可直接传阅或发送
（8）对于定期制发文件或使用频率较高的文件，为简化手续，可事先规定好行文格式和文例，并以此为准事先做好印刷准备。
（9）除有特别规定外，发文通常应按如下规定注明发文机关（发文者）:
①办公室文件注明办公室主任姓名；
②机关内部文件注明承办科室负责人姓名；
③对外发文注明收文机关团体名称；
④会议文件按规定署名，原则上理事会或常务理事会注明理事长；各种委员会注明委员长姓名。
（10）发文时对收件人应按如下规定书写：
①对担任领导职务的理事等应注明其姓名及职务；
②对全体会员可书写“各位委员”；
③对某一特定委员可注明该委员姓名及所在单位名称。
（11）对某些有特殊处理要求的文件应按如下规定予以注明：
①对有密级的文件应注明“秘密”、“机密”、“绝密”字样
②需紧急处理的文件应注明“急件”；
③参考资料应注明“参考”；
④传阅文件应注明“传阅”；
⑤挂号信函、快递、特快专递等应在发送时分别处理。
（12）文件一般应保存副本两套备查，必要时可根据需要处理。