案例
宏达公司要开新产品推广会，行政部门所有的人都连夜准备文件。部门经理分配给助理小王的工作是装订和封套。经理一再嘱咐:“一定要做好准备，别到时措手不及。”小王听了心里很不高兴，心想这种高中生也会做的事，还用得着这样婆婆妈妈地嘱咐我？于是小王没加理会。等到文件交到小王手里，小王开始一件件装订，没想到只订了十几份，订书机“咔嚓”一响订书钉用完了。小王漫不经心地打开抽屉，脑子里轰的一响—里面没有订书钉了！小王马上去找库存，但发现订书钉已经没有了。小王着急了，各个办公室去找，但都所剩无几了，肯定不够用。
这时已是深夜了，而文件必须在明早9:0大会召开前发到代表手中，经理对小王大喊:“不是叫你做好准备吗？你平常是怎么管理办公用品的？”小王低头无言以对。办公室的同事几经周折，终于在一家五星级酒店的商务中心找到了订书钉，并赶在开会之前，将装订得整齐漂亮的文件发到代表手中。
在以上案例中，小王负责办公室用品的采购，但他没有做好库存管理，没有及时采购补充库存，导致订书钉的缺货而差点影响重要的新产品推广会。可见，无论办公用品多么细小，都要及时采购并做好库存管理。
一、办公用品的分类
办公室中常见的办公用品具体有以下几种。
1.日常办公用易耗品
（1）A4和B5或A3和B4文件纸，用于打印各类文件。
（2）备忘录或便条，内部交流时使用。
（3）信封。在办公室中应当常备各种尺寸的信封，用于邮寄不同的资料。有的信封是自粘贴的，有的需要用胶水粘贴。
（4）标签。用于打印姓名和地址，粘贴在信封文件索引卡片等上面
（5）装订机和订书钉。用于订住相关的纸页。
（6）修正液、修正纸带。用于修正手写或打印的错误。
（7）留言便笺。打印的留言便笺用在多数办公室中，作为工作人员获取留言的正式途径。自粘贴留言便可方便地记事和提醒，并能粘贴在电话旁边或文件封面，作为标识。（8）各类文件夹和文件袋。用于存放各种文档。
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（9）各种用笔。如签字笔、红色笔、铅笔等，这些应当在办公用品柜中保持充分供应。（10）胶带、细绳和牛皮纸。胶带经常用于粘接内有保密信息或支票的信封，细绳和牛皮纸需要用来包扎包裹。
（11）剪刀。包扎包裹时用来剪断胶带等
（12）日期戳。在收件夹上加盖日期戳，文件被传递给不同人员时经常需要加盖日期戳。（13）曲别针、大头针、小夹子，用来夹持不同厚的文档。
（14）笔记本、速记本。用于工作人员做笔记。
2.办公自动化用品及易耗品
主要有打孔机、相片纸、传真纸、光盘、可移动硬盘、墨盒、色带、硒鼓等。
3.其他办公用易耗品
如接待客人使用的茶点、咖啡或其他饮料，次性纸杯纸巾以及应领导的特殊交代所准备的物品等。
二、办公用品采购的基本流程
办公用品购买时一般有以下的基本流程。
1.请购
由需要购买货物的人员或部门填写企业内部的购买申请表，说明需要购买货物的理由及货物型号、数量等，再由部门领导签字。
小王列出了进货清单，李总看了一眼就批了小王下一步就可以联系供货商了。看到李总给的材料，小王陷入了沉思:该如何选择供应商呢？
二、选择供应商的原则
办公室管理人员应正确地选择供应商，建立与外界的沟通，通过采购这条渠道开通办公设备、办公用品的补充和更新的通道，满足现代办公对办公条件的需求。具体选择供应商时可以比较以下几点。
1.价格和费用
要比较不同供应商的报价。秘书应掌握一些降低价格的方法，如批量购买、利用节日降价或将其指定为本单位的唯一办公用品供货商等。还要考虑购买后可能产生的一定费用支出，如存储的损耗、存储所占空间费用、设备更新造成的耗材报废等。
2.质量和交货
在选择供应商时，要把货物的质量放在第一位，即一定要选择有质量保证的货物，保证产品的质量好，同时也要考虑交货时间问题供应商应该能在需要时快速交货并按约定准时交货，这样可以减少库存的费用。
3.服务和位置
要比较供应商提供的服务谁更周到，如是否可以电话传真或上网订购，是否可以定期结算，退换货是否方便，是否可以提供齐全的办公用品等。供应商所在的位置也要考虑距离近一些，方便联络和交货。
4.安全和可靠性
要比较供应商在送货过程中能否保证货品的安全，各种手续及相关发票、单据是否齐全等。
三选择恰当的采购方式
在办公用品的采购过程中，通常可选择的购买方式有以下几种。
1.上门购买
指采购人员亲自去供应商处，当面洽谈。这种方式的好处是可以亲自判断办公用品质量的好坏，以便及时做出取舍。但这种购买方式相对比较浪费时间和精力。
2.填单订购
有些供应商有正规的订购单，在订购时需要将订购单填写好，邮寄或传真给供应商。供应商会根据订购单上面的要求送货上门。
3.传真订购
有些办公易耗品的订购，需要给供应商发传真详细列出订购的货物名称、数量、类型、送货时间等细节，这样才能让供应商清楚订购需求。供应商在接到传真后，会按要求送货上门。
4.网上订购
通过网络提供的电子商务服务，进行价格及质量的比较，从网上商店购买。公司减少了中间环节的费用，降低了成本，采购人员也节省了时间和体力。