书面沟通，是人与人之间沟通的方式之一。它是以文字为媒介进行交流的方式之一，其形式多种多样，如报告、心得体会、信件、文件、合同等，书面沟通是把所有的语言转化成文字，让人们便于记忆和理解，更是作为一种交流和达成某种协议的一种书面的方式。
书面沟通，就是利用书面文字作为主要的表达方式，人们相互之间进行信息传递与思想交流。书面沟通是一种比较经济的沟通方式，沟通的时间一般不长，沟通成本也比较低，但沟通者需要通过一定的技能训练才能掌握有效书面沟通的策略。
（一）书面沟通主要文体
书面沟通要求书写目的明确，信息传递正确、完整，内容表达简洁，书写格式清晰。书面沟通常用的文体主要有以下几种:
1.公文类文书。公文类文书指的是国家党政机关、企事业团体在公务活动中所使用的各种应用事务性文书形式。根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发2012］14号），党政公文主要有决议、决定、命令（令）公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15种。
2.计划类文书。当组织或部门要对未来一段时期的工作做出安排和打算时，就需要制订计划。计划具有指导思想、统一认识战略部署、组织协调等重要作用，以整体性、全局性、方针性、指导性等为特点。计划类文书沟通的问题往往与企业或组织的重大决策、战略规划等有关。计划类文书主要包括工作计划、战略规划、工作方案、工作安排等。
3.报告类文书。报告类文书的写作，首先要确定调查的对象，采用多种调查方法收集资料，然后把收集来的资料进行分析研究选出具有代表性、典型性的材料作为论据，说明、宣传典型的经验与事迹，指出存在的问题与不足，提出改进的措施与方法等。如调查报告、经济活动分析报告、可行性研究报告、纳税查账报告述职报告等都属于报告类文书。
4.法律性文书。法律性文书是指企业在经营管理过程中，根据一定的约定，达成某种协议，并共同遵守协议的条款，如果违约，约一方将给对方一定的经济补偿的具有法律效益的书面文书形式。法律性文书包括合同书、协议书、诉讼书招标书和投标书等。5.新闻性文书。新闻性文书指具有公开宣传与传播功能的，借助报纸、杂志、书籍等载体向大众进行报道，具有新奇性、推广性借鉴性等特点的书面文书形式。主要有新闻、通讯、消息、广告文案等。
6.日常事务类文书。日常事务类文书是人们在处理日常活动过程中经常采用的一种书面沟通形式，主要包括信函类和条据类。信函类文书包括感谢信、慰问信、求职信、介绍信、证明信、请柬、邀请函等。条据类文书包括请假条、留言条、收条、票据等。日常事务类文书形式固定，书写简单，陈述的事件单一，是人们表达情感和进行沟通的常用文体。
（二）书面沟通的准则
“7C准则”是书面沟通的基本准则，也是一种有效的书面写作技巧。
1.完整（ complete）。要求书面沟通上，不遗漏任何必备的信息内容，以保证沟通内容能完整有效地消除沟通对象对特定问题认识上的不确定性。书面沟通应完整的表达多要表达的内容和意思，要从原因（何因why）、对象（何事what）地点（何地 where）时间（何时when）、人员（何人who）、方法（法how）六个方面提出问题进行思考。
2.准确（ correctness）。指沟通时要准确用字用词。准确使用语言文字的关键是要正
确理解它们的含义，不要轻易使用自己不熟悉、不常用的字词。文稿中的信息表达准确
无误，从标点、语法、词序到句子结构均无错误。
3.清晰（clearness）。所有的语句都应能够非常清晰地表现真实的意图，读者可以不
用猜测就领会作者的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。
4.简洁（ conciseness）。即用最少的语言表达想法，通过去掉不必要的词，把重要的
内容呈现给读者，节省读者时间。简练的语言对于提高沟通效果是至关重要的，有学者
曾进行过这方面的研究，研究的结果是人们注意力集中的时间一般平均为二十分钟，年
龄越小的人，其注意力的集中时间越短。
5.具体（ concreteness）。内容要具体而且明确，尤其是要求对方答复之后的交往产
生影响的函电。用语务必周密确切不生歧义，没有漏洞。
6.礼貌（ courtesy）文字表达的语气上应该表现出一个人的职业修养，客气而且得
体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。7.体谅（ consideration）。为对方着想，这是面沟通是一直强调的换位思考原则，多
