公文用语，一般说来有约定俗成的特定含义。它是在长期行文实践中逐步形成的，相对说是较为固定的词语。掌握并恰当运用这些词语，可使公文语言简洁、格式规范、行文庄重。
1、开头用语
如“根据、依据、按照、依照、遵照、为了、为、由于、前因、前介绍、据查、近查、关于、对于”等等，多用于表示行文的目的、原因、根据、时态、范围和背景等。
2、经办用语
大致有这样一些:“经、业经、已经、一经、经过、通过、现将、将、已将”等，常用于说明工作处理过程的时态。
3、称谓用语
表示第一人称的“我”、“本”第二人称的“你”（局）、贵（局、办）”；第三人称的“该（局，同志、办）、他、她、它”等等。
4、期请用语
如:请、敬请、拟请、特请、报请、即请、务请，希、希即、务希、如无不妥，请批转，如可行请转发，等等，用于表示发文者的某种期望与请求。
5、征询用语
诸如:“当否、可否、妥否，是否可行、是否同意、是否恰当”等，多用于上行文，表示征询对方的意见和态度。
6、表态用语
一般多用“同意、可行、照办、拟同意、照准、基本同意、原则同意、原则批准、不予同意、按此办理、应予否定、暂缓、暂不执行、应予缓议”等等，来表明对某一事项的态度。
7、过渡用语
有“为此、因此、据此、对此、鉴于；（经研究）批复如下、现答复如下、现通告如下”等，起承上启下的作用。
8、时限用语
多用“即、即刻、立即、应即、当即、迅即、迅予、须即、从速、届时、按时、准时、际此、值此”等等，表示某一时段，需及时处置。
9、审查用语
例如“审查、审理、审议、审定、审批、核示、核批”等等，表示严肃、庄重，有一定权威性，不可改作它种说法。
10、插入用语
插人句子，表示某种意义的独立用语。可插入句中，也可放在句子开头，或置入句子末尾。如:“一般说来、我看、依我说、毫无疑问、说不定、充其量、众所周知、总之、一句话、综上所述”等等。总体上说，插入语表示的意义多种多样，应认真把握。11、结尾用语
一般常用“为要、为盼、为荷、此复、特复、特此批复”、“专此（函复、报告）”等等，收束全篇，给人以庄重、得体之感。这类用语，还有不少，这里没有如数举出。大家在使用时可根据行文要求，看其是什么行文关系（上行、平行、下行）谨慎选用，同时还要注意搭配，千万不要滥用、乱用。否则，会产生负作用。