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机关办事的规范技巧
2020/8/11 8:44:11     公务员考试招聘网  浏览次数:                                字号:T | T
[ 导读 ] 最新机关思维。

机关办事的规范技巧
办事,就是办理正在做或将要做的事,是机关的重要职能之一。在机关里,上级指示的、领导交办的、下级请示的,都属于要办的事。会不会办事,直接体现出办事人员的素质能力。会办事,就是把好事办好,把难事办成,把不放心的事办放心。办好事情,决不容易。某种程度上,“办事”比“办文”要求高、难度大。因为办文一次不成功,还可以重新写或反复改,还可以向领导或其他同事请求帮助。但办事,只能成功,不能失败。办成什么样就是什么样,办砸了往往没有挽回余地,别人补救都来不及。怎么把事情办好,是需要好好琢磨,甚至殚精竭虑的。
一、办事的基本程序
(一)厘清任务
无论办什么事,大体上都有“三要素”:办什么事?什么时间完成?工作要求成果是什么?对这三要素,办事人员要明明白白。在接受领导交办的任务时,要聚精会神聆听领导安排,认真记录交办事项,把领导意图搞清楚。在领受工作时,不清楚的要询问,仔细听领导指示,但一般不要轻易发表看法。
二)深钻细研
毛泽东同志说过,没有调查就没有发言权。就办事而言,没有调查也没有办理权。对要办的事情,办事人员首先要进行全面细致的调查研究,摸清底细,了解情况,做到心中有数。
(三)制订方案
无论大事小事,都要认真思考,制订工作方案。方案要包括目标、思路、举措等要素,对细节、事项、效果等都一一谋划好,然后按计划执行。鉴于有的事难以预测,有的潜在因素难以发现,有时情况也会发生变化,因此,方案不需要太精确,效果不要订得太高,以留有余地。对一些繁杂的事、重大的事,可以制订出方案后提请领导定夺。
(四)事后总结
一件事办完了,可以自己做个总结,或者回顾性反思一下:事情办得是不是符合要求,是不是达到了原定目标,有没有在规定时限内完成,有没有可以改进的地方。这样不断地回顾总结,不断地积累经验,为以后办事打下坚实基础。
二、办事的基本原则
(一)按规定办事
这里说的规定,包括党的方针路线政策、国家法律法规、单位规章制度等。办事人员在办事中,不论是什么规定,哪怕有时看起来与道德人情相违背的规定,都必须严格遵守,不能背道而驰。无数实践一再证明,只要能够坚决按照规定办事,很多难办的事情反而不难,许多矛盾反而容易解决。在当前全面从严治党和依法治国的大背景下,办事人员更要时时提醒自己,始终把党的方针路线政策、国家的法律法规、单位的规章制度等作为办事的基本依据。违反规定的事,不该办的坚决不办。
(二)按程序办事
程序是以往无数经验积累形成的总结。办事按程序进行、分层次处理,是做好机关工作的重要一环。程序坚持的好,可以减少矛盾,提高办事效率,否则会贻害无穷。现在机关单位里往往都有工作流程图。在机关办事,一定要按程序去办。特别是一些重大事情,该请示的请示,该汇报的汇报,该提交研究的提交研究,不能擅自主张、随意处理,不然,很难有好的效果。
(三)按规则办事
规则是人们共同遵守的具体规定。有的规则有明文规定,有的规则没有明文规定,是在长期的工作中人们约定俗成形成的常识性的东西。不论哪种规则,都应该严格遵守,不然就很难把事情办圆满。按规则办事,首先要弄清楚事情的有关规则,不然就会犯常识性的错误。
(四)按职责办事
按职责办事有两层含义,一方面要尽职,就是该自己办的事情要办好,不能推托给别人;另一方面要按级尽责,谨防“多管闲事”,就是说,一级管好一级的事,一级尽好一级的责,不乱插手职责以外的事,不要把一切事情都自己扛。
三、办事的基本方法
(一)急事稳办
