结构犹如文章的骨架，尤为重要。结构安排合理，就能充分表达文章的主旨，就能体现公文特点，就能使公文线索清晰，给人以完整、和谐、有序的感觉。
（一）结构安排的要求
一要符合主旨需要。主旨是文章的灵魂。因此，公文写作，定要为主旨服务。不管怎么安排层次，怎样安排段落，怎样组织材料，总的一条，都必须突出中心，为深化主旨服务，不能违背这一点。所有材料都必须围绕中心展开，主旨要贯穿全文始周知的道理少讲，套话、空话最好不入文。
二要规范表达。公文是在长期的实践中形成的，有特定的程式，写作时必须遵循规范，不能自作主张。比如，说明整理时，多用直接说明；陈述事例时，多用综合叙述、概括；发表议论时，多用直接论断。
三要句式简单。简单句子，可使公文简洁。在写作中，使用主谓完全句，但更多的是使用省略句和非主谓句；使用否定句，但更多的是使用直笔表意的肯定句；有时，也使用长句，但更多的是使用短句，等等。总的一条，要用简略的文字，反映复杂的事情。
第三、使用语言必须规范。就是根据文种特点，恰到好处地使用公文语言，主要应当努力把握三点:
应把握文体特点。不同的公文，有不同的语言表现形式。比如命令、决议、决定等，注重庄重、严肃、利落；计划、意见，注重实在、周密、切实；讲演稿，注重启发、鼓动性。总之，把握了这些特点，就能使公文规范起来。
应把握受众心理。公文的语言，应根据不同受众，使用不同风格的语体。对上级行文，应尊重而不阿谀讨好；对下级行文，
应谦和而又不失度；对平级机关行文，则应以诚相待，多商量，勿命令，不打“官腔”。
应把握用语尺度。公文语言，除了准确之外，有时还应使用模糊词语。即在表述上不能用精准词语时以及不允许、不便使用精准词语时，都可使用模糊词语。但是，模糊语言不能滥用。