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机关单位如何实现高效执行
2020/6/30 8:51:07     公务员考试招聘网  浏览次数:                                字号:T | T
[ 导读 ] 最新高效率机关。

机关单位如何实现高效执行
情景模拟
文远是一个公司的普通职员,他有一个非常独特的习惯,就是每天提前一刻钟上班,推
后一刻钟下班。自从参加工作以来,他一直保持着这个习惯。
他说:“这样将会为有效利用时间做很好的规划。如果你每天都提前一刻钟到达,可以对
一天的工作提前做个规划,当别人还在考虑当天该做什么时,你已经走在别人前面了。而推
后一刻钟下班,对今天的事情做个系统的总结,把明天的事情预先做个准备,如此一来,工
作条理就会更加清晰。”
文远正是利用这经常被别人忽视的“两个一刻钟”为自己赢得了机会。他刚到公司时,
职位很普通,但现在已经成为分公司的总经理了。
请问文远能够如此快速升迁的秘诀是什么?
基础知识
一个优秀员工之所以优秀,就是因为他能有效利用每一分钟,珍惜每一分钟,使每一分
钟都具有价值。这样的员工是高效率的员工,也是当今公司所器重的员工,他们会成为最有
执行力的员工。
什么是执行?执行就是有效地利用资源,保质保量达成目标的过程。“执行”对应的英文
是“Execute”,其意义主要有两种:其一是:to do something that has been carefully planned(using knowledge as distinguished from merely possessing it";其二是:“to complete difficult action or movement especially one requiring skills前者指的是对规划的实施,后者指的是运用一定的技能完成某种困难的行动。
什么是执行力?执行力就是把目标转变为结果的能力。可以理解为贯彻战略意图,完成
预定目标的操作能力。执行力是把企业战略、规划转化成为效益、成果的关键。它包含完成
任务的意愿、完成任务的能力。
一、高效执行需要“结果导向”
在工作和生活中,我们每个人都渴望获得成功,但是成功的人士毕竟是少数,那些没有
成功的人士中也不乏工作非常卖力的,但是为什么许多人最终没有成功呢?
一项活动要有成效,就一定要朝向一个明确的目标和结果,换句话说,成功的尺度不是
做了多少工作,而是做出多少结果。
建立以结果为导向的工作方法,就会促使我们在工作过程中更加关注我们从事的工作是
否会达到我们的工作目标,或者对于达成工作目标有什么益处,这样我们在工作过程中就不
会迷失方向,我们就会明白哪些是要努力去做的,哪些是不用去做的。只有这样,我们的工
作才会更加有效,我们才更有可能成功。
如何以结果为导向作为标尺来开展工作呢?
(一)建立清晰的工作目标
根据自己的工作内容,首先确立一个年度、季度或者月份的工作目标。有了明确清晰的目标,就有了前进的方向,就不会在工作中迷失方向。在目标的设定过程中应该符合 SMART(目标管理)原则。有了目标之后,就要根据目标制订自己的计划,就是说应该怎样做才能达到自己制定的目标。制订的计划应该是详尽且清晰的,并且要符合实际情况,在实际操作过程中能够达到,还要根据重要性列出优先的顺序,应该还要有计划的执行日期和衡量计划是否达成的标准。
(二)制订详细的工作计划
制订了一个详尽、明确、符合5W3H的计划,工作就成功了一半。接下来就是最重要的一步—执行。一个目标制订得很好,计划再详尽,如果不能在实际中去执行,那都是没有用的,做的是无用功,执行力就是竞争力,执行力就是战斗力。只有在工作中努力提高自己的执行力,积极主动地寻找各种方法和途径去完成自己的工作目标,达到预期的工作结果,才能体验到工作带来的快乐,并且与组织分享属于自己的成功。
(三)加强对工作过程的核查
