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机关单位里通信工作与日程安排怎么做
2020/4/11 8:08:15     事业单位招聘考试网  浏览次数:                                字号:T | T
[ 导读 ] 最新机关工作常识。

机关单位里通信工作与日程安排怎么做
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通信工作是现代文员每天都省不了的日常事务工作它包括电话事务、邮件办理与收发传真等。通信工作平均要花费现代文员30%的时间与精力,所以对于工作联系、业务开展的作用是不言而喻的。时间管理与日程安排是做好主管的工作日程和订约事宜,文员要做好这些工作能为主管节省时间,提高工作效率
一、电话事务工作
行政部门的工作,上传下达、内外沟通都需要用电话来进行。礼貌、准确、高效地接打电话是现代文员的一项重要的业务技能。
(一)接听与拔打电话的基本要求
(1)表达规范、正确。现代文员应了解各种电话机的性能和使用方法,掌握电话服务功能,如热线服务、缩位拨号、转移呼叫、呼叫等待、遇忙回叫、三方通话、会议电话、呼出加锁、免打扰服务、叫醒服务、录音及可视功能等。
(2)礼貌热情,语气清晰委婉。接听与拨打电话时要注意使用礼貌用语,说话声音清晰、温和,语调要比平时略微缓慢,要避免张口说“喂,喂,喂”之类的话语。要求通话以“您好”开始用亲切友好的语调自报家门,再谈主题。结束时要说“谢谢”、“再见”或“请多多关照”之类礼貌告别语
(3)简洁。接听与拨打电话时要简明扼要、准确清楚地陈述预先准备好的电话内容,特别重要和容易弄错的地方如双方约定的时间、地点,谈妥的产品数量、种类,认同及分歧的地方,确定的解决方案等,可以重复,确认对方已明白无误地听清记住。
(4)注意时效。接听与拨打电话时要讲究效率,办公室文员需正确拨号、及时接听、语音标准、口齿清晰、语意简明,不用电话闲聊,也不用电话谈及机密的内容,重要通话一定要做好电话记录能在最短的时间内说清所要说的内容,既可节省时间和费用,又不至于因长时间占用电话机而耽搁别人使用或业务往来。
(二)接听与拔打电话的程序
(1)接听电话的程序。首先,接电话前应准备好电话记录单,以便记录一些重要电话其次,当电话铃响起两声之后的间隔里拿起话筒,进行接听。最后,拿起话筒后应自报家门,弄对方的身份与目的。
(2)拔打电话的程序。首先,在打电话之前要清理好自己的思维,对于重要的电话最好提前准备要说的要点以免说错。其次,在打通电话时,要主动自报家门,说明来意。另外和接听电话是一样的,除了要用规范的职业语言之外,一般要等对方说完再见之后再挂机三)过滤电话的注意事项和基本要求
(1)接听重要电话所谓重要电话一般指来自上级的电话或来自公众的内容特别重要的电话,比如重要会议、重要通知突发事件等。可参考标准如下:一是需要马上办理,二是需要交办,三是需要提醒,四是需要备忘五是可能没有任何原因,只凭感觉有此必要。凡符合上述标准的来电,我们都要养成边听边记或挂断电话后马上随手记录的习惯。
(2)接听纠缠电话。现代文员接听这类电话往往违背秘书的意愿发话者为了达到自己目的,几次三番地来电话纠缠这类电话现代文员在接听时应大度有礼,不怒不躁,不要被对方利用,但也要有原则。礼貌地回绝对方,不留任何余地。
(3)过滤代接电话。代接电话有三种:一是领导不在时秘书代为处理。二是代接电话是领导不能马上接电话,要让客人等一两分钟。三是领导在办公室,秘书为领导过滤电话。在过滤电话的过程中也常常会遇到打错的电话现代文员要始终保持礼貌和善用职业用语二、邮件办理工作
现代文员每天都会收到很多邮件,也可能每天要寄出一些信函或包裹。这些收发邮件办理工作看来容易,但要做得干净利落,不出差错除了细心与熟练之外,也需要掌握一定的程序和方法。
(一)收取邮件的程序规范
(1)分类。邮件收进后第一步工作是根据其性质大体分为以下几类:特快专递、航空急件、电报、上级公文、业务信函、汇票、汇款包裹、私人信件、报刊等
(2)拆封。拆信时不可随手就撕,以免撕坏信笺、邮戴,而应沿边剪开或用裁纸小刀从封口裁开。抽出信笺后再看看信封内有无小附件,如单据、名片等,勿使遗漏。私人信件应原封送交,不可私自拆开。
(3)登记。登记时应写明编号、收到日期、发出日期、发出单位、收阅人或部门邮件种类、处理办法、办理日期等
(4)分送。上司的信件应立即呈送,应归部门办理的公函要及时送交各部门,需由多人阅办的公函可按常规程序传阅或分送复印件
(5)阅办。需呈上司阅办的公函,重点部分可用红笔画出,以提醒上司注意。内容复杂的长信应做好摘要提出拟办意见置于信前注明参阅信函及公文,每份信笺信封及附件应平整装订一起,然后分送上司或有关部门处理。
二)寄发邮件的程序规范
(1)内容校核。现代文员在发出公函时必须仔细校核务必格式正确语句无误签名、益章清晰无误,附件无遗漏
(2)提请上司签发。初稿需经上司审查和核实,然后对文稿最后审定,签字发出。除紧急信件外,现代文员应将拟好的需上司过目签字的邮件集中在一起,请上司签字。
