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为使公文印制和装订符合规范，保证公文印制过程中的质量，《格式》规定:
1.公文排版正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字（该字体显得庄重），一般每面排22行，每行排28个字。版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm
2.公文文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按共习惯书写、排版）
3.公文双面印刷，页码套正。
4.公文应左侧装订、不掉页。骑马订或平订的公文应当:订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3~5mm。包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。每份文件不缺页、多页、倒页，页码顺序不乱。
5.张贴的公文（布告、公告、通告）用纸大小，根据实际需要确定。
二、公文版头格式规范
版头，置于公文首页红色分隔线（宽度同版心156mm）以上的部分。包括公文份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、分隔线等要素。
（一）公文份号
公文份号，即称公文份数序号，又称印刷顺序号，简称份号，是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号公文如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第1行，如“000001”。“绝密”“机密”级公文一般应标注份号。
编公文份号，便于登记、统计、分发、清退文件时核对，准确掌握公文是否丢失或遗漏，了解公文去向，加强公文管理。
发文机关在发文和收文时，都要登记份号。