《办法》第三十八条、三十九条规定:“公文办理完毕后应当根据中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理立卷）归档。个人不得保存应当归档的公文。”“归档范围内的公文，应当根据其相互联系特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，使于保管和利用。这就指明了公文立卷、归档的基本方法。
一公文立卷
立卷，又称组卷，是整理与保存文件的一种工作方法和形式是指将机关在工作中形成和处理完毕的具有保存价值的公文材料，按照它们形成过程中的内在联系和一定的规律，进行系统的整理、组成案卷，以便日后查考和利用。立卷的结果，是使零散的文件组成一个个案卷这种案卷是有关某一问题或某项工作的系统的文件组合体，是文书档案的基本单位。
1.公文立卷的意义
机关工作中形成和处理完毕的公文材料之所以要进行立卷，是由公文材料本身所具有的凭证作用和参考作用等历史价值决定的，其意义表现在以下几个方面:
（1）可保证文件的完整和安全，有利于管理机关在日常工作中形成和运转的大量公文材料，由于工作的需要，往往分散在各处。有的在机关内部，有的被有关单位借用，有的在文书处理部门，有的在各职能部门，有的在承办人手里，有的直接在领导手里…加上单份文件规格不一，有的一页，有的数页；因此文件材料很容易散失、破损，很不便于管理。及时把这些文件收集起来，组成相应的案卷，即可避免上述弊病，保证文件的完整和安全，管理起来也大为方便具（2）可形成公文的检索系统，有利于发挥公文的凭证和参考等作用一项具体工作结束以后，围绕其产生的公文材料，虽然已完成了传达意图和阅知处理的现行效用，但公文的多种作用并未全部消失。有许多文件在一定时期甚至较长时期内都还具有执行效用，如有关方针政策的指示、决定、规章、条例等。这类文件在它的有效期内都是指导工作的依据，需要继续贯彻执行，因而不时需要查阅；尚且大多数文件都具有凭证和参考作用，将来办文和处理工作经常需要查考它们；尤其是那些延续性和发展性较强的工作以及案件的复查、合同纠纷的处理、债务清理等，随时调用和参考有关文件的频率更高。如果公文材料堆积如山、杂乱无章，查找起来如大海捞针，必然极大地影响工作效率。而立卷之后形成检索系统的公文材料有目可查、有件可循，则将大大有利于文件的查找和利用。
（3）可保持公文材料之间的内在联系，反映机关的工作面貌，有利于积累历史材料就单份文件而言，它是独立的，有其特定的内容。但在同一问题、同一工作中形成的若干文件之间，它们又是相互联系的。如处理同一问题的请示与批复，一个会议的通知、报告、简报与决议等，如不加以集中归类，势必支离破碎，无法反映问题和会议的面貌。立卷工作就是要把那些有内在联系的公文材料集中归纳在一起，反映问题的来龙去脉，体现机关的政务活动组织机构和工作情况等各方面的完整面貌。而各机关的公文材料集中在一起，就是该地区工作面貌的真实记录；各地区的公文材料集中在一起，就是国家在一定时期的工作全貌的历史记录，反映了国家的政治、经济、文化等各方面的实践，是党和国家宝贵的历史资料。因此，立卷工作也就是为历史研究、科学研究和经验借鉴等积累和提供丰富的档案资料。
2.公文立卷的原则
归档范围内的公文，不是杂乱无章地堆砌在一起，而是应当遵循一定的归档原则，即根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷）要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。公文立卷的原则包括联系原则、完整原则、保管原则利用原则。立卷时，不坚持联系原则，就无法顺利地查找到需要的公文，也就无法为利用者提供有效的服务；不坚持完整原则，公文的内容或形式残缺不全，显然不能维持公文之间的有机联系，无法全面反映本机关的工作活动，也就无法实现利用的目的；不坚持保管原则，公文的物质载体和信息内容容易遭受各种物理和化学等因素的破坏，影响公文的可读性、保存寿命的长久性，就谈不上公文的联系、完整和利用；而不坚持利用原则，有机联系的归档公文无论保管得多么完整齐全，都无法实现公文立卷的根本目的，立卷工作也就毫无意义。因此，以上原则之间是相互联系、彼此制约的辩证关系，前三个原则是利用原则的基础，利用原则是前三个原则的最终归宿，只有正确运用这些原则，才能做好立卷工作。
（1）联系原则联系原则，即遵循公文材料自然形成的规律和特点，按照公文材料之间的有机联系进行立卷工作。
（2）完整原则完整原则，即保证归档公文在内容和形式上的齐全完整。（3）保管原则保管原则，即对不同保管期限、不同的保管要求的公文，按照不同的方式和方法分别立卷。
