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案例
某单位，日常对外发文，主要由各承办处室根据各自业务工作自己拟写文稿、送分管领导签批，重要文稿送主要领导签批，自行打印出正式文稿后，送单位办公室统一登记盖章，然后由各处室自己送至相关受文单位。
该单位在收到外来文件时，将上级单位、平级单位发来的“会议类”、“活动类”以及一些涉及面单一的文件交由办公室甲同志登记处理，将上级单位、平级单位发来的其他类型的文件交由办公室乙同志登记处理，将直属单位上报的文件交对口处室登记处理。
在对外来文件的办理过程中，有的文件由办公室甲同志填写“文件处理单”，提出拟办意见，交办公室主任签字；有的文件直接由办公室主任提出拟办意见。办公室将提出拟办意见的文件送分管领导、主要领导签字，在主要领导签批了明确办理意见后，具体承办处室又在领导签批的意见下面层层签写相关办理意见，处长签给副处长、副处长签给科长、科长签给科员。
问题分析
案例反映的是单位内部对公文管理不规范的问题。主要问题有三个方面:
（1）该单位没有专门的公文处理机构，没有专门的公文印制机构，公文由各处室自己打印。（2）该单位没有规范的公文管理制度。发文办理和收文办理的程序环节不完整、顺序不对。发文处理过程中，没有履行复核、登记、校对、核发等程序。
（3）该单位在公文管理中违背基本的工作原则。
一是违背了统一归口的原则，由多人分头负责外来文件的处理；二是违背了以主要领导签批意见为准的原则，在主要领导签批意见后，具体落实人员又层层签意见。
正确做法
（1）在发文处理中，各处室起草完文稿后，经处室负责人及机关领导签字，应送专门部门复核（一般是办公室负责复核），复核后到专门部门登记编号（一般是办公室负责登记编号），登记后送统一的机构印制（单位内部要设立文印室负责统一印制公文），正式印制前要打印清样由专人进行校对，校对无误后按规定份数印制，印制完成后送专门部门盖章（一般是办公室负责盖章），盖章后的正式公文留两份和有领导签批的原稿一起归档，其余的按规定途径核发。
即整个流程为:起草文稿—处室负责人及机关领导签字一专门部门复核一专门部门登记编号一文印室印制（印制过程中要校对，可由起草者自己校对，也可以由办公室专人校对）一办公室盖章一归档、核发。
（2）在收文处理中，所有的外来文件一般统一交由一位同志负责签收、登记、初审、承办、传阅、催办，需要答复的公文由相关人员负责起草，按照发文处理的流程办理。有条件的单位，可以将签收、登记、初审指定一人负责，将承办、传阅、催办指定另一人负责，由两人配合完成整个收文办理流程。
即整个流程为:签收（主要是与送文方进行交接，以示收到）一登记（主要登记来文单位、标题、文号、密级、紧急程度、成文日期、收文日期等）一初审（主要是对公文内容、格式进行审核，决定是否接受办理）一承办（主要是对阅知性公文提出合理的分送范围，对批办性公文提出合理的拟办意见）一传阅（主要是根据特定的顺序将公文送传阅对象阅批）一催办（主要是对公文的办理进展情况进行督促）。
（3）在主要领导签批意见以后，其他人员不要再在上面签写意见，具体承办处室只需要按照领导的意见去落实就行了。
相关链接
在公文管理的整个流程中要尽量把握三个原则:一是统一实施。要设置专门的部门，指定专门的人员，统一负责相关工作。
二是一办到底。在发文办理中，起草文稿的人员要负责整个流程中文稿的传递，一般情况下不要中途转交给其他人。在收文办理中，签收、登记、初审、承办、传阅、催办一般也由一人一办到底，便于全面掌握公文的去向和进度。
三是明确责任。谁起草谁负责，谁审核谁负责，谁签字谁负责。