（一）公文结构的含义
公文在有了观点、有了材料之后，还不能成其为一篇文章，把观点和材料任意堆放在一起，它们并不能产生固定的意义材料也不会自动去证明观点。它们还必须按照一个内在的脉络，井然有序地组织在一起，构成一个有生命的整体，才能成其为一篇文章。对于有生命的整体，朱光潜先生曾说过这样一段话:
第一须有头有尾有中段，第二是头尾和中段各在必然的地位，第三是有一股生气贯注于全体，某一部分受影响，其余各部分不能麻木不仁。一个好的阵形应如此，一篇好的文章布也应如此一段话如果丢去仍于全文无害，那段话就是赘疣；一段话如果搬动位置仍于全文无害，那符文章的布周就欠斟酌。布局愈松懈，文章的活力就愈薄弱。（朱光潜:《选择与安排》）
这里所说的布局，古人又叫谋篇，就是我们现在所说的结构。
现在，我们给结构下一个这样的定义:结构就是文章内容的组织和衔接，是文章内部联系和外部形式的统一。
结构是事物自身发展运动规律的产物，还是作者主观思路的产物？说是事物自身发展运动规律的产物，有一定的道理，因为文章结构如果违反客观规律，它的失败就是必然的。但是，文章结构既然是作者在构思，在安排，就不可能不体现作者的主观能动性。应该说，文章结构是事物客观规律和作者主观思路相结合的产物。一方面，客观规律制约着文章的基本结构形态；另一方面，作者思维运行的路线，也在结构安排中发挥着一定的创造性作用。当然，公文在结构上的创造性与文学作品相比是比较弱的。
对于结构在文章写作中的意义，清代戏剧家李渔有一段精彩的论述:
至于“结构”二字，则在引商刻羽之先，拈韵抽毫之始，如造物之赋形，当其精血初凝，胞胎未就，先为制定全形，使点血而具五官百骸之势。倘先无成局，而由顶及踵，逐段滋生，则人之一身，当有无数断续之痕，而血气为之中阻矣。工师之建宅亦然，基址初平，间架未立，先筹何处建厅，何方开户，栋需何木，梁用何材，必俟成局了然，始可挥斤运斧。倘造成一架，而后再筹一架，则便于前者不使于后，势必改而就之未成先毁，犹之筑舍道旁，兼数宅之匠资，不足供一厅一堂之用矣，故作传奇者，不宜卒急毫。袖手于前，始能疾书于后。（李渔:《闲情偶记》）
这段话先后以胎儿在母腹中的发育成长和工匠建房来类比文章结构安排的重要性。胎儿在母腹中，一开始就是一个整体，不是逐段滋生的；工匠建房，必须先筹划好整体结构，才能开始挥斤运斧公文写作，也是如此，先设计出蓝图，才能开始表达。
（二）公文结构的要求
公文结构的基本要求，可用“三性”加以概括完整性、连贯性、严密性。1.完整性
首先，公文要做到开头部分、主体部分、结足部分齐备，不可无故残缺。就是朱光潜先生所说的“有头有尾有中段”。
其次，各个部分要相对饱满，不能干瘪、空洞，给人局部残损的感觉。其三，脉络畅通，贯穿首尾，如有文气不能串联的地方，形成脱节断气，也会影响文章的圆满。这就是朱光潜先生说的“有一股生气贯注于全体”。在艺术创作中，有“只写残缺不写全”的说法，讲究点到为止，留下一些空白由欣赏者来填补，反而能更好地调动读者进行审美再创造的积极性。但是，这一做法在公文写作中不宜采用，公文的内容要求明确、实在，不能采用虚实相生、意到笔不到的写法。否则将会给落实处理带来许多不便。
2.连贯性
公文的各个部分之间，在内容上要相互连贯，井然有序，在语言形式上要有紧密的衔接和合理的过渡。
一篇公文，不会是一个混沌的整体，必然是由若干层次构成的。开头、主体、结尾，就是公文的三大层次。其中主体部分，通常也不会只有一个层次，而是由既互有区别，又互有联系的几个部分组成。这些层次之间，不管是在内容上还是在文气上，都要有内在的联系。在外部的语言形式上，不管采用序号衔接还是采用自然过渡，也都必须自然流畅。
3.严密性
