应用文的作用
应用文是人类在长期的社会实践活动中形成的一种文体,是人们传递信息、处理事务、交流感情的工具,有的应用文还用来作为凭证和依据。随着社会的发展,人们在工作和生活中的交往越来越频繁,事情也越来越复杂,因此应用文的功能与作用也就越来越多了。
第一,规范准绳作用。在应用写作中,凡是经过党和国家权力机关、管理机制制定和颁发的各种文件,都具有法定的权威性不发则已,一发必行。一部分行政公文,如命令、指示、决定等其内容都记录和体现了领导机关的意图,是各级机关、单位工作的准绳。只要是在有效时间内和适用的范围中,都必须严格遵守执行,不得违反。权力机关与行政机关颁发的法规性文件,则是人们行为的准则,对于维护社会秩序、保护人们的合法权益,起着重要作用。
第二,管理指导作用。如果把国家比作一部庞大的机器,各种应用文就是这部机器的传动装置。为了使国家机器协调灵活、有铁序地运转,各部门、各单位之间就需要做到上下合拍、左右相连、内外沟通。这里应用文起着非常重要的管理指导作用。
第三,宣传教育作用。它是建立在科学性和合理性的基础上的,是通过真实的事例、数据、说理来实现的。应用文中有关方针政策的重要文件,不只是传达政策意图,告诉人们怎么做,而且要说明道理,告诉人们为什么要这样做。这些文件既是做好工作的重要依据,也是向广大干部群众进行宣传教育的极好材料。党和政府的方针政策贯彻实施的过程,就是对广大十部群众进行宣传教育的过程。
第四,凭证依据作用。许多应用文原本就是作为凭证依据的需要而出现的。这些文章闸明并传达领导的意图和政策界限,使收文机关有据可依、有凭可查下级机关根据上级机关的命令、决定、批复开展工作;上级机关凭借下级机关的请示、报告等,有针对性地回复、处理和解决问题;平行机关也可以依据来文机关的函、通知等,协调配合,统一行动。各种会议记录、会议纪要也有很强的记载和凭据作用。有些应用文体,如条据、合同和法律文书,本身也作为文字依据而存在。