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公文的构思过程-中国公文网
2021/2/1 10:24:49     事业单位考试网  浏览次数:                                字号:T | T
[ 导读 ] 最新事业编公文技巧。

公文的构思过程-中国公文网
一、起草准备
任何文章写作都有个准备过程,公文同样如此。
那么,在起草公文之前应做哪些准备工作呢?主要有以下四个方面:
(一)接受任务,明确意图
公文是集体行为,是领导决策意识的体现。因此,在写作之前,领导者一定要向起草人员,或起草班子交待写作意图。那么,起草人员在领受写作任务时,就一定要仔细领会,不明白就要当场请示,把相关问题弄清楚。不要害怕领导批评,就不敢问。若这样,就难以完成任务。
笔者以为,起草人员在接受任务时,一定要弄清这样一些问题:为什么要发这个公文?这个公文应表达的中心内容是啥?这个公文在什么范围发送?受文对象是些什么人?大致要作出哪些决定或意见?有哪些具体要求?比如,领导讲话稿,这个稿子是在什么场合用?是会前讲?还是会中讲或是会结束时讲?有哪些人参加?这个讲话的领导是正职还是副职他(她)的口味是什么?等等。假如把这些东西弄清了,你就好把握了。同时,还必须对文稿的大致篇幅、完稿时限了解清楚。领导者在交待任务时,一般都会讲的。只有这样,在后来的具体写作中,才会少走弯路,也才不会返工,从而达到领导满意。
二)打好腹稿,理清思路
尽管,在接受任务时,一些懂文字工作的领导,可能已列出了提纲,指出了这篇公文如何写,甚至大小标题都有了,这当然省去了文秘人员的思考。但大部分领导者工作忙,不可能谈得很详细,更不可能给你列提纲,最多只能给你提示一下,说个大概。这种情况怎么办?这就需要我们起草人员自己动脑筋,想办法,围绕领导交待意图,去确定这篇公文的中心思想。
如何理清思路、实现写作意图呢?我以为,写作者必须先打腹稿,在脑中反复构思:这篇公文应先写什么,后写什么,确定哪些观点,分几个问题,或分几大板块来写。不仅如此,还要在头脑中把整个问题梳理一遍:如何写,才能出新?哪些最能反映事物本质?哪些措施易于操作,符合客观实际而又有超前性?等等。同时,还要考虑,投意写作的领导,近期对所涉及问题,在哪些场合已讲过什么观点,这些问题还需如何深化?因此,也就要求写作人员在打腹稿时,开掘要深,把情况吃透,才能打好腹稿。(三)搜集材料,多方占有
材料是写好公文的基础。俗话说:“巧妇难为无米之炊”,离开材料是难以成文的。在搜集材料时,一定要多方占有。
从哪里获取材料,怎样获取材料?一是机关保存的文件档案、资料;二是自己平常掌握的相关资料;三是调查了解的情况。尽管,材料来源渠道多,但我们搜集材料时,更应注意搜集、获取对写作有帮助的东西,不是啥都拿来。我们以为,应当掌握与所写公文内容相关的法律法规,党的路线、方针、政策,上级领导对所涉问题的指示,本部门的相关工作情况,相关数据等等。掌握了材料,就要与所打腹稿比较看腹稿中所需材料与实际占有材料有哪些差距,够与不够?典型、准确与否?若占有材料与腹稿所需材料距离太大,就要进一步搜集、了解否则就要修正腹稿。
四编列提纲搭配材料
腹稿,就是一个提纲。要把腹稿变成正式提纲,还有一个思考过程。也就是看我们的腹稿是否完善,是否合理,是否主旨鲜明、准确。换言之,也就是看观点是否适应材料,结构安排是否符合逻辑,板块构架是否均衡。总的讲,就是围绕主旨,列出观点,做好材料的搭配工作。
编列提纲有什么好处?至少有这样几点:有利于领导初审;有利于谋篇布局;有利于写作者行文,避免少走弯路;有利于训练文秘人员的综合能力。更重要的是,有利于全面把握问题,可以防止遗漏。这里,要说明一点的是,提纲可以列得详尽一些,也可以粗略一些,主要取决于写作者对公文写作的熟练程度,还有就是要视公文容量的多寡而定。比如,一个地方开党代会,写工作报告,它涉及面宽,容量大,起草人员就必须列详尽提纲,甚至还要将提纲送领导审定。若一般小材料就可列粗一点的提纲,或打好腹稿就动笔写作。总之,要根据实际情况而定,不能一概而论。
