一、决定
（一）决定的适用范围和特点
决定是一种下行文，它是各级党政机关、会团体和企事业单位对某些重要事项和重大行动作出安排和决策的公文。
决定的适用范围较广，上至党和国家的重大决策和战略部署，下到基层单位的奖罚事宜，均可使用这一文种行文。但是，无论是哪一级别的机关使用这一文种，所涉及的内容、事项，均应该是本机关单位相对重要的由领导集体或领导者慎重考虑并研究通过的事宜。
决定具有权威性和行政约束力的特点，所作出的安排和部署，受文者必须遵照执行，不得违反，否则将会受到相应的处罚。
（二）决定的种类
决定一般可以分为以下7种。
①决策性决定，又称法规政策性决定。是指对某一领域或是某一方面工作作出政策性或规范性的决定。
②事项性决定，又称部署性决定。是指对某一项具体的重要工作进行部署，或是对某项重大行动作出安排的决定。
③知照性决定。是指用来公布决策结果的决定，受文者只需要知道决定的内容和意义、影响，没有必须遵守的规定和要求。
④任免性决定。是指对相关机构设置和人事任免作出的决定。
⑤表彰性决定。是指对有突出贡献的先进集体或先进个人作出表彰、奖励的决定。
⑥惩处性决定。是指对有重大事故或者其他违纪行为的单位或个人作出惩处的决定。
⑦撤销性决定。是指决定变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）决定的格式和写法
决定的格式一般由“标题+日期+正文+结语”4部分组成。
1.标题
标题通常有两种构成形式，一种是“发文机关+事由+文种”；一种是只有“事由+文种”。标题上如果没有标明发文机关的应该在正文后落款发文机关。
2.日期
通常在标题的正下方注明成文日期，或用括号注明某年某月某日会议通过等。日期也可置于正文后。
3.正文
正文部分要求简练畅达，由决定缘由和决定事项两部分组成。
①决定缘由。写明决定的原因、目的和依据，简要阐明决定的事由、说明决定的重要性和必要性，指出决定的政策、法规依据。
②决定事项。这部分是决定的具体内容，是领导机关意志的表现，包括工作的具体措施和要求、给予奖励或处罚等。行文时要用词准确、条理清楚，便于受文者理解和贯彻执行。如果是重要事项或者重大行动的决定，可分条列项，用小标题或者编序号的方式表述。
4.结语
这部分一般是对受文者提出希望、发出号召或是对执行决定作出要求和说明，有的决定也可以不写结语。
（四）写作要求及注意事项
1.要切实把握决定的多种结构形式
由于决定内容的多样性，所以要把握写作的多种结构形式，根据决定内容的不同，分别采用相应的结构形式。
2.要处理好文字详略安排
决定结构的多元化，带来文字的详略安排问题行文中要做到搭配合理、详略得当。如决定的缘由与事项两部分关系，知照性决定一般用较多的文字说明缘由，事项部分所占比重较少，同理，决策性、事项性的决定，缘由部分则可以较略，主要笔墨用于决定的具体事项。
3.要掌握恰当的表达方式
在决定的行文时，要根据不同的决定内容，合理地使用表达方式。比如，带有决策性质的决定，由于内容比较复杂，不仅要用大量的文字对决定事项加以说明，还可以适当在文首或段首进行议论，用以说明观点，点名主旨。另外，在带有奖惩性质的决定的行文时，务必做到用词客观公正、条理清晰有层次、内容说服力强，不能带有含糊或易混淆的语句，以免引起负面影响。
二、报告
（一）报告的适用范围和特点
报告是一种呈阅性的上行文，主要用于下级机关向上级机关汇报工作反映情况、答复上级机关的询问等。报告具有陈述性和汇报性的特点，目的是为了让上级机关及时、全面地了解掌握下级机关的情况，以便上级机关作出正确的决策和指导工作的开展。报告一般在事后行文有时也可以在事前或者事件进行中行文。
下级机关一般在以下几种情况下需要向上级机关写报告:一是工作中发生了重大变化或者是出现重大情况。二是工作中有重大失误或者发生重大事故。三是答复上级机关询问、核实的有关问题或情况。四是某一方面或者某项重要工作结束。五是一个工作周期结束后，按照惯例应汇报的工作。需要注意的是，报告中不得夹带请示事项。
报告作为一种常见的上行公文，有以下几个特点。