(3)信封地址查对。凡寄出的公函,需对收件人和寄信人的地址、姓名单位邮政编码查对清楚,另外还要分清急件、密件、挂号信亲启字样。公函封口牢实,无破损,包裹要包扎牢固,以免寄送途中松口损坏。
(4)邮件分类寄发。邮件寄发应先分类:区分信件印刷品、包裹等;区分境内平信、境内航空、港台航空、国际航空、待快专递等;同等邮资的信件一起寄便于计算邮资
(5)装封登记。现代文员对发出的邮件应予以登记以便工作的落实与跟踪邮件发出登记包括序号、邮件名称、寄出时间、收件人及单位名称邮件内容或主题回信时间回信人备注。
三、收发传真工作
传真是利用电话或网络,对各种图文原稿进行远程传送故又称图文传真电报它使用的终端设备是传真机,可自动收发各种文件和图片文件(包括签名印章等)。随着运用的广泛收发传真成为现代文员通信工作的一项重要内容
一接收传真的程序
(1)登记接收传真可自动接收和人工接收这都要求现代文员对传真机的使用方法非常熟悉并准确操作。除此之外,传真接收管理和发送一样也要建立登记制度。传真接收登记表要记录收文时间、收件人、文件名称、发文单位及传真号码、急度、密级、发文人、领取人、归档号、备注等
(2)办理。现代文员接收传真后,属于自己职范围内的应尽快办理;如果是他人传真文件,应尽快传递收件人,领取时应签字;领导的传真文件要认真对待,特别是有急度和密级的文件,更要按要求高效办理
(二)发出传真的程序
(1)拟写文稿。如果传真业务较多,应拟制专门的传真文件表,它包括收件人传真号码、电话号码、收件单位;发送人、传真号码电话号码、发送单位、地址邮编发送日期归档号、文件名称、总页数、传真内容。传真内容应简明要手写或打印皆可
(2)登记。传真管理要建立收发登记制度,制作传真发送登记表,包括编号、发送时间、发送人、文件名称、收件单位及传真号码、收件人密级、急度承办人归档号备注等用登记本记录,以便日后备查。
(3)归档。如果是重要的传真文件,应加以编号并妥善保存,在档案室统一立卷归档四、日常事务的时间安排
现代文员的日常事务工作之一就是做好组织时间安排包括日程安排约会安排和旅行安排,其中主要内容是做好日程安排,包括每月每周、每天的日常工作安排
(一)日常事务的时间安排内容
日常事务的时间安排主要是把领导或各部门每月、每周每天的主要活动纳入计划下发给各相关部门。一般涉及以下内容。
(1)各种接待、约会。包括接待或会见本单位员工、外单位来宾和国外的来宾
(2)商务旅行活动。当前各组织领导待别是企业领导经常到各地各国去联系合作事宜进行市场调研和参观学习。
(3)参加各类会议。各类组织都会经常举行不同类型的会议,领导部重要的任务,或听取员工的建议,或组织各类表彰会议等
(4)到车间进行实际检查或指导。优秀的企业家都注重及时了解本组织的生产、营销、资产运算等方面的情况,这离不开亲自去做市场分析产品分析、资产分析等
(二)日常事务的时间安排要求
日常事务的时间安排要求有如下几个方面。
(1)统筹兼顾。所谓统筹兼顾,就是安排日常活动既要从组织的全局出发统一筹划,又要兼顾领导的实际情况。
(2)安排规范。就是根据组织领导的分工,明确规定哪一类组织活动应由哪些领导参加,避免出现随意性,注重实效,克服形式主义。
(3)效率原则。日程表的安排要体现效率原则。安排领导的时间要留有余地,不要安排得过于紧密,要给领导有空隙时间。
(4)突出重点。采用ABCD法则,对完成中心工作有直接联系或重要的活动,要优先安排,加以保证,以便领导集中精力办大事,防止领导疲于奔命,力戒形式主义ABCD法则是指先做重要而紧急的任务,即A类事务;再做重要而不紧急的任务,即B类事务;后做紧急而不重要的工作,即C类事务;再处理就是类,可做可不做的事务,只有这样安排,才能提高效率,充分利用时间,合理分配精力,完成工作任务。
(5)适当保密。领导的日程安排,一般都是自制成一览表的形式。日程表给领导一份,给秘书科长和其他领导一份,再就是有关科室和司机一份。不过,给科室和司机的日程表,内容不能太详细,以防泄密。
(三)日常事务的时间安排注意事项
(1)日程表编写以记叙、说明为主要表达方式不加评论,不进行过多分析,简洁而且具体,使人一目了然。
(2)月计划、周计划、日计划不要安排得太满,其是后两者。因为环境随时变化,领导要根据不同的情况作出一定的改变,所以编写要留有余地。活动与活动之间要有一定的空隙时间,以避免发生时间冲突。
(3)所有的日程安排都应按领导的意思去办。在制定日程安排表的过程中,应养成谦虚细心的习惯,事不论大小,都要认真去检查核对。然后再请领导审核,这样一方面减少错误,另一方面也提高工作效率。经领导审核通过打印成表并送给相关部门,同时要留有备份。(4)对已经处理完的工作:一般应注明结果,对没处理的也一样,这样避免漏掉一些重要内容,也帮助领导随时掌握信息。

(编辑:admin)

标签:机关工作经验 机关工作 机关常识
 
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