公文常用的表达方式主要是叙述、说明、议论，以说明为主，基本上不使用描写和抒情。个别文种根据表达需要，采用一些描写的方式。
（1）叙述。叙述是一种叙说人物经历和事物发展过程的表达方式。叙述通常有六个要素:时间、地点、人物、事件、原因、结果。叙述可分为顺叙、倒叙、插叙、补叙、平叙等五种形式；公文的叙述多用顺叙和平叙。
顺叙是指按时间的推移、空间的自然序列、作者或人物的思想感情发展的进程、人物活动的次序或事件的始末进行叙述。平叙也叫分叙，是对同一时间内发生在不同地点的两件或多件事情所作的平行叙述或交叉叙述。
（2）说明。说明是用简明扼要的文字，把事物、事件、事理等解说清楚的表达方式。说明文语言的基本要求是科学性、严谨性、准确性、真实性，同时还要求生动、形象。恰当地运用说明方法，能提高说明语言的科学性和准确性，使说明对象更具体、生动，增强说服力，增强读者的阅读兴趣。
常见的说明方法有:举例子、分类别、列数字作比较、列图表、下定义、作引用、作诠释、打比方、摹状貌、作假设等1种。统计公文广泛使用作比较、列数字、列图表这三种说明方法。
作比较是将两种类别相同或不同的事物、现象加以比较来说明事物特征的说明方法，可以是同类相比，也可以是异类相比，可以对事物进行“横比”，也可以对事物进行“纵比”。列数字就是为了使所要说明的事物具体化，运用确凿的数字来说明事物和道理，以便读者理解。需要注意的是，引用数字，一定要准确无误，不准确的数字绝对不能用。为了把十分复杂的事物说清楚，可以采用图表法，来弥补单用文字表达的缺欠，使解说更直截了当。
（3）议论。议论是通过逻辑推理来证明观点、明辨是非，借以说服人的一种评析、论理的表述方式，它要求论点明确、论据充分、论证周密。主要特点是以理服人，用说理的办法，以概念、判断、推理等逻辑形式，直接对客观事物进行分析、评论、证明。一篇或一段完整的议论，通常由论点、论据和论证三要素组成。议论分两大类，即“立论”和“驳论。公文中常用的是立论，立论的主要方法包括直接论证和间接论证，公文议论方式一般使用直接论证。驳论法又叫反驳，既可以驳论点，也可以驳论据或驳论证。