1.写作前的构思
写作活动，是一项创造性的精神劳动。起草阶段，是写作的“实践”阶段。写作主体时必须思想高度集中，潜心思索。这如演员演戏，一个演员要把戏演得精彩，总是千方计地进入角色。起草公文时，需要写作者如身临其境，全神贯注、全身心地进入角色，为行文一气叫成创造良好的心境。有时，在行文中也会发生阻隔，但只要集中精力进入角色，就一定能一鼓作气，攻克难关，进入“柳暗花明又一村”的境界。因此，写作的行文阶段需要最佳精神状态。假若心神不定，心猿意马，甚至想入非非，要想写好文章是不可能的。
2.抓住灵感
经过艰苦的构思过程，文章框架结构已经建立起来，思路豁然贯通，神思飞动，文思泉涌，“灵感”来临。这时，就应“趁热打铁”，一气呵成，让汹涌奔腾的思潮一泻千里，“力气用在刀刃上。这样，不仅能发挥理论水平、知识积蓄和写作才能，而且能增强文章的整体感，取得最佳写作效果。错过“灵感”来临时机再去捕捉，就要大费周折。
有鉴于此，那种写写改改、折腾来折腾去的做法，既浪费时间，又写不出水平，就是由于起草不得法。特别是在字句上下功夫过多，是起草的大忌，必须避免。因为这样会把起草过程拉得很长，断断续续，被日常工作和琐碎事务穿插其间，随着思考对象的频繁变换，起草者思绪分散，注意力转移，在间的几段时间内所写成的文稿，极易内容交叉、语意重复或衔接不紧、角度移异，从而在全篇和谐、各部分协调等方面有严重缺陷，日后再行修改势必耗时费力。
3.掌握方法
有些文稿的起草受多方面牵制，特别是会议总结、调查报告等综合性文稿，许多素材须随着工作活动的逐步展开才能获得，总体情况依赖各方面的提供、汇总，关键观点、结论有待领导讨论敲定。而一旦材料汇齐，文稿使用时限也接而至，来不及从容推敲、精练、构思、易形成先等后赶的局。为防止延迟误事或草率成篇，应不待万事俱备就先行动笔，将撰草起点推前。
根据纲目，可将通篇分为几大部分，每一部分再分为若十单元，每一单元作一卡片，分别编号。随着工作进程的展开，对材料充分和思考成熟的单元先行另页撰草成文。而绕过材料不足、构思未成熟或尚无定论的单元，留待条件具备后再写。等各单元全部完成，冉从头到尾串联起来，调整内容、修改文字、贯通语气，集各段为全文。
4.重复修改
任何公文写作者，无论其经验如何丰富、才思如何敏捷，撰草中总难免有思虑不周、疏漏失误之处。其原因在于:
（1）文稿应是对所述工作情况的本质真切、概括的反映，是对规律性的正确、深刻、全面的认识。但是，公文写作的受制性、时限性等特点，决定了执笔人必须遵循机关指令撰草。即便是面对不完全熟悉的情况，作为写作任务，既无可推托，也不能旷日持久。因此，可能会对领导意图理解有偏差，对实际情况掌握不全，形成“意不称物”的缺陷。修改就是深化认识、更正补充、正确表述的过程。
（2）即便撰文人事前将领导意图吃得很透，对实际情况摸得很准，思想认识正确无误，在把它转化为文字的过程中，也难免会“文不达意”。修改也是使文字表述切合初衷的重要一环。
（3）构思中对层、段、句、词酝酿得越细密、深入，在脑海中的串联也就越复杂，局部印象也就越不稳定。故此，起草时需要力求速成，然后再从不同角度、方面对文稿进行全面检查。从这一写作规律出发，主动修改自己起草的文稿，实际上是起草的延续和深化。
5.怎样修改
修改公文主要是从观点、主题、材料、结构、语言五个方面认真推敲。
（1）观点是否正确。修改文章要注意文稿的基本观点是否正确，是否符合辩证唯物主义。如有片面的、绝对化的内容务必要纠正。文中所提的要求、号召、措施等也必须符合党和国家的方针政策、法令，否则必须修改。