站在对方的立场上进行表达与沟通。
二、提高书写速度和书写质量
准确把握书写速度与书写质量的关系，是提高书面写作质量，充分发挥其有效性的
重要环节。当时间比较充足时，要以书面写作质量为主，在质量上多下功夫，多作修改，
做到“该出手时才出手”。当时间比较仓促时，要以文章的完整性为主，采取赶写“急就
篇”的方法，以最快的速度写出一份提纲挈领式的草稿，随后有时间再充实材料、修改语
句。书面写作语言讲求严谨、简洁，要想提高书面沟通中的书写速度与书写质量，应有意
识地多做一些练习，多选读一些范文。
1.避免书面沟通常见问题。书面沟通的有效性跟沟通者的文字语言表达能力和写
作技巧有关。书面沟通的常见问题是:喜欢使用专业术语和人们不熟悉的略语，没有考
虑到接收者的理解能力。一些书写者在报告中省略结论，或把结论搞得含糊其词，或行
文拖沓、语法不通和错别字过多等。因此，一些研究者建议:使用简明的词和词组，使用
人们熟悉的词汇，多加说明、多举例和多用图表，句子和段落要简短，开门见山逻辑清
楚，避免废话等。
2.通过阅读积累素材。积累素材的有效途径，就是平时要多读书，多看报纸，包括古
今中外、正面反面、政治理论、方针政策、舆论导向、经济文化经典讲稿、优秀公文等，以
丰富书面沟通时的词汇量。鲁迅说过:“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明
着‘应该怎样写’。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。巴金也曾就阅读对写作的密
切关系时说，读多了，读熟了，常常可以顺口背出来，也就能慢慢地体会到它们的好处，也
就能慢慢地摸到文章的调子和作法了。积累资料有两种途径:一种是从工作和生活中收
集“第一手资料”；另一种是从文件和有关材料中获取“第二手资料”。收集、获取资料，要立足于本部门、本单位，着眼于本行业、本系统，关注社会有关情况，遵循适度、有用原则，广泛采集感性与理性资料、现实与历史资料、直接与间接资料、正面与反面资料。通过阅读和积累，可以使写作者博采众长，多方面地学习、借鉴别人的写作方法和技巧。写作者本人应认真学习各类优秀文稿和材料，仔细把握它们的写作规律，留意学习和借鉴这些优秀稿件在逻辑结构语言文字、理论素养等方面的长处和经验，消化吸收，争取融入自己以后的文稿起草工作中去，例如总结、报告、汇报材料的开头和结尾往往有一些程式化的范文格式可供初写者借鉴或参考，以尽快提高自己的行文能力。
3.掌握各种写作技巧。毛泽东曾说:“写文章要讲逻辑，就是要注意整篇文章、整篇讲话的结构，开头、中间、尾巴要有一种关系，要有一种内在联系，不要互相冲突。”在接受写作任务时，一定要认真地听，详细地记，积极地思考，真正理解写作的动因和目的，及时地提出问题，如行文对象、行文主旨及原因、行文时间及地点、行文格调及文种等主要问题都要问清楚、想明白。如果对上述内容理解模糊，则需写作者要充分发挥主动性，重复发问，勤于思考，使写作任务经历一个从萌发、成熟到完善的过程，使写作意图系统化、具体化、完善化。优秀的撰写者往往通晓各种写作技巧，这样他们可以下笔如神，妙笔生辉。
4.加强写作练习与交流。清朝唐彪在《读书作文谱》一书中说“谚云读书十篇不如作一篇”，“学人只喜多读文章，不喜多做文章；不知多读乃藉人之工夫，多作乃切实求己工夫，其益，益相去远也”。所以写作者不仅要多读，更要重苦练，任何好文章都离不了苦练。书面文稿的写作才能、技巧，也是从刻苦实践中锻炼出来的。练习写作时，可以先从通知、大事记、会议纪要等相对来说内容单一、结构简单、篇幅短小的文体学起，逐步向工作意见、工作规划、工作汇报、工作总结等相对复杂的文体拓展，也可以先从办法、规定、条例等相对来说规范性较强、模式化程度较高的文体学起，逐步向领导讲话、调查报告、经验材料等非规范化模式化的文体拓展，还可以先从自己熟悉的领域写起，逐步向其他领域拓展，这样可以发挥自己知识和业务方面的优势，增强写作信心。写书面写作还要反复思考，不断修改，才能使文章逐步接近完善，才能使写作水平在修改过程中不断得到提高。此外，在办公室读书看报、上网学习积累固然重要，但是走出去，深入基层，深入群众同样是一种锻炼和提高自己写作能力的实践途径。撰写者与写作内容有关的人员交流得越多，沟通得越充分，你对写作内容的认识就越深刻，写作起来就越得心应手。同时，要重视你的上司或同事的反馈信息，并就写作方面的问题和技巧经常与他们交流，从而提高自己的写作水平。