（一）为什么要规定纸张的技术指标
党政机关公文的特殊性质决定了其用纸的特殊要求。首先，要体现公文政治上的权威性，公文用纸既要庄重，又要美观。其次，要体现普遍实用性，各级机关都可以接受标准中定义的纸张。无论是中央国家机关还是基层乡镇党委政府，都能够方便得到和使用这样的纸张。第三，要考虑印制、阅示、传阅等公文处理工作对公文用纸的特殊要求。第四，还要特别兼顾公文作为档案长期保存的要求。最后还要考虑公文纸张的经济性。
纸张的定量、白度、横向耐折度、不透明度和pH值五个技术指标是公文用纸质量的重要依据，也是界定公文用纸经济性的主要依据。
（二）定量
公文用纸的定量定在60~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸，主要考虑了公文用纸的经济性。用纸定量过低，容易给人造成轻浮的感觉与公文庄重性不相符，影响公文的权威性用纸定量过高，又太奢华，造成不必要的浪费。
（三）白度
纸张白度是指表征纸张色白的程度。纸张白度如果过低，看上去纸张较黑，感觉如同报纸一般，很不庄重；纸张白度过高，反光度加大，看上去会晃眼，对视力影响很大。
（四）横向耐折度
横向耐折度≥15次是为了保证公文用纸纸张不能太脆，必须保证一定的柔韧性。因为很多公文需要在较多的层次流转传阅，如公文用纸过脆，没看几次纸张就发生断裂，使公文不能完整的保存，这将直接影响公文的贯彻落实，影响公文效力的发挥。
（五）不透明度
由于公文双面印刷，如果纸张的透明度过高，正反两面所印的文字就会出现相互透，影响公文的阅示传看。
（六）pH值
根据国家档案局制定的行业标准DA/T11994《文件用纸耐久度测试法》中的相关规定，存档时间在200年以上的一般耐久纸，其用纸的pH值应为7.9~9.5。