发文字号是党政机关制发公文的编号公文标注发文字号，一可表明该公文出自什么单位，二可表明形成的时间及顺序，便于公文的管理和统计，并可有效地利用发文字号进行查询检索同时方便公文引用，有利于提高公文处理工作的效率。
发文字号由机关代字、年份和发文顺序号加“号”字组成。如“邯卫计发2015）12号”，“邯卫计发”是邯郸市卫生计生委机关代字，“［2015”代表年份，“12号”是文件的发文序号。机关代字一般由两个层级组成。第一层级是发文机关代宁，第二个层级是发文机关主办文件的部门的代字。如“邯卫计办（2015］5号”，“邯卫计”是邯郸市卫生计生委代字，“办”指主办这份文件的是办公室。机关代字要求准确、规范精练、无歧义、易识别，并固定使用，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。年份一定要用全称，不能简化。“15”“16”等均属标注不正确。序号按文件的形式统一编定，即是哪个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。发文顺序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。应按“1、2、3、4…号”的顺序排列，而不应按“01号、02号”或“第01号、第02号”排列。多个机关联合行文时，只标注主办机关发文字号；在同一地区，当有些机关发文字号的机关代字容易造成重复时（如政府、政协、政法委三机关的代字都会编成“×政发”），要力求避免。
发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；需要注意的是，六角括号不是数学公式中的中括号“［］”，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“（）”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包含高级符号的原则。也就是说，之所以称之为“六角括号”，是需要与数学的中括号相区别。另外，二者形状也略有不同。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
发文字号标注存在的主要问题有:一是发文机关代字概括不准确。有的机关代字太长，多的达八九个字；有的机关对外发文时，发文字号党政不分，行政机关下发的公文却编党的机关发文字号，如以市卫生生机关名义下发的行政公文却标“卫计党发”。二是发文字号标注不规范，年份的标注不正确；按规范年份应放在六角括号里的，使用中括号、圆括号、方头括号等；发文顺序号编虚位，如“01”，前面加“第”字等。三是发文字号的标注位置错误，有的直接与红色分隔线重叠，联合上报的公文有时与红色分隔线相隔很远；有的上行文发文字号居中标注或左侧顶格等。