（一）材料及来源
所谓材料，指作者为了撰写目的而搜集或积累的能够表现文章主题的事实或论据应用文的材料来源有：
1.实地调查，掌握第一手材料撰写文章，对所研究的问题直接进行调研是十分必要的。调查是获得第一手材料的重要方法，很多预先计划研究的问题，会因调查而发现新情况，从而将研究引向深入，进而会找出规律，找出解决问题的方法，分析出其特点和典型性。撰写应用文进行调研不仅是为了搜集材料，更重要的它还是工作方法。对问题“没有调查研究，就没有发言权”因此，撰写应用文，尤其是公务文书、财经文书和司法文书更应该注重调查研究，要弄清事实，摸清规律，做到心中有数再下笔。
掌握最实际、最生动的第一手材料。可以采用以下几种调查方式：
（1）蹲点调查的方式撰稿者定期或不定期地深人农村住上一段时间，对工作的各个环节，对各方面的人员进行广泛调查，了解生产、生活的全部情况，并及时掌握情况变化此法可以避免片面性和主观性。
（2）开调查会的方式每次人数三五个或七八个即可，事先要有调查纲目，并给被调查者做好发言的准备，开会时自己口问手写，有问有答，活跃气氛。这是最简单易行又最忠实可信的获得第一手材料的方法。
（3）个别访谈的方式先确定调查目的，拟好调查提纲，选择好调查对象，深入其间进行个别访问在交谈时以礼相待，互相交流、探讨，才能达到访问的目的。
（4）抽象调查的方式先设计好调查表格，拟好调查纲目和询问的问题，然后选择有代表性的人或事进行调查。这种调查不受主观因素影响，客观性较强。它具有花费较小、时间较短、时效性较强的优点，是一种被广泛采用的方式。
2.搜集、整理，掌握第二手材料主要指查阅文献，包括读书看报、翻阅档案，从中查找同类问题或相关问题的现实研究资料及历史资料。这些资料的搜集与积累，对研究问题、撰写文章有重要的借鉴作用和参考价值。可以从中总结他人研究这类问题的得失，促进对问题的深入探讨和研究，有利于文章主题的确定
（二）材料的选择和使用
材料是撰写应用文的基础，材料的选择和使用是为表现主题服务的。材料选择和使用的前提是占有材料。有了材料，并不是要把所有的材料都写到文章里去，只有那些能够证明或说明主题的材料才是撰写者所需要的，其他的都应该舍弃。
1.选择材料要紧扣主题选择真实、典型、新颖的材料。材料必须真实，这是由应用文的实用性所决定的。选择材料时需对所选材料的真伪加以甄别，对材料中的时间、地点、人物事件的过程及具体的数据加以核实。只有经得起核查的材料才能使用。要选择具有典型性的材料，因为典型性材料能够反映事物的共性和特征，揭示事物的本质和规律，对证明观点有很强的说服力。要选择具有新颖性的材料，因为新材料往往反映新事物、新情况、新思想，更符合时代的特点，容易引起人们的共鸣，给读者以思想上的启示
2.使用材料使用材料直接关系到主题的表达和文章的质量。要根据应用文的不同性质决定材料的使用方式材料的使用方式有二：一是作提写应用文的依据具体材料并不写人文章，如法规性和指令性文件，二是作文章的论据或消息的主体，这些材料就必须写入文章。材料在使用时还应注意详略问题，这要根据文章的撰写目的来确定，重点材料要详，非重点则略。