①单向性。报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况时使用的单方向上行文，不需要上级机关给予答复。
②陈述性。报告在汇报工作、反映情况时，所表达的内容和使用的语言都是陈述性的。反映情况时，要把时间、地点、事件、因果等叙述清楚。
③汇报性。凡报告都是下级机关向上级主管部门汇报工作的，把事实告知上级，以便上级掌握情况，从而作出相关的指导和要求。
（二）报告的种类
报告可分为以下几种类型。
1.呈报报告
呈报报告是最常见的报告类型，用于直接向上级机关汇报工作、反映情况。根据其内容，呈报报告又可分为综合报告与专题报告两种。
综合报告用来说明本部门在一个时期内全面工作或是几方面工作的综合情况，所以往往具有一文数事的特点，如《××县“十二五”规划执行情况的报告》专题报告则是向上级部门汇报某项具体的工作、某个问题或者某一方面情况，具有一文一事、迅速及时的特点，如《×区林业局关于本辖区“退耕还林”工作落实情况的报告》。
2.呈转报告
向上级机关汇报工作、提出意见或建议，并请求将该报告批转有关部门或地区执行的报告，叫做呈转报告，如《广电总局关于加强打击查处盗版影音资料工作的报告》。
3.答复报告
用于答复上级询问或汇报所交办事情办理结果的报告。答复报告往往是对一些重大事项的答复，对一般性事项用函作答即可，如《市民政局关于“拥军优属”情况的报告》。
（三）报告的格式和写法
报告的结构是:标题+主送机关+正文+落款。
1.标题
报告的标题有两种形式:
①“发文机关+事由+文种”，如《××局关于落实保障性住房建设的报告》②“事由+文种”，如《关于整治××立交桥交通严重堵塞的报告》
2.主送机关
报告的主送机关应为负责受理该报告的上级机关。
3.正文
报告的正文一般由开头、主体和结语部分组成
①开头。报告的开头主要是交代报告的缘由，概括说明报告的目的意义或根据，然后可以用“现将有关情况报告如下”一句转入下文。
②主体。这部分是整个报告的核心部分，来说明报告事项。不同类型的报告，报告事项内容的侧重点也有所不同。比如工作报告，要写明工作的进程、成绩、经验和存在的问题，主要运用记叙方式，按时间顺序进行，行文中要突出重点、点面结合，避免面面俱到，成了流水账另外还要注意实事求是，不夸大、不缩小。
③结语。根据报告种类的不同，一般使用不同的程式化用语，应另起段来写。工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”；答复报告多用“专此报告”；呈转报告多用“请审阅”“请收阅”等。
4.落款
在正文后右下方标注发文机关，如标题中已有发文机关，则此处可省略。成文日期标注于发文机关下。
（四）写作要求及注意事项
1.报告事项真实
报告中反映的情况必须真实，以便上级机关了解实情，对发文机关的工作进行正确地指导。
2.报告及时
向上级机关反映工作和情况要及时，以便上级机关能迅速了解情况和作出部署。
3.报告中不得夹带请示
报告是报告，请示是请示。报告的功效只能是向上级机关说明情况和汇报工作，不得夹带请示的内容。
三、请示
（一）请示的适用范围和特点
1.请示的适用范围
请示是一种报请性的上行文，应用范围十分广泛，其适用范围大致有以下几个方面。
①下级机关遇到新问题、新情况，因无章可循而没有对策或把握、需要向上级机关给以指示时，要用请示。
②下级机关在处理较为重要的事件和问题时，因涉及有关方针政策必须慎重对待、需要报请上级机关批准时，要用请示。
③下级机关在工作中遇到问题，虽有解决方法，但由于职权条件的限制，没有权力或没有能力实施这些方法，需要上级机关予以帮助时，要用请示。
④下级机关对有关方针、政策和上级机关发布的规定指示有疑问，需要上级机关给予解答时，要用请示。
⑤下级机关之间在重要问题上出现了意见的分歧，需要上级机关定夺、裁决时，要用请示。
2.请示的特点
①求复性。在公文体系中，请示是为数不多的双向对应文体之一，与请示相对应的文体是批复。下级有一份请示报上去，上级就会有一份批复发下来。无论上级是否同意下级的请示，都会给下级一个批复。因此，请示的最直接目的，就是得到批复。