（2）主题是否明确。一篇公文在写作前就必须有十分明确的目的。要说明和解决什么问题，务必表述清楚。要想检验主题是否明确，首先看文稿是否抓住了重点问题，是否针对重点问题作出了明确的回答，全文是否句句段段都围绕这一重点问题展开。这是大问题，如果文稿中这方面有问题，一定要全面认真地改稿。其次要注意一篇公文只能有一个中心，不能多个中心并列在一起，什么问题都想一起解决，这样会令阅者不明所以，贻误主要问题的解决。因此，发现这样的问题要删去多余的，坚持只在主要问题上下功夫。最后要注意考虑所选材料是否能说明问题，如果材料与主题不符将大大减弱文章的说服力，因此所选材料要典型，否则就必须更换。有了重点问题，有了充分的能说明问题的材料，还要有充分的、科学的分析论证，使观点与材料融为一体，使材料、事例紧扣观点，充分论证，观点鲜明，有论有据。
（3）材料是否可靠。公文中的材料必须确凿，材料与实际情况必须完全吻合。因为公文中的材料是观点赖以生存的关键因素，材料不实，观点就站不住脚，文稿也就全军覆没了。因此，文稿动笔前就必须审查材料的真实与否、确切程度，写完后还必须再三审核，否则文笔精彩，公文也无法产生说服力和权威性。
（4）结构是否完整、清晰。修改公文要注意公文格式是否正确、完整。对于各文种的不同特点掌握是否准确，并在文中恰当地体现出来。此外还要检查公文层次是否清楚；是否符合大多数人的思维习惯；段与段的联系是否紧密；首尾是否照应；过渡是否自然；有没有重复或与全文中心脱节之处，如有以上结构上的问题，必须逐一改正。
（5）语言是否准确、简练、流畅。公文语言首先要准确，模棱两可的公文让人看了不知所从。因此，在修改时发现有概念含混不清，容易产生歧义的内容必须修改。公文中的数量词要准确，在语言运用上限制要明确。公文用语要得体，如修改时发现在各文种中出现与该文种口气、提法、感情色彩不适宜、不得体的措辞必须修改。公文语言要朴实，不赶时髦，不滥用修饰语，注意端正文风。在使用专用名词、时间、地点、人名、数字时要注意规范，不可以乱用简称。用到时间的表述务必月“××××年月××日”“上午×点×分”“下午×点×分”或以每日24小时计写作“××点”的形式。
6.修改方式
公文修改方式有调、删、增、换四种。
（1）调。即做一些结构、叙述、词序等方面的调整。
①结构调整。重新安排各层次、段落顺序，以切合文稿在逻辑和主旨上的表述需要。
②叙述调整。改变同一段文字的内在表达顺序，如结论前置、先分后总等，条理清楚地反映单位制文意图，吸引收文者注意，便于理解和办理。
③词序调整，使文句顺畅。
（2）删，即将不紧密的观点、未说明白的观点及可有可无的段、句、字删除。
①将与主旨无关或联系不紧密的分支观点删去，使中心突出。
凡不具体、不确切、不足以说明观点的例证，虽能说明观点但平淡、一般、不典型、无代表性的例证，因使用过多“密不通风”而淹没观点的例证，皆在砍削之列，以使观点鲜明。
删掉一切可有可无的段、句、字。
（3）增。增加推理、例证，作出交代。
①充实。观点、例证虽都正确但缺乏融汇、印证，要适当增加符合逻辑的推理、论述，使理由充分、坚实。
②2丰润。对抽象议论过多的论点，要填补贴切的例证作为依据。
③照应。对转折生硬之处增加过渡段、句、词，对须交代清楚的事项作必要说明，以免使读者感到突、迷惘。
（4）换。换也称改，是删、增方式的综合运用。
①主旨深化。对立意浮浅、含混不清的中心思想，通过深入挖掘或改换角度，使其集中鲜明。
②文意合并。将内容相近、语意重复的几段文字合并为一段。
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③例证更换。将说不明白的例子删除，增补能说明问题的例证。
①语言润色。使语气得体合度，文字精练生动。