办事人员办事时,经常会遇到千头万绪、众多繁杂的情况。在这种情况下,首先要对事情的性质做出准确判断,弄清哪些是急事,哪些是缓事,要先办哪些事后办哪些事,在此基础上,先急后缓,依序而行,确保一一做好。所谓急事,是指有时效要求的事,必须在规定期限内完成,不然就会误事。工作中可以把要办的事按缓急程度编上号码,最紧急的排在第一位,以此类推。然后从排在第一位的事开始做起,做完一件再做下一件,直到全部完成。越是急事,越要“稳办”,就是不管事情多么突然,多么紧急,办事人员都要先稳住心态,根据上级要求和平时掌握的情况先慢慢想清楚,再提出预案,决不能急躁之下乱了章法、慌了手脚。越是急事,越要遇事不慌,稳中求快,追求办事的一次成功率。
(二)轻事重办
办事除了要分清缓急,还要分清轻重,弄清哪些是重要的,哪些是次要的,然后在做事的时候,可以根据帕累托法则,把80%的时间与精力用在20%的重要事情上,而不是迷失在各种琐碎杂务中。重要的事,一般人都会比较重视,但即使是次要的事,甚至是琐事杂事,办事人员也须“举轻若重”、慎重处置。因为小事做不好就会变成牵扯全局的大事。比如,值班轮班、会议通知、座签摆放、后勤接待等看起来都是小事,但稍有不慎就会捅娄子。小事也并不等于易事,有的干起来非常麻烦,甚至返工几次还不利索。所以,办小事特别需要耐心和恒心,不厌其小,不厌其碎不厌其烦,力求每一件都做得精巧得体万无一失。个别小事时间跨度大,需要特别小心不能忘事漏事,要始终关注发展变化什么时间办到哪一步,要心中有数,确保事情有头有尾、有始有终。
(三)大事细办
大事都是关系全局、影响重大的事,稍有不慎就会带来不可估量的损失。例如,关系国计民生的事,领导十分关注的事,群众十分敏感的事,群体性事件,等等。但天下大事,必作于细。大事细办,就是要充分关注大事中的一切细节问题,防止因为1%的疏忽,导致100%的失败。一般情况下,一项重要工作在主要环节的部署安排上,领导会抓得紧,但一些细微之处都得靠具体办事人员去完成。办事人员在承办大事时,要有如临深渊、如履薄冰的谨慎态度,对细微之处,特别是可能影响全局的小细节、小环节、小部位等都格外重视、格外严谨、格外细致,绝不能侥幸地凭自己的“感觉”去办。该亲眼看的要到现场,该直接找本人的不能通过二传手。只有杜绝疏忽大意,想得非常周全,才能确保事情办得有根有据、有章有法,有理有节、有始有终。
(四)熟事生办
熟事生办,就是把已经熟悉的事情当做不熟悉的事情来办。机关不少工作是固定式、程序化模式化的,年复一年,周而复始。许多事实证明,越是对自己很熟悉的事,越容易产生麻痹大意心理。不少事情出纰漏,恰恰是因为对它太熟悉了而掉以轻心所致。俗话说“河里淹死会水的”“小水沟里翻大船就是提醒人们对熟悉的事情不要大意,大意就要出问题。
(五)生事慎办
一个人在机关工作,不可能一直待在自己熟悉的领域里,总会有调整岗位的时候。岗位调整了,到新的岗位上必然会面对陌生的事物。而一个人无论有多聪明,无论经验多么丰富,他的知识和本领终究是有限的,在错综复杂的客观事情面前,对问题的认识和处理终究难免会失于偏颇。所以,到新的岗位上,面对陌生的领域,处理陌生的事情,须谨慎从事、扎实行事,切忌自负轻率、鲁莽冒失。自负是办事成功的大敌。面对从没办过的事,无论多么简单,如果自负自傲,必定会大意失荆州,自食其恶果。
(六)特事特办
特事指的是特别的事,或者是过去没见过、新出现的问题;或者是不解决不行但现行规章条文又没有明确规范的事;或者是几个部门职能存在交叉但领导让你牵头去解决的事;等等。总之,特事都是超常规的事,常规的办法办不了办不好,这就需要灵活处置,用特别的措施、特别的手段来处理。这种“特殊情况特殊处理”是办事人员应该把握好的一条办事原则。不论有多少“特殊”的理由,也要先把事情办好再说,很多情况下都是“先办事后完善制度”。“特事特办”的基本要求是原则性与灵活性的高度统一(七)有事快办