最重要的一点就是对工作进程不断地进行核查,这是PDCA循环(见后文知识拓展)的要求,如果工作中缺乏核查,有时候就很难判断自己的工作开展得是否有效,是否按照计划来执行;或者是否达到了预期的目标。通过自己或外部定期的核查,就能及时发现我们在工作中方向的偏离、存在的问题和不足。只有发现了问题,才有可能随时根据现实的情况来调整计划,也才有可能更完满地完成我们的工作,达到既定的工作目标和工作价值。
总之,以结果为导向的管理模式,是一种有效的管理方式。恰当地运用它来指导自己的工作,会给个人和企业带来具体的、可衡量的、现实的利益
二、高效执行需要行动
(一)工作重在落实
很多“有理想有抱负”的员工,他们渴望获得成功,但是最终因为没有付诸行动,只让自己的追求停留在理想的层面,最后的结果是,理想成了幻想。所以,想干事,还要能干事,敢干事,这样才能最终干成事。
一天,一位大学生向校长提出了几个改进大学管理弊端的建议。但是最终,年轻人的意见没有被校长接受。于是,年轻人做了一个“疯狂”的决定自己办一所大学,他要自己来当校长,以消除这些弊端。
在当时,办学校至少需要100万美元。这可是一笔不小的数目,上哪儿弄这么多的钱呢?等到毕业以后再挣?太遥远了。年轻人每天都待在寝室里苦思冥想能赚100万美元的各种方法。
终于有一天,年轻人意识到,这样下去是永远也不会有答案的,他决定马上付诸行动。他想到了一个计划,决定给报社打电话,说他准备举行一个演讲会,题目是《如果我有100万美元》他给无数家报社打了电话,明的想法,但都被无情地拒绝了。
最后,终于有一个报社的社长被他的精神所感动,告诉他有一个慈善晚会,在晚会上,允许他发言,但只有5分钟。
那是场盛大的慈善晚会,吸引了许多商界人士面对台下诸多成功人士,他鼓足勇气走上讲台。
等他演讲完毕,一个叫菲利普·亚默的商人站了起来:“小伙子,你讲得非常好。我决定投资100万美元,就照你说的办。”
就这样,年轻人用这笔钱办了一所自己理想中的大学,取名为亚默理工学院也就是现在著名的伊利诺理工学院的前身,他实现了自己的梦想。这个青年,就是后来备受人们爱戴的哲学家、教育家冈索勒斯。
什么才是正确的执行心态?冈索勒斯给出了最好的答案:有一个想法,就要立即付诸行动。否则,梦想就只是脑袋中的东西。行动,并且只有行动,才能让你梦想成真。
执行在本质上讲其实很简单,行动了就能得到想要的结果。
科学家们曾经做过一个实验。在只打开窗户的半封闭的房间里,将6只蜜蜂和同样数目的苍蝇装进一个玻璃瓶中,把瓶子平放在桌上,瓶底朝着窗户。然后,观察蜜蜂和苍蝇有什么样的举动。
科学家们发现,蜜蜂们会不紧不慢地在瓶底徘徊,总也找不到出口,直到它们力竭倒毙或饿死;而苍蝇们会不停地在瓶中“横冲直撞”在瓶中的飞行速度明显高于蜜蜂,不到两分钟,它们穿过另一端的瓶颈逃逸一空。
蜜蜂们以为,瓶子的出口必然在最明亮的地方,它们不紧不慢地行动着,等待它们的结果是死亡。而苍蝇们却成功地逃离了,这并不在于它们有什么特长,也不在于它们的智商水平,关键在于它们懂得快速行动、求得生存。
首先要有行动,然后才会有结果。执行要想取得结果,就要付出行动,而且要在最短的时间内付诸行动。
(二)第一时间去执行
不拖延,第一时间去执行。拖延是把本来应该现在完成的任务,推到以后,把本来应该今天做的事情推到明天,在推来推去的过程中执行就打了折扣,甚至没有了结果。
我们可能遇到过这样的场景:
周一早会上,老总把新的工作方案公布下来,交代秘书整理好会议记录,第二天交给他。秘书想:“明天交给老总就行,来得及。”于是把这件事一直拖到下班。
晚上回到家后,看到搞笑的电视剧,她又对自己说:“一会儿再工作吧,先放松一下!”看完电视已经深夜了,秘书已经没有心情和精力去完成任务了。
第二天早上,她两手空空地站在上司面前。
老总让小张在下午五点前把策划案做出来,小张一看表还有好几个小时呢,就先忙别的去了,没把策划案放在心上。
眼看时间快到了,小张手忙脚乱,草草制作了一个策划案交给领导。领导看完,沉着脸说:“你用心做了吗?拿回去重新写!
