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结构是公文内在的骨架，结构安排合理公文的材料、观点等因素才能在一篇公文中得到有机的统一成为一个坚实严密的整体。而结构安排不当的公文，往往整体感不强，各部分之间比例不当，缺少必要的内在联系，中心不突出，逻辑性不强。结构的好坏往往体现作者思路是否清晰。
一、结构的重要性
（一）结构是文章写作的“蓝图”
建设房屋，要事先做好设计，绘制出蓝图。撰写文章，也要预先进行组织安排，设计好结构。结构就是文章写作的“蓝图”，有了它，作者对于先写什么，后写什么；如何开头，如何结尾；怎样衔接，怎样照应等等，便胸有成竹，写起来才能从容顺利，有条不紊。
（二）结构是文章阅读的“向导”
作者写文章都希望读者能把握文章的组织脉络，领会它的内容层次和要点，而不希望读起来如堕入云里雾里，辨不清方向。结构井井有条的文章，层次分明，段落清楚，言之有序，为读者提供了文章层次和要点的“向导”，使读者能省时省力地领会文章的内容。
二、公务文书结构的基本内容
公文和其他文体一样，结构内容包括开头和结尾、层次和段落、过渡和照应等，安排结构就是在总体结构思路的指导下，组织好这些环节，构成相互紧密联系的有机整体。
（一）开头和结尾
1.开头
开头是公文正文的起点和入笔处，又称导语。开头简洁新颖，可以使读者一下子抓住公文的主题，吸引读者往下看。公文中的导语要表达的主要内容是:制发公文的目的，公文的指导思想和主要内容，公文所针对的实际情况，公文所要解决的问题，制发公文的重要性和必要性等。
公文的开头由于文种和内容的不同，写法也不同，最常见的公文开头主要有:
（1）起因式
即文章一开始就讲问题的缘起，说明为什么要写这篇公文，般用“由于”“鉴于、随着”等用语引出。
（2）时间式
即文章一开始先点明某事、某情况的时间。可用一些表示时间的用语开头，如“……之后”、“最近”、“近几天来”“近来”等。
（3）事情式
即文章一开始就把事件、情况简叨扼要地介绍清楚
（4）引文式
即文章一开始引用公文或领导指示中的一段话作为引子或点明主题。
（5）的式
开宗明义，第一句就说明木文的日的，多使用“为了”“为”等。
（6）根据式
即文章一开始先说明制作公文的依据，多用“根据”、“遵照”、“按照”等开头。
2.结尾
公文的结尾，又称结语。结尾巧妙有力，既可使读者加深对公文主题的理解，又可以激发读者的情感。
结尾通常采用下述形式:
（1）发出号召，提出希望利要求
如《国家土地管理局关于表彰全国土地开发复垦地（市）级先进单位的通报》结束语为:
“希望各级土地管理部门以先进单位为榜样，充分发挥土地管理部门全面统一管理土地资源的职能作用，把土地开发复垦工作不断推向前进”（2）使用专用术语，总结全文
如请示结尾要提出肯定式要求，多用“以上请示是否妥当，请批示”、“当否，请指示”。还有许多公文结尾可以套用“特此通知（批复、函告、报告等）”句式。
（3）说明公文生效、施行时间或宣布原公文废止以及处罚措施等有关事项。
如规章性公文结尾多用“木办法白发布之日起施行”、“本规定自发布之日起执行，原某某公文同时废止”。
（4）概括与深化主题，帮助读者进一步理解全文
常使用这种结尾方式的公文是调查报告，在结尾总结性地写出报告的主要观点。
（二）层次和段落
1.层次
层次指公文各部分内容表达的先后顺序，体现着提稿人对全局和局部所作的安排。层次的结构方式较为灵活，没有固定模式，但也有规律可循，归纳起来总的有以下四种:
（1）并列式
即将全文内容划分成若干层次，每一层次之间是并列关系。综合性的报告、总结、计划常用此方式。
（2）递进式
这是按照内容的逐步推进，层层加深而安排的一种方式，层次之间为一层深似一层的递进关系。命令、决定、请示、报告多为这种方式。
（3）时序式
即按事情发展的经过和时间的先后顺序安排层次，各层次之间浑然贯通，联成一体。情况报告、表彰或批评性通报等多用。
（4）总分式
即先从总体上概括内容，然后再具体分述；或先提出分论点。
（2）使用专用术语，总结全文
如请示结尾要提出肯定式要求，多用“以上请示是否妥当，请批示”、“当否，请指示”。还有许多公文结尾可以套用“特此通知（批复、函告、报告等）”句式。
（3）说明公文生效、施行时间或宣布原公文废止以及处罚措施等有关事项。
如规章性公文结尾多用“木办法白发布之日起施行”、“本规定自发布之日起执行，原某某公文同时废止”。
（4）概括与深化主题，帮助读者进一步理解全文
常使用这种结尾方式的公文是调查报告，在结尾总结性地写出报告的主要观点。
（二）层次和段落
1.层次
层次指公文各部分内容表达的先后顺序，体现着提稿人对全局和局部所作的安排。层次的结构方式较为灵活，没有固定模式，但也有规律可循，归纳起来总的有以下四种:
（1）并列式
即将全文内容划分成若干层次，每一层次之间是并列关系。综合性的报告、总结、计划常用此方式。
（2）递进式
这是按照内容的逐步推进，层层加深而安排的一种方式，层次之间为一层深似一层的递进关系。命令、决定、请示、报告多为这种方式。
（3）时序式
即按事情发展的经过和时间的先后顺序安排层次，各层次之间浑然贯通，联成一体。情况报告、表彰或批评性通报等多用。
（4）总分式
即先从总体上概括内容，然后再具体分述；或先提出分论点，再加以概括。通知、计划、通报等常用总分方式。
2.段落
段落，又称自然段。它是文章的思想内容出现转折、停顿、强调、间歇等情况时所造成的文字的停顿，它具有换行时空两格的明显标志。
层次和段落的关系非常密切。层次，侧重于文章内容的划分；段落，着眼于文字表达的需要。层次和段落有时是一致的，有时不一致。
划分段落是文章的结构的一个很重要的工作。划分段落太粗或太细，既影响阅读，又妨碍表达。划分段落要遵守三个原则:
（1）单一性，即一个段落只能表达一个意思。
（2）完整性，即一个意思要集中在一个段落中表述。
（3）美观性，即全文段落要长短匀称，过长阅读吃力，过短跳跃太多。
（三）过渡和照应
过渡，是上下文之间、两种不同意思的衔接和转换；照应，是前后内容的关照呼应。过渡和照应是使文章结构严谨，意思连贯的一种重要手段。
常用的过渡方法有三种:
1.使用过渡词语
用关联词或转折连词将上下层次联系起来，过渡词语一般放在后段的开头。
2.过渡句
用一句话来承上启下，可放在前段末尾，或后段开头。句式可用设问句、陈述句。
3.过渡段
即过渡句单独成段。常用于篇幅长、内容丰富的文章。
常用的照应方法有两种:1.开头和标题相照应，常用于转发、批转的公文和批复、调查报告等。
2.开头和结尾相照应，这种方法可以概括全文，突出主旨，加深印象，常见于报告，如以“现将报告如下”为开头，结尾则写“以上报告如无不妥，请批转…执行”。