做好上述四项准备工作,就进入公文的正式写作了。
二、确立主旨
一般说来,大凡文章都讲究立意。文学作品称主题,一般文章称中心思想,而公文则称主旨。
主旨在公文中的作用是十分重要的,它是文章的灵魂,起统帅作用。那么,主旨该如何确立呢?我以为,有以下几点:
(一)立旨的要求
公文主旨,是根据领导意图、上级指示精神、有关法律法规和工作实际情况确定的。写作者就要按照这几个方面去组织材料,谋篇布局。公文主旨是“意在笔先”,要求做到正确、鲜明、集中、深刻。
第一,主旨必须正确。要做到公文主旨正确,首先基本观点要正确,只有基本观点正确,从属观点才能正确,因从属观点是为基本观点服务的。同时,还要求解决问题的具体办法和措施也必须正确。只有做到这样,才能正确引导群众,指导工作。因此,我们确立主旨时,就必须做到三个符合:即必须符合国家法律、法规;必须符合党的大政方针;必须符合客观实际。
第二,主旨必须鲜明。公文的主旨要清楚、明白、突出,不能像文学作品那样深藏不露。无论赞成或是反对,无论提倡或是禁止,无论宜扬或是鞭挞,都必须旗帜鲜明,不能模棱两可,让人无法操作。
第三,主旨必须集中。公文要求内容单一,一文一事,它的主旨也就应“一文一旨,不可多中心”,只能表达一个主要意图、基本观点。同时,我们还要明白,公文种类浩繁,但无论是那种文体,无论文章有多长,都必须突出体现一个中心。只有这样,才能使公文达到表达效果:只有这样,才能推进公务活动有序运转;只有这样,才能使公文事项便于处理,易于执行。如何做到主旨集中呢?就是要突出重点,删去枝蔓,围绕主旨叙事论理。只有这样,才能使公文主旨集中。在起草公文时,我们千万不要下笔千言,离题万里。
第四、主旨必须深刻。公文主旨还必须能揭示事物的本质,反映事物的内在规律。为此,写作人员就要深入思考,深入挖掘,不要被一些现象、细枝末节所迷惑,要抓主要矛盾的主要方面,一针见血地提出问题,写别人未写过的东西,谈别人没涉及的问题,力求从规律上、从本质上说明问题,要从事件或问题所显示的多种意义中找出最深刻的方面。这就是主旨的深刻。
(二)确立原则
第一,必须领会领导意图。公文是公务活动的体现。它的主旨,不是起草者的有感而发,而是领导者思想的展现。因此,我们在写作中,一定要揣摩领导意图。尽管,领导在写作前已明示,但有时他们也只说了个大概,还不完全成熟,还没有形成系统的思路,起草人员就要会领悟,善把握,把领导的一些思想“火花”变成观点新、有深度的文章。
第二,必须符合法规政策。我们的一切活动都必须在法律允许的范围之内,公文也不例外。那么,公文写作人员就必须熟悉现行的各种法律法规。不懂的,就要多学习。平常,没有时间掌握上千个法律条文,但在写作之前,起草人员就要找到公文所涉相关法律、法规来学习,以使起草的公文有法律依据,不与法律“打架”。此外,公文起草人员还要学习党的路线、方针、政策,以此为依据和准则。只有做到了这两点公文的主旨才是正确的。第三,必须吃透客观情况。公文是据以办事的,实践性极强。因此,起草人员在写作时,一定要依据客观情况,反映实在的东西,千万不能弄虚作假。否则,就会误导,造成损失。要做到吃透实情,起草人员一定要善抓事物本质,要站在一定高度把全局情况吃透,尤其是要注意小局服从大局,把整个情况弄明白,不能囫囵吞枣。写入的事实、情况必须是实情;使用的数据、资料,一定要准确;作出的判断,要符合逻辑;给出的评价定要客观、公正。
第四,必须提炼出“观点”。换句话说,公文中必须有主旨句。主旨句,一般是以论点句形式出现的十分精当、深刻、准确。比如,江总书记在建党八十周年大会上的讲话中提出的“中国共产党始终代表着先进生产力的发展要求,始终代表着中国先进文化的前进方向,始终代表着人民群众的根本利益。”这“三个代表”就是主旨句,就是观点。
(三)如何显旨
主旨,公文的灵魂。因此,写作者在提炼上一定要下番功夫,要能揭示事物本质,要能给人以新颖之感。一般地说,“写人”的文章,要着力对人物“思想”进行挖掘;“记事”的文章,应对事件“思想意义”来一番探究;“论理”的文章,则着重对事物“矛盾”的剖析,进而准确揭示出事理的内核。
经过反复提炼,确定公文主旨之后,又如何在文中表达与展示呢?