严密性是指文章的各个部分之间有严密的逻辑联系，既不能出现前后内容互不相干，也不能出现前后内容相互矛盾的现象。朱光潜先生说:“文章的不通有多种，最厉害的是上气不接下气，上段上句的意思没有交待清楚就搁起来下段下句的意思没有伏根就突然出现。…应该在前一段说的话遗漏着不说，到后来一段不很相称的地方勉强插进去…在上文已说过的话到下文再重复说一遍。”（朱光潜:《选择与安排》）这些问题都属于逻辑混乱，结构不严密。文章的部分与部分之间，或呈现因果关系，或呈现主次关系，或呈现并列关系，或呈现表里关系，各部分互相弥补、互相协助，而不能互相矛盾、互相拆台。
（三）公文结构的主要环节
安排文章结构，要把握好哪些环节呢？一般认为主要是这样四对八个环节层次和段落、过渡和照应、主次和详略、开头和结尾。下面分别加以介绍。1.层次和段落
（1）层次。层次又称“部分”“大段”“逻辑段”等，是小于篇、大于段（有时也可以等于段）的结构单位。在公文中，它可以像篇和段一样，有明确的外部标志，如章程、条例等法规类公文，由总则、第一章、第二章附则来构成，清晰地显现出层次来。它也可以没有明确的外部标志，但人们在阅读时，仍然能够区分出来，因为不同层次承担着文章内容展开的不同步骤。
层次是结构诸环节中最重要的一环。结构的完整性和严密性，主要通过层次安排得以实现。
公文层次的两种基本形态:
公文的层次安排，有两种基本形态，一种是并列式、一种是递进式。
对事物几个不同侧面的考察，对事件发生的几种不同原因的分析，对法规中不同条文的陈述等等，都将形成相互并列的不同层次。
开头通常是总述或总论，它自成一个层次。主体部分的各层或分述或分论，不是呈现并列形态，就是呈现递进形态。
如果是从事物的表象逐步深入去探索其本质，每一个深化的阶段就形成一个层次，各层次之间就是递进形态。从原因出发推导结果，或者反过来从结果出发寻找原因，也会有步步深入的过程，也是递进形态。另外，文章在偏重于记述事件或过程时，按照事实发生的先后顺序表述，事件的阶段性也必然会形成层次，各层次之间也属于递进形态。
（2）段落。段落就是我们平时所说的自然段，它是小于层次（有时也会有一个段落自成一个层次的情况）大于句子的结构单位。它有着段首空两字，段尾另起行的外部标志。
段落的划分使文章的结构更明晰、醒目。古人写文章不分段落，给阅读造成的障碍是显而易见的。
划分段落的注意事项:
相对于层次的安排，段落的划分比较容易一些。只需注意以下三点:
首先，保持段意的单一性。
一篇文章只能办理一件事务，只能有一个中心话题，只能有一个中心思想。一个层次也是如此。对于一个段落而言，当然要遵循相同的原则。除过渡段承上启下，内容可以不单一外，意义段都不应违背这一原则。
其次，注意段意的完整性。
只有单一性还不够，如果一段话的意思没有达完整就煞了尾，读者不知所云，也是结构的严重失误。
其三，段落安排要长短适度。
段落多长才合适？这并没有统一的标准。但是如果一段文字有七八百字还不分段，读者就很难把握作者的思路和内容的步骤了。相反，段落都只有一两行文字，那又将思路切割得七零八碎的读者也难以接受。一般地说，长到三四百字，短到三四十字，都是比较合适的长度。当然，特殊情况可以例外。还要注意长短标准的统一问题。有人写文章，思路连贯性强，段落较长；有人写文章，思路跳跃性强，段落较短，只要在一篇文章中前后统一，这都不是什么缺陷。但是，如果在一篇公文之中分段不是采用一个标准，形成了文章前后风格的不一，那就是缺陷了，必须防止。
2.过渡和照应
（1）过渡。过渡就是在段落之间、层次之间进行衔接的形式或手段。而公文中的论述是为解决实际工作中某一问题、绕既定要求而发，不允许偏离的，旁及与要求无关的内容，更不得放言空论。
说明，是公文的主要表达方式，每箱公文中都有完整的说明文字。但就总体而论，公文综合运用了这三种表达方式，所以它不同于说明文。