除了上述公文构成要素外，新标准对公文外观形态的总体设计与安排，包括用纸规格、排版规格、字型字号、行款格式等诸多要素，也有相应要求，其基本内容如下:1.公文用纸要求:采用国际标准A4型纸，成品幅面尺寸为210毫米×297毫米。公文用纸天头（上白边）为37毫米±1毫米订口（左白边）为28毫米±1毫米，版心尺寸为156毫米×225毫米。对外张贴的公文用纸规格根据需要确定。
2.公文字型字号要求:如无特殊说明，各要素一般用3号仿宋体字。
3.公文行数和字数要求:一般每面排22行，每行排28个字，特定情况可做适当调整。
4.公文制版要求:版面干净，字迹清晰，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1毫米；双面印刷，页码套正，两面页码误差不超过2毫米。
5.印品要求:着墨实在均匀，字面不花不白，无断划。
6.公文装订要求:左侧装订，不掉页，裁切后成品尺寸允许误差±2毫米，四角成90°，无毛茬或缺损；骑马订均订在折缝线上，平订与书脊间的距离为3毫米~5毫米，要确保无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。
页面安排的总体原则是庄重严肃、清晰整洁、美观大方、规整划一。
机关工作人员要熟练掌握公文格式各要素的标写要求以及不同文种标写方法的差别之处，自觉遵守公文格式标准。