标题揭示。标题是文章的眼睛。有人说:“看报看题,看书看皮”。标题好与不好,是吸不吸引读者的关键。还有人讲:“题好一半文”,则说的是制作一个好的标题,相当于完成了文章的一半。在公文写作中,也可以用标题显旨的方法,突出中心思想。当然,这只能是部分公文,诸如调查报告,有些通知、意见、报告等。若能在标题上把文章的主题思想鲜明地表达出来,就能抓住读者,使其顿生看全篇的欲望。
观点衬托。一般地说,文章的基本观点,中心论点,都是由若小论点、分观点所组成的。打个比方中心论点,主要观点好像天空的月亮,观点则如同环绕四周的星星。在一篇公文之中,假若你把一些小观点提炼好了,论证也严密,说理也充分,主要观点就能得到充分展示,就显得突出。从而,主题也就更“扎眼”。
材料支撑。文章的主题思想、基本观点是在各种材料基础上抽象概括出来的。因此,可以说材料决定主题,主题是事实材料的理性化。反之,主题确定之后,它又决定着事实材料的选择运用,事实材料运用得当与否,对主题表达具有直接影响。如果材料选择不好,不够典型,没有说服力,主题是立不起的。因而,我们可以这样说,只有精心选择材料,恰到好处地运用,才能显示公文主题。否则,一切都是白搭。
三、运用材料
公文材料,是用来表达主旨的一系列社会生活现象和理论根据。从这个意义上说,公文材料大致可以分为事实材料和理论材料两类。它们包括事实、基本情况、数据图表、经典著作、领导讲话、文件、法律法规、重要社论及重要理论文章等。
一)获取材料
材料是公文写作的基础,没有材料公文就无法完成。那么,一般情况下,材料是如何获取的呢?我以为,其一是写作者直接观察获取,其二是作者通过调查、采访和阅读有关文件资料获取。公文写作需获取些什么性质的材料呢?
第一,获取材料应不分前后。从时间角度看,我们既要获取以前的,又要获取最近的。若获取了这样一些材料,我们在写作时就可采取对比方式,写出事物的前后变化,以此给读者一种具体、实在的感觉,让公文有可读性。
第二,获取材料应不分正反。这是因为实际工作中,本来就有成绩和缺点,有正确和错误,还有好与坏等。故此,在搜集、调查与采访时,我们占有了这样的材料,写作时灵活加以运用,写出的公文就更接近事物的本质,更让人信服。
第三,获取材料应不分点面。公文写作在材料需求上,与其它文体一样,既需概括性的,也需详尽的;既需一个方面的,也需多个方面的。换言之,既需点上的,也需面上的。点上的材料运用好了,可反映事物的深度;面上的材料用活了,可反映事物的广度。因而把二者结合运用,写出的公文,既能突出重点,又可兼顾一般。
(二)选择材料
有了材料,还不够,还得选择。因为我们不是把占有的材料全部写入公文,还必须严格筛选,把最有价值的材料选用到文稿。这就是选材。在选材上,我以为应注意以下几点:
第一、材料要可靠。写入公文的材料,一定要是确凿的事实,能够反映事物本质。总的一条,就是必须准确无误,从大的事件到具体细节,甚至就是具体数据,或者引述一句话,都不能有一点出入,若虚假的材料写入了公文,既会损伤公文的表达效果,而且还会造成经济或政治损失,给领导和管理工作带来麻烦,影响地方或部门声誉。
第二、材料要合旨。也就是要围绕主旨来选择材料,选用的材料能准确地说明主旨,能够为深化主旨服务。就整篇应用文来说,选用的材料必须从不同的侧面,不同的方面,有针对性地说明主旨;就一个观点来说,选用的材料必须针对观点,能准确地予以说明,绝不能材料和观点相脱节。绝不能材料印证不了观点,观点依赖不了材料。因此,对那些与主旨无关的材料,哪怕再生动也不能选用。