（4）利用原则利用原则，即归档公文的分类组合应便于及时准确地提供利用服务。
3.公文立卷的特征
一份完整的文件，一般具有四个基本特征，即文件的作者、文件内容所反映的主要问题、文件名称及文件形成的时间，还有一些文件具有通讯者特征或地区特征。概括起来，就是公文立卷的六个特征。
（1）作者特征指撰制文件的机关、单位或个人比如中共中央办公厅关于印发中国共产党机关公文处理条例》的通知》中共中央办公厅是文件的作者。
（2）问题特征指文件内容反映的主要问题或工作。比如，前例中“中国共产党机关公文处理”就是文件的问题特征。
（3）名称特征指文件种类。比如，指示、决议、请示通知条例、办法等都是文件的名称。
（4）时间特征指文件形成的时间或文件内容所涉及的时间。所有的文件材料都是在一定的时间产生的，因而都具有时间特征。
（5）通讯者特征有些文件是由不相隶属机关之间通过公文往来而共同形成的，通常称作通讯者特征。这个特征只属个别文件所持有。
（6）地区特征指文件所涉及的地区，如某省地、市、县、乡等。
4.公文立卷的基本方法
灵活地运用六个特征和按文件的保存价值组卷，是公文立卷的基本方法。文件的六个特征，从不同的方面反映了文件的特点，要根据实际情况，灵活地运用六个特征，结合文件的保存价值，科学地进行组卷。
（1）要选择最能体现文件之间紧密联系的共同特征组卷从一份文件看，都是同时具有几个特征，如作者、问题、称、时间等。每个案卷到底采用什么特征作为组卷的主要依据，必须从实际出发，认真分析文件的各种情况，选择最能体现它们之间本质联系的共同特征立卷。这就要求立卷人员在组合案卷时，不要只看文件的某一特征是否相同来组卷，而应认真分析文件之间的内在联系。比方说，围绕某一个问题的处理而形成的文件，它们之间有紧密的联系，就不要拆开分别立卷，比如，评定技术职务职称工作，对上级下达的指示性、政策性文件和本单位形成的实施办法和细则，要根据它们之间联系最紧的共同特征（都是关于评定技术职务职称问题）进行组卷。对于有关同一个问题的问文与复文、请示与批复、报告与批转等，也不应该强调作者和名称的不同而分别立卷。对于一些同类问题（如农业问题或工业问题）同类名称如都是指示或请示）或同类作者（如均属某一些机关、单位形成的文件）虽然它们之间的联系并不十分紧密，但有一定规律可循，为便于查找和利用，也可酌情考一起组卷。（2）灵活地结合运用文件的几个特征组卷对于文件的几个特征，不能机械地分割使用，应根据实际情况，结合采用两个以上特征组卷。因为立卷不是分类，分类必然要根据统一的标准去划分所有的分类对象。而组卷并不要求在每个案卷之内只有一个同一的特征。实际上，只用一个特征、一个标准进行组卷也是不可能的，因为每一份文件都是同时具有的几个特征，而一个特征只能反映卷内文件在某一方面具有共同点和联系。如果结合运用几个特征组卷，就可以使卷内文件具有几个方面的共同点它们之间的联系就必然更为紧密，就能更系统、更准确地反映卷内文件的内涵和外延，检索利用时就更为方便。如果与之相反，单纯按照一个特征组合案卷，卷内文件之间的联系一定不会紧密，并且造成卷内文件的庞杂混乱。比如，一律只按作者立卷，以一个县为例，就要将以县人民政府名义对上级机关发出的请示报告、各种报表，对下级机关发出的各种文件，以及通知、函件等，统统组合在一起不仅案卷杂乱无章，检索利用也很不方便。又如，只按文件名称立卷将本机关一年内所发出的通知合立一卷，或者是把所有的请示合立一卷，案卷内就会将工业、农业、商业、文教事业等各种业务性质不同的文件组合在一起，这样的案卷也必然是十分杂乱的。
（3）根据文件的主要特征，兼顾其他特征组卷文件的六个特征，在组卷时使用频率是不相同的。在通常情况下作者、问题、名称三个特征使用较多，而地区特征和通讯者特征则很少使用。至于时间特征，除按年度立卷之外，针对特定时间立卷的文件并不多见。所以一个机关或单位，在立卷时，应从所形成的文件的实际情况出发，首先抓住文件的主要特征，同时照顾到其他特征、保存价值、文件之间的联系，以及文件数量的多少，经过认真分析，组成若干个案卷。比如，第一，属于综合性文件，如计划、总结等。以党委或行政名义发出的综合性文件，可按作者结合名称、时间等特征组卷。第二，属于具体业务问题的文件，如党务方面的组织、宣传、统战工作，政府方面的人事、工业、农业、商业、文教、卫生、体育等业务工作。可以根据实际情况适当划分为若干问题，然后结合作者、文件名称或形成时间等特征进行组卷。第三，也可以按照文件的名称，兼顾文件所反映的问题、文件的作者、文件之间的联系等，进行组卷，如请示、指示、决议、通报，以及法规、规章等，分别组卷。