有事快办,就是办事要讲究效率,不能拖拖拉拉,也就是通常所说的“今日事今日毕”和“案无积卷”“事不过夜”。一事当前,立刻去做,毫不犹豫。对今天需要办好的事,抓紧落实,决不拖到明天;对有时限要求的工作,正常时间完不成的,加班加点,坚决按时完成任务;对那些时限要求宽松一点的工作,也要快节奏进行,以争取主动;特别是对领导交办的重要工作,要及时汇报进度,赢得领导支持。总之,要努力做到:信息不在我手里梗塞,文件不在我手里积压,事情不在我手里延误,工作不在我手里中断。
(八)私事兼办
所谓私事兼办,就是在干好工作上事情的同时,统筹兼顾地把个人的私人事情办好。每个人在生活中都会遇到“俗务”和“事务”这“两务”。“俗务”就是一个人的柴米油盐、吃食住行、生老病死、养儿育女、扶老携幼以及个人生计等私人性活动;“事务”就是一个人私人性活动以外的各种社会实践活动,也就是本职业务工作。古人讲,一屋不扫,何以扫天下?处理好各种俗务,是干好工作的前提和基础。要办好工作中的各项事务,首先就要处理好个人生活中的各种私事。私事办好了,对事业是促进,办不好就是障碍。在“俗务”和“事务”之间,要做好统筹兼顾。既不能因为“俗务”影响“事务”,也不能因为“事务”影响“俗务”。
四、办事的基本技巧
(一)注重合作
当今是一个合作的时代,办事时把握好分合规律十分重要。分工是明确职责,任务到人,体现个人能力;合作是相互帮助,昭示集体效能。每个人的工作整合起来,才会有1+1>2的效果。特别是遇到突发性事件、季节性工作,在任务重、困难多、时间紧的时候,必须合力攻坚。在机关工作中,一个人不能只求孤独作战,要依靠团队组织和领导的支持,与团队中的其他人建立高效的协调机制,及时沟通、互相讨论,确保默契十足、动作一致。这样才能发挥出互补互济的作用,真正把事办好。
(二)加强沟通
办事的过程就是沟通的过程。只有通过有效的沟通,人们之间才能达到思想上的一致、工作上的同步。机关日常工作中做得最多的事就是沟通。沟通要把握好三个原则:一是主动沟通;二是亲自沟通;三是第一时间沟通。沟通可以分为三种类型:一是书面沟通,就是重要的事情要进行书面沟通;二是会议沟通,比如建立例会制度,定期开会加以交流;三是口头沟通,就是进行当面交流特别是对领导交办的事,工作中遇到难题或新情况,及时按照一定的程序向领导请示,接受领导的指示。
(三)勤于记事
记事是办事的前提。平时要养成“好记性不如烂笔头”的好习惯,确保不忘事不漏事、不误事。在机关工作中,几乎每天都要办事,仅靠个人头脑的“记忆库”是不行的。要习惯于在自己的衣兜里揣个记事本子,及时记下上级交代、领导交办、分内要办的具体事,记下先干什么事,后干什么事,什么时间内干什么事,干到什么程度,等等。记事本上有了,办事才会心里有数。一些人办事之所以出现错、漏、误、差、拖等问题,原因之一就是不善于记事。一个人只有把每一件要办的事都记录在案,才会去认真思考办哪些事、怎么去办,提高办事效率和质量。
(四)学会拒绝
“拒绝”也是办事的内容。当别人对你有所希求而你办不到的时候,你就不得不拒绝他。拒绝是一种艺术,不得已要拒绝的时候,不要立刻拒绝、轻易拒绝、随便拒绝、无情拒绝、盛怒拒绝,因为这样会让人难堪,容易伤害别人。好的拒绝方法可以概括为五点:一是婉转拒绝。真正有不得已苦衷时,如果能委婉地说明,以婉转的态度拒绝,别人还是会感动于你的诚恳。二是有笑容的拒绝。拒绝的时候,面带微笑,态度庄重,让别人感受到你对他的尊重、礼貌,就算被拒绝了,也能欣然接受。三是有代替的拒绝。你跟我要求的这一点我帮不上忙,但我用另一个方法来帮你,这样一来,别人还是会感谢你。四是有出路的拒绝。拒绝的同时,如果能提供其他的方法,帮他想出另外一条出路,实际上也是帮了忙。五是有帮助的拒绝。就是虽然拒绝了,但却在其他方面给他一些帮助,这是一种慈悲而有智慧的拒绝。

(编辑:admin)

标签:机关常识 机关经验 机关思维
 
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