版记的格式内容主要包括抄送机关和印制单位、印制时间和数量。
（一）抄送机关
抄送机关，在印发机关和印发日期之上一行左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。抄送机关是公文涉及的需要了解公文内容或协助处理公文内容的有关机关。抄送机关要根据公文发送的规定性、目的性和实效性来确定，不能凡是领导机关和领导人都抄送，否则不但不能解决问题，反而给不该受文的机关和领导人增加处理公文的负担。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
（二）印发机关和印发日期
印发机关和印发日期，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）后加“印发”二字。
版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。文件印制数量编排在版记中最后一条细线之下右空一字，加括号和数量，如:（共印50份）。