第四，也可以按时间特征立卷，就是把属于同一个年度的文件，按文件形成的时间先后排列，集中组卷。但在文件较多的情况下，仍须按文件的问题特征、作者特征参照文件之间的联系、保存价值，分别立卷。文件很少的单位，可以不再细分，只按年度立卷即可。按时间特征立卷，要解决好以下几个具体问题:针对性很强的文件，如年度计划、工作总结、预算、决算等，放在针对年度立卷，两年以上的长期规划、计划，放在针对时期的第一年立卷。跨年度形成的文件或跨年度办完的文件，按文件涉及的主要年度或办完年度立卷。跨年度的总结，放在针对的最后一年立卷。跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；没有批复的请示，放在请示年立卷。跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。非诉讼案件放在结束年立卷。
（4）按文件保存价值组卷一个机关或单位，在一年内形成许多文件，保存价值是不相同的。文秘工作者在组卷时，正确分析和鉴别文件材料内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，确定文件材料的保存价值，区别不同保存期限分别立卷。否则，将具有重要历史查考价值、科学研究价值而需要长久保存的文件与一些只有短期查考价值的文件混杂在一起立卷，久而久之，势必造成档案体积庞大，也给档案管理带来麻烦。若干年后，要剔除已失去保存价值的文件，就必须重新鉴定，拆卷整理，造成人力、物力的浪费。根据国家档案局有关文件规定，档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期为16年至50年左右，短期为3年至15年
文秘工作者在立卷时，应参照国家档案局关于机关档案保管期限的规定，准确地判定文件材料的保管期限。
①永久保存凡是反映本机关的主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，应组立永久保存卷。永久保存的文件主要包括两部分:一部分是本机关制定的属于法规性、政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，本机关党委（党组）和行政办公会议的记录、纪要和讨论通过的文件，重要的请示、报告、总结、综合统计报表，本机关机构设置、演变、人员编制、职工和党员名册，本机关领导人与本机关对直属单位领导人任免的文件材料等。另一部分是直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要的文件材料；非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要的文件材料；党和国家领导人、上级机关视察、检查本地区、本机关工作时形成的题词讲话、声像等重要文件材料等。
②长期保存凡是反映本机关一般工作活动在较长时间内对机关工作有查考利用价值的文件材料，应列为长期保管列入长期保管的文件材料也包括两部分:一是本机关一般工作问题的文件材料，如半年的、季度的一般专题的工作总结、报告等；本级或本机关各种重要代表大会的贺信、贺电、讨论未通过的文件，本机关召开的工作会议和重要专业会议的典型材料、代表发言，简报；人事管理工作形成的一般文件材料，如本机关内部机构负责人的任免材料，干部职工录用、转正、调资、定级材料，调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根等。二是直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并重要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的年度和年度以上的总结、统计报表，重大问题的专题报告等文件材料。
③短期保存凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，应列为短期保管。比如，本机关制发的一般事物性的文件材料，一般专业会议文件材料；上级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；不相隶属机关制发的非本机关主管业务但要参照执行的文件材料；下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。
文秘工作者在进行组卷时，对难以判定保存价值的文件材料，要和有关同志商量，请示有关领导，特别是要征求档案部门同志的意见，以求较为准确判定。