1.称谓词即表示称谓关系的词。
在应用文中，涉及机关或个人时，一般应直呼机关的全称或规范化的简称，以及对方的职务或“同志、“先生”。在表述指代关系的称谓时，一般用下列专门用语:
第一人称:“本”、“我”，后面加上所代表的单位简称，如部、委、办、厅局、乡、所等。
第二人称:“贵”、“你”，后面加上所代表的单位简称，如:部、委、办、厅、局、乡、所等。在应用文中，用“贵”字作第二人称，只是表示尊敬与礼貌，一般用于平行文或涉外公文
第三人称:“该”，在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物，如:该乡、该部、该同志、该产品等。“该”字在文件中正确使用，可以使应用文文字简洁、语气庄重。
2.领叙词用以引出应用文撰写的根据、理由或应用文具体内容的词。领叙词在应用文中出现的频率较高，一般借助领叙词使应用文写得开宗明义。常用的有:
根据按照为了接……前接或近接…遵照敬悉惊悉……收悉……查为……特…………现……如下
应用文的领叙词多用于文章开端，引出法律、法规以及政策，指示的根据或事实根据。也有的用于文章中间起前后过渡衔接的作用。
3.追叙词用以引出被追叙事实的词。应用文中有时需要简要追叙一下有关事件的办理过程，为使追叙的内容出现得自然，常常要使用一些追叙的词语。有:
为此、前经、均经、即经、复经、迭经
在使用时，要注意上述词语在表述次数和时态方面的差异，以便有选择地使用。
4.承转词又称过渡用语。即承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语，用于陈述理
由、事实之后引出作者的意见、方案等。这种词语不仅有利于文辞简明，而且起到前后照应的作用，有:
为此据此故此鉴此综上所述总而言之总之
5.祈请词又称请示词。用于向受文者表示请求与希望，主要有:
希即希敬希请望敬请烦请恳请希望要求
使用祈请词的目的在于营造机关之间相互敬重、和谐和协作的气氛，从而建立正常的工作联系。
6.商洽词又称询问词。用于征询对方意见和反应，具有探寻语气。有:
是否可行妥否当否是否妥当是否可以是否同意意见如何这类词语一般用于公文的上行文、平行文中在使用时要注意确有实际的针对性，即确需征询对方意见时使用。
7.受事词即向对方表示感激、感谢时使用的词语。有:蒙承蒙
属于客套语，一般用于平行文或涉外的公文
8.命令词即表示命令或告诫语气的词语。用以增强公文的严肃性与权威性，引起受文者的高度注意，有:
表示命令语气的词语有:着着令待命责成令其着即
表示告语气的词语有:切切毋违切实执行不得有误严格办理
9.目的词即直接交代行文目的的词语。人们撰写应用文尤其是公文都有明确而具体的目的，对此需要有针对性地使用简洁的词语加以表述，以便受文者正确理解并加速办理。
用于上行文、平行文的目的词，还需加上祈请词，有:
请批复丽复批示告知批转转发
用于下行文，有:查照办理遵照办理参照执行
用于知照性的文件，有:周知知照备案审阅
10.表态词又称回复用语。即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语，有:
应应当同意不同意准予备案特此批准请即执行按照执行可行不可行迅即办理
在使用上述词语时应对公文中的下行文和平行文严加区别。
11.结尾词即置于正文最后，表示正文结束的词语。用以结束上文的词语，有:
此布特此报告通知批复函复函告特此公布此致谨此此令此复特此
再次明确行文的具体目的与要求的有:
为要…为盼是荷…为荷
表示敬意、谢意、希望的有:
敬礼致以谢意谨致谢忱
使用这些词语，有助于使文章表达得简练、严谨并富有节奏感，从而赋予文章庄重、严肃的色彩。