②单一性。请示遵循“一文一事”的原则如确实有若干事项需要同时向同一上级机关请示时，就同时写出若干份请示，它们都是各自独立的文件，有不同的发文字号和标题。而上级机关则分别根据不同的请示作出不同的批复。
③针对性。请示的行文有很强的针对性。必须针对本机关确实没有对策、没有把握或没有能力解决的重要事件和问题，才能向上级请示。不得动辄就用请示，因为这是一种无端增加上级工作量的、逃避责任的表现。
④时效性。请示所涉及的情况和问题，都有一定的迫切性，应该及时行文、及时发出，如有延迟，就有可能延误时机。相应地，上级机关在处理下级的请示时，也应该注意时效性，以便下级机关开展下一步的工作。
（二）请示的种类
请示的分类主要是根据行文的目的、性质和内容的不同来进行的。通常可分为两种，一种是请求指示的请示，一种是请求批准的请示。
1.请求指示的请示
①下级机关在遇到新问题、新情况，在相关方针政策、规章制度及其上级以前的指示中，均找不到相应的处理依据时，需要向上级请示。
②下级机关对有关方针、政策和上级机关发布的规定或指示有疑问的，需要请示上级机关予以解释和说明。
③与友邻机关或协作单位在较重要的问题上产生分歧，需要请示上级机关裁决。
2.请求批准的请示
①依据有关规章制度和管理权限，下级机关制定的某些规定方案、规划，需经过上级机关的批准才能够发布施行。
②在工作中，下级机关遇到人力、物力、财力方面的困难，自己无法解决的，需要提出解决方案报请上级机关审核批准，予以相应的调配和拨发。
③职能部门在职权范围内制定了相关的办法和措施，却不能直接要求平级机关和不相隶属机关照办的，可用请示的方式要求上级机关批转给有关部门执行。（三）请示的格式和写法
请示的结构为:标题+主送机关+正文+落款。
1.标题
请示的标题有两种写法，一种是“发文机关+事由+文种”，如《省人民政府关于增拨防汛抢险用油的请示》；另一种只写事由+文种”，如《关于成立××学会的请示》。
需要注意的是，请示不能只用文种作为标题，单以“请示”二字作为公务文书的标题是错误的方式。写标题时要注意，不能将“请示”和“报告”混淆，更不能写成“请示报告”。
2.主送机关
请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关，在这里需要特别注意的两点是。
①主送机关有且只能有一个。《办法》规定:请示“一般只写一个主送机关，如需同时上报其他机关，应当用抄送的形式”；“受双重领导的机关向上级机关行文，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。”
②《办法》还规定:“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关的名义向上级机关负责人请示”。
3.正文
请示的正文包括缘由、事项和结语3部分。
①缘由。即请示正文的开头，请示的缘由是请示能否被批准的关键，因此，这部分既要写得简明扼要、一目了然，还要提供足够的依据、令人信服。只有把缘由说明得客观、具体，理由充分、合理，上级机关才能及时决断，作出针对性的批复。因此，缘由部分内容要十分完备，依据、情况、意义、作用等都要写全，有时还需要说明背景。
②事项。这是请示正文的主体。这部分内容首先要单一，一文一事；其次，事项的叙述要符合法规、符合实际，具有可行性；最后，还要写得具体、条理清晰，如请示事项较为复杂，宜分条列项说明。
在用词用语上，语气要平实、恳切，以期引起上级的重视，同时不能用语生硬，更不能低声下气、卑躬屈膝。
③结语。另起一段。常见的请示结语有“以上请示，请批复”“以上请示如无不妥，请批复”“以上请示，请予审批”或者“以上请示如无不妥，请转批各地区、各部门研究执行”等。
结语是请示必不可少的一项内容，不能遗漏，也不能含糊其辞。
4.落款
写明发文机关名称，如标题已写明发文机关的，这里可不再署名，但需要加盖公章。成文时间写在发文机关下方，注意时间用汉字书写，如“二一一年七月二十九日”。
（四）写作要求及注意事项
1.一文一事
一份请示只能交代一件事情，《办法》已明确规定，同时，这也是实际工作的需要。如果一文多事，则可能导致受文机关不予批复。