材料是撰写应用文的基础，材料的选择和使用是为表现主题服务的。材料选择和使用的前提是占有材料。有了材料，并不是要把所有的材料都写到文章里去，只有那些能够证明或说明主题的材料才是摆写者所需要的，其他的都应该舍弃。
1.选择材料要紧扣主题选择真实、典型、新颖的材料。材料必须真实，这是由应用文的实用性所决定的选择材料时需对所选材料的真伪加以甄别，对材料中的时间、地点、人物、事件的过程及具体的数据加以核实。只有经得起核查的材料才能使用。要选择具有典型性的材料，因为典型性材料能够反映事物的共性和特征，揭示事物的本质和规律，对证明观点有很强的说服力。要选择具有新颖性的材料，因为新材料往往反映新事物、新情况、新思想，更符合时代的特点，容易引起人们的共鸣，给读者以思想上的启示。
2.使用材料使用材料直接关系到主题的表达和文章的质量。要根据应用文的不同性质决定材料的使用方式。材料的使用方式有二:一是作撰写应用文的依据，具体材料并不写入文章，如法规性和指令性文件。二是作文章的论据或消息的主体，这些材料就必须写入文章。材料在使用时还应注意详略问题，这要根据文章的撰写目的来确定，重点材料要详，非重点则略。