事情不到最后一刻决不动手去做,结果可想而知。
要想执行到位,就不能允许“拖延”的念头出现,只要想到了,就立即去做,别给自己找任何借口。
每个人都会有惰性,但是一味放任自己,逃避工作,最终会造成工作的拖延。惰性是可怕的精神腐蚀剂,它会让人整天无精打采,对生活和工作都消极颓废。富兰克林曾经说过:“懒惰就像生锈一样,能腐蚀我们的身体。”萧伯纳也说过:“懒惰就像一把锁,锁住了知识的仓库,使你的智力变得匮乏。”
思科公司的总裁约翰·钱伯斯先生说过:“拖延时间往往是少数员工逃避现实、自欺欺人的表现。然而,无论我们是否拖延时间,我们的工作都必须由我们自己去完成。通过暂时逃避现实,从暂时的遗忘中获得片刻的轻松,这并不是解决问题的根本之道。要知道,因为拖延或者其他因素而导致工作业绩下滑的员工,就是公司裁员的首选对象。
相反,只有那些能够克服惰性,拒绝拖延,第一时间去执行的员工才有可能获得提升。
对于工作任务的拖延,一方面,会影响整个团队的工作进度,影响整个团队的最终成绩;另一方面,因为我们每天都可能面临新的任务、新的问题、新的挑战。一项任务的拖延,势必会影响到其他工作的顺利开展,就好像滚雪球一样,拖欠的工作越堆积越多,越到后来越被动,越难完成,以至于最终一事无成。
懒惰和拖延是导致一个人步入平庸的根源。要想克服懒惰和拖延的坏习惯,唯一的方法就是当接到一项任务时,第一时间去执行,立马着手去做。
(三)执行三字诀:快、准、狠
执行的三字诀,即快、准、狠。
所谓快,是因为我们处在一个竞争激烈的社会,所以我们在执行的过程中,不能拖延,不能有完美主义倾向,执行需要快马加鞭;
所谓准,是说执行中要方向明确、目标具体、步调一致,做到既精(针对性强)又准(弹无虚发)的境界
所谓狠,是强调执行中需要坚强的意志与拼劲,力量集中,成果第一,结果导向,不达目的不罢休。
中国乒乓球屹立世界几十年,始终处于世界领先水平,可以说与快、准、狠三大要素密切结合,而这与执行力的关键要素有着异曲同工之妙。
首先是快,也就是执行的速度。
在乒乓球竞技中,速度是至关重要的。如果你慢慢腾腾,即使你再准、再狠,对手只要能够及时站好位就能轻松化解;如果速度足够快,位置大致准确,那么对竞争对手来说,无疑是致命的。只要我们认准了一件事就应迅速行动,这样才有可能抓住稍纵即逝的机遇。
就像很多人打球慢慢腾腾一样,现实中,很多人在执行过程中也缺乏紧迫感,经常延误、拖沓,总是慢于进度和计划;即使最终完成了,但已经远远晚于预定时间了。而在很多情况下,推迟完成就是没有完成。比如两家公司争先发布新产品,谁先发布,谁就抢得了市场先机,就有可能一举赢得竞争优势;而另一家公司将失去一次重要机会,可能带来重要的损失乃至破产。商场如战场,商机稍纵即逝。执行力强的人,会将时间进度当作核心标杆来看待,因此经常会感到有压力,有紧张感,于是开始主动地加班加点,投入更多的时间和精力,总之,无论如何也要追赶进度,及时完成任务相反,执行力弱的人,缺乏时间意识,执行前拖拖拉拉,执行中松松垮垮,执行后嘻嘻哈哈。
其次是准,也就是执行的尺度。
那些打乒乓球的高手通常都知道,一定要打在对手的空当处,打出“追身球”。同样,执行也需要密切贴合组织的战略目标、部门的重点方向、组织的流程制度等。与组织战略目标不相符的事没有必要去做,做了属于严重的浪费。因此,我们需要时时评估每个部门、每个员工的工作是否与组织战略目标相符。有调查表明,大部分的人只有8%左右的工作与组织战略目标密切相关。
最后是狠,也就是执行的力度。
