公文用纸规格规范
1.公文用纸主要技术指标
由于公文的特殊地位,一方面要考虑其外观严肃、庄重,另一方面更要考虑其频繁使用和作为重要档案长期保存的要求因此《公文格式》对公文用纸的技术指标做出了相应的规定。
(1)公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2—80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。对公文用纸的质量定量做出如此规定,是综合考虑了公文用纸的特殊要求以及经济性和美观性。一是保证公文用纸质量要体现出公文的权威性、庄重性,用纸质量定量过低,与公文的地位不相符,且双面印刷还可能透看另一面。二是要综合考虑印制、阅看、传阅、保管公文尤其是作为档案长期保存的质量要求。三是要体现普适性,从中央机关到基层机关单位都要有使用规定质量公文用纸的可能性和便利性。四是要考虑公文纸张的经济性。机关单位印制公文要用掉大量纸张,从建设节约型社会的要求出发,印制公文要厉行节约,公文用纸要朴实不奢华。因此将公文用纸的质量定量为60g/m280g/m2的胶版印刷纸或复印纸比较合适。经济条件相对差一些的单位可以采用纸张定量不低于60g/m2的胶版印刷纸,经济条件好一些的单位可以采用70g/m2的胶版印刷纸。对于一些使用高档复印印制设备的单位,可以采用纸张定量不高于80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。各使用单位根据具体情况具体掌握,只要不低于下限或不高于上限均是符合标准的。
(2)纸张白度为85%90%,横向耐折度≥1次,不透明度≥85%,pH值为7.59.5
公文用纸纸张白度的确定依据,是根据与A等书写纸和胶版印刷纸相关的国家标准和行业标准关于纸张白度的指标,分析总结得来的。纸张白度如果过低,看上去纸张较黑,很不庄重;纸张白度过高,反光度加大,看上去晃眼,很不舒适。现在有一种趋势,就是加大公文用纸的白度,导致很多同志对此提出意见,特别是在晚间工作的同志,纸张白度过高,对视力影响很大,时间长了很不舒服。
横向耐折度≥15次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆,必须保证一定的柔韧性。因为很多公文需要在较多的层次传阅流转,如果公文用纸过脆,没看几次纸张就发生断裂,使公文不能完整地保存,将直接影响公文效力的发挥。
不透明度≥85%是为了保证公文不使用透明度过高的纸张。如果公文用纸的透明度过高,在正反两面所印的文字就会出现相互洇透,看上去文字很花很乱,导致印制质量不高,影响公文的阅示传看。
pH值为7.59.5是根据国家档案局制定的行业标准DA/T11-1994《文件用纸耐久性测试法》中的相关规定确定的。这项行业标准规定,存档时间在200年以上的一般耐久纸,其用纸的pH值应为7.59.5。鉴于公文有作为档案长期保存和使用的需要,因此做出了如此规定。
2.公文用纸幅面尺寸
《条例》和《公文格式》规定,公文用纸一般采用GB/T148《印刷、书写和绘图幅面尺寸》中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为210mm×297mm。公开张贴的公文用纸大小根据实际需要确定。
早在1975年,国际标准化组织(ISO)就制定了书写纸(书写用纸即日常的办公用纸)的规格标准(即ISO262:1975),其主要内容就是规定了书写用纸的规格为A4型(210mm×297mm)。这种纸型由于充分考虑了人体工效的作用,即可容纳较多的信。