一、要有针对性。通报作为一种重要的下行文种，其使用是一件十分慎重和严肃的事情。特别是通报中涉及的都是现实的人或事，并且不扬则抑，非褒即贬，发送面也比较广泛，故制发通报时，应当具有明确的针对性，选择具有典型意义、指导意义和借鉴意义的材料或事件，以发挥通报应有的影响和作用。
二、要抓准时机。对于工作中好的和不良的倾向和苗头，都要能及时发现，予以表彰或批评；否则，错过时机，就失去了通报对实际工作的指导作用。
三、事实要准确。发文机关对所通报的事实必须认真核实，将时间、地点、人物、数据、事件等都写清楚，无论是对好人好事的宣扬还是对不良倾向的批评，都要力求恰当适度，掌握好分寸。
四、用语要简明。通报的目的不在于褒贬一人一事，而在于教育和警诫广大干部和群众。因此，叙述事件、情况，要做到言简意赅，内容明确具体，使人一看便知发文机关的目的和要求。
五、要明确直达与转述，在表达手法上有所侧重如前所述，根据通报发布方式的不同，可将其分为直达式与转述式两种类型。其中前者是以领导机关名义直接下发，后者则是对下级来文加写按语后予以批转；一个是单体行文，一个是复体行文。有鉴于此，在写作时其表达手法也就各不相同。直达式通报侧重于叙事，兼以必要的说明；而转述式通报则侧重于议论，属评价性文字。应注意这种评价性文字不是对下级来文内容的简单重复，而是在此基础上的提炼与升华，要起到画龙点睛的作用，以指导下级机关的行动。从这个角度讲，它是转述式通报写得是否成功的关键所在。