打乒乓球一定要有力度,击球的瞬间要感受到撞击球台清脆、有力的声音,并迅速越过对手球拍的场景。执行也是一样,要追求卓越,追求更好,追求最好。执行力弱的人做一天和尚撞一天钟,许多工作做得虎头蛇尾,没有成效,缺乏后劲与持续力
在工作中,只要我们真正地掌握了执行的快、准、狠,那么执行力的核心规律也就找到了。三、做高效的执行者
(一)效率是执行的保证
假如给你一分钟,你能在一分钟内完成什么?很多人会说,一分钟根本什么都完不成,就算想清楚这个问题恐怕都不止一分钟。但是,生活中就存在靠短暂的一分钟的情况。作为一个执行者,应当学会有效地利用时间,在有限的时间内高效地完成工作。
有一个故事:甲、乙两人斗智,甲出了一个题目让乙完成。这个题目看起来是不可能完成的,即在一个同时只能烙两张饼的锅中,三分钟烙好三张饼,每张必须烙两面,每面烙一分钟。这样算下来,最少需要四分钟才能把三张饼完,可是甲只给了乙三分钟时间。乙想了想,突然想到了在三分钟内烙三张饼的方法,这是打破常规的烙饼方法。先烙两张饼,一分钟后,把一张翻烙,另一张取出,换第三张,又过一分钟,把烙好的一张取出,另一张翻,并把第一次取出的那张饼放回锅里翻烙,结果三分钟后三张饼全烙好了。
这样分配时间对于工作的成败起着决定性作用,巧妙地安排时间能够大大地提高自己的工作效率。
美国麻省理工学院对3000名职业经理人做过调查研究,发现凡成绩优异的职业经理人都能够合理地利用时间,让时间发挥最大价值。
美国有个保险业务员自创了“一分钟守则”,他要求客户给自己一分钟的时间,用来介绍自己的服务项目,一分钟一到,他自动停止自己的话题,感谢对方给予一分钟的时间。他严格遵守自己的“一分钟守则”,并且充分珍惜这一分钟,努力在一分钟内让客户对他的业务产生兴趣。结果,他大获成功。
生活中有很多人像那位保险业务员一样有效地利用每一分钟,为自己赢得机会
王楠是一家顾问公司的业务经理,一年要接上百个案子。她非常善于用空当时间,即使在等红绿灯或者塞车时,也会拿出客户的资料看看,以加深印象。她在车上放着一把拆信用的剪刀,有时开车时带着一叠信件,利用等红绿灯的时间看信。她认为,这段时间正是可以用来淘汰垃圾信件的时间,所以她每天都在到达办公室之前就进行一番筛选,这样一来,等她一进办公室就可以把垃圾信件处理掉了。
王楠每年会有很多时候在各地奔波,很多时间花在坐飞机上。她常利用飞机上的时间给能白白浪费这些琐碎的时间,要时刻想着为客户做点什么对我们来说非常重要。我们不客户写短签。她经常告诉她的下属:“与客户保持良好的关系
有效利用时间,不仅要充分利用正常工作时间,而且要利用好琐碎的时间。成功的人都是善于利用琐碎时间的人,也许这些平时让你忽略的“喝咖啡”的时间,积累起来会让你大吃一惊。只要每天能够利用10分钟的琐碎时间,一个月就是5个小时,一年就是60个小时!利用八小时之外的琐碎时间,你可能创造出意想不到的价值。
每一个职场中的成功者,都善于发现隐藏的琐碎时间,就算开车停在十字路口等红绿灯的不到几十秒的时间,也有人把它用起来。
作为中国最年轻的城市和最富活力的特区深圳,曾经提出过一个口号,后来传遍全中国:“时间就是金钱,效率就是生命。”
美国著名思想家本杰明·富兰克林也说过“别忘了,时间就是金钱。假设,一个人一天的工资是10美元,可是他玩了半天或躺在床上睡了半天觉,他自己觉得他在玩上只花5美元而已。错误!他已经丢掉了他本应该得到的5美元千万别忘了,就金钱的本质来说,一定是可以增值的。钱能变更多的钱,并且它的下一代也会有很多的子孙。假如谁消灭了5美元的金钱,那样就等于消灭了它所有能产生的价值。换句话说,可能毁掉了一座金山。”
