《条例》规定，印发机关和印发日期指公文的送印机关和送印日期。印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的文秘部门，发文机关就是印发机关。
标注印发日期是为了准确反映公文的送印时间。一般来说，成文日期与印发日期通常存在时间差。通过标住印发日期，既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使收文机关掌握公文的传递时间，有利于公文的办理和工作效率的提高。
印发机关和印发日期使用4号仿宋体字，如有抄送机关，编排在抄送机关下一行。印发机关和印发日期只能占一行。卬发机关居左空一字标注，用机关全称或规范化简称:印发日期居右空一字标注。印发日期需用阿拉伯数字完整写明年、月、日，后面加“印发”二字。翻印文件时需给出翻印机关和翻印日期，并标注在印发机关和印发日期下方的位置。翻印机关居左空一字标注，用全称或规范化简称；翻印日期居右空一字标注，用阿拉伯数字完整写明年、月、日，后加“翻印”二字。
版记中如有主送机关、抄送机关要素，应当将其置于印发机关和印发日期之上，用一条细分隔线隔开。