第三、材料要典型。通俗地说,就是占用材料要多,才有选择余地,才能选到有代表性的材料。因此,在调查、了解、搜集材料时,一定要“韩信点兵,多多益善”;使用材料时,一定慎之又慎,好中选优,优中用精。切实做到选用说服力强、有代表性的材料。也就是说,要选择同类事物中最能揭示客观事物本质的材料。也就是说,要选择典型、有代表性、有说服力的材料。第四、材料要新鲜。在材料使用上,我们一定要把那些具有时代感,具有新特征,具有新思想的材料,选进我们的公文之中。只有这样,公文才有指导性,才能起到推动事业发展的作用。(三)处理材料
占有、选择了材料,还不能直接写作。在写作时,我们还必须进行一番加工和处理。那么,如何对材料进行加工和处理呢?我们认为,可以用以下方式进行:
一要对材料归纳。公文不象文学作品,需要诸多细节,只需事情的大致轮廓就行。因此,在材料处理上就要针对这一特点进行,把那些特征相同的材料分类归并,对那些零散的材料作归纳、综合,进行适当概括,提炼有价值的、有说服力的材料,也可抽象出若干小观点甚至文章的主旨。如工作总结、汇报材料、述职报告、会议纪要等,常采用这种方法处理材料。对材料归纳,是公文写作的重要方法。
二要对材料压缩。公文写作,要求短小、精悍,不能长篇大论,在材料处理上,一般都讲究压缩“水份”,剔去枝蔓,即保留主要的东西。也就是说,要对那些虽有价值但非常详尽、纷繁的材料加以压缩,要挤“水份”,才能使之更为准确、凝炼;对说明性的材料,常通过综合分析、前后比较,才能使之简捷、明了;对理论性材料,则可采用一番加工与归纳,才能使之更简炼、集中。
三要对材料剪裁。一个材料,有若干个方面,若干个断面,若干个角度,我们在使用时,就要根据公文主旨的需要,删去非本质的东西,选用能充分突出主旨,说明主旨的一件事情中的某个片断,某个局部,某个方面。总之,裁剪时要做到恰当、适度,一定不要该剪裁的没剪裁,而把不能使文章中心突出的材料入了文。
四)安排材料
公文写作的材料安排,实际上,就是处理好观点与材料的关系问题。具体可采用以下方式:
第一、观点统帅材料。有些公文,罗列一大堆材料,却没有一个正确的观点,这样的材料再多,也于事无补。何以做到观点统帅材料呢?那就要先用一段文字或者一句话亮出观点,摆出一个规定,提出一个要求,或是提出政策原则,或是总结出经验教训,然后列举事例陈述观点。具体说,就是用理论材料和事实材料论述观点,或者用具体材料说明解释观点。要注意的是,不能任意堆放一些材料,使用的材料要能应证观点。总之,在确立某一观点时,就要考虑用什么材料论证。不少人写公文都喜欢这种方式,它能给人一种清晰的感觉。
第二、材料推出观点。即先介绍事实,说明论据或列举数字,然后水到渠成地归纳出观点,推断出结论。这种安排依事说理,说服力强。在叙事性的公文中,或说理性较强的公文片断中,常采用这种方法安排材料。一般说来,用这种方法安排结构时,一定要考虑,给出的这段材料是要说明什么观点,它能否充分推出观点。
第三、二者交错出现。也就是说一边摆材料,一边摆观点,交错出现。一般在说理性较强的公文中采用这种形式,一边叙事,一边论理,层层推进,逐步深人。
总之,在材料安排上,一定要根据文章体裁来考虑,可以先亮观点,后举材料;或先列材料,后摆观点;或边列材料,边摆观点。一句话,应按需要进行,不泥拘于某种形式。

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