在日常工作中,其实有很多时间没有被很好地安排和利用。你或许根本就没有觉察到它的存在,但它一直在影响你的工作效率。要想提高工作效率,你要做的是把时间找出来,并很好地利用它。
(二)今日事今日毕
在日常生活中,我们可能都有类似的体验:我们做一件事情如果没有时间限定,往往最终很难把这件事做完整。只有懂得用时间给自己施加压力,到时才能完成。所以在工作中,你最好制定每日的工作时间进度表,记下事情,定下期限。每天都有目标,每天都要有结果,日清日新。
海尔在实践中建立起一个每人、每天对自己所从事的工作进行清理、检查的“日事日清”控制系统。案头文件,急办的、缓办的、一般性材料的摆放,都要有条有理、井然有序:临下班的时候,椅子都放得整整齐齐的。
“日事日清”系统包括两个方面:一是“日事日毕”,即对当天发生的各种问题(异常现象),在当天弄清原因,分清责任,及时采取措施进行处理,防止问题积累,保证目标得以实现。如工人使用的“3E”卡,就是用来记录每个人每天对每件事的日清过程和结果。二是“日清日高”,即对工作中的薄弱环节不断改善,要求职工“坚持每天提高1%”,70天工作能力就可以提高一倍。
对海尔的客服人员来说,客户提出的任何要求无论是大事,还是小事,工作责任人必须在客户提出的当天给予答复,与客户就工作细节协商一致,然后毫不走样地按照协商的具体要求办理,办好后必须及时反馈给客户。如果遇到客户抱怨、投诉时,需要在第一时间加以解决,自己不能解决的,要及时汇报。
人们做事拖延的原因可能五花八门:一些人是因为不喜欢手头的工作,另一些人则不知道该如何下手。要养成更富效率的工作习惯,必须找出导致办事拖延的具体原因。
此处列举的问题囊括了大部分原因,我们将帮你找到相应的对策:
如果是因为工作燥乏味,不喜欢工作内容,那么就把事情转交给别人:或雇佣公司外的专职服务。一有可能,就让别人来做。
如果是因为工作量过大,任务巨,面临看似没完没了或无法完成的任务时,那么就将任务进行分解,化整为零,从而各个击破。
如果是工作不能立竿见影取得结果或名效益,那么就设立“微型”业绩。要激励自己去做一项几周或者几个月都不会有结果的项目很难,但可以确立一些临时性的成就点,以获得你所需要的满足感。
如果是工作受限,不知从何下手,那么可以凭主观判断开始工作。比如,你不知是否要将一篇报告写成两部分,但你可以先假定报告为一单份文件,然后马上开始工作。如果这种方法不得当,你会很快意识到,然后再进行必要的修改。
为了避免拖延误事,你需要养成“日事日清”的工作习惯。每天上班前,你应该预计今天要完成哪些事情,等到下班的时候,你要仔细检查一下,你预定的工作完成了没有,如果没有的话,就赶快抓紧时间完成。
凡事留待明天处理的态度就是拖延,这不但会阻碍职业上的进步,还会加重工作的压力。作为一名有执行力的员工,任何时候都不要拖延,不要自作聪明。优秀的员工都会谨记工作期限,并清楚地明白,在所有老板的心目中,最理想的任务完成方式是:不要让今天的事过夜,今天的事今天完成。
歌德曾经说过:“把握住现在的瞬间,把你想要完成的事情或理想,从现在开始做起,只有勇敢的人身上才会富有天才、能力和魅力。因此,只要做下去就好,在做的过程当中,你的心态就会越来越成熟。如果能够有开始的话,那么,不久之后你的工作就可以顺利完成了。”

(编辑:admin)

标签:机关单位高效率 高效执行 机关高效
 
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