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“三合一制度”是广大基层文书工作人员在实践中总结而形成的一项文书档案管理制度，较好地将文件归档与档案管理紧密地衔接为一个工作环节，使之实现平稳过渡，具有较强的指导性和操作性，是行之有效的工作制度。“三合一”制度由归档制度、分类大纲、保管期限三部分管理文件组成，是文书归档工作的依据性文件。
一、归档制度
一）归档范围
具体规定文件归档的范围，明确哪些文件必须归档保存。在归档范围内，一般除指明必须归档的文件外，还同时指出不需归档的文件。原则上，凡是本单位在工作中直接形成的具有查考利用价值的各种文字材料、图表、账簿、声像等均属归档范围。不归档范围内的文件不得擅自归档。
（二）归时间
明确本机关文件的归档时间。归档文件一般应在次年第一季度前立卷归档，并移交机关档案室归档。机关形成的声像材料等应随时归档。一些非按自然年度为周期而形成的文件，可按工作年度归档立卷，如教学年度、工程年度等，专门性文件或驻地分散的个别业务单位的文件，为便于日常查用，可另定切合实际的归档时间。
（三）归档要求
根据国家档案局制定的《机关档案工作条例》，机关文书部门或业务部门应按下列要求向档案部门移交档案:
1.应归档的文件齐全完整
归档文件必须经过科学系统整理，分类准确，能正确反映本机关的主要业务工作情况，保持文件之间的历史联系并区分文件保管价值，组成规范的保管单位，有利于保管和查找利用。
2.归档文件必须进行编目和技术加工
去除原文件上的金属物，对破损或污损的归档文件进行技术处理；归档文件经编号固定和文件整理后的物理位置，加归档章，填写归档文件目录，正确填写档案盒上的档案标记和盒内备考表。
（四）归档份数
一般归档一式一份，重要的和利用频繁的适当增加归档份数。
（五）归档手续
所有归档的档案必须有完整的移交目录（一式三份），交接双方各持一份，存档一份。移交（接收）档案时，要认真行交接手续，填写档案移交（接收）登记簿，接受双方签字，以示负责。
二、分类大纲
分类大纲是对归档文件进行分类的指导性文件分类是将机关产生的文件按照一定的特点，同其所同，异其所异，分成若干类别分类大纲的拟订，应根据机关的工作职能和文件的具体实际情况，符合分类的逻辑原则，力求简明、严密、便于管理，分类的结果应客观地反映机关的历史面貌。分类大纲规模和层次的确定、各类目划分标准的选择、各类系关系的确定和类名的选择，对于归档整理工作的质量具有决定性的作用。分类大纲，是一个机关内文件分类的表现形式，它是用文字或图形式表示一个机关内文件分类体系的一种文件，也是进行文件分类的依据。一个机关内的文件应根据其内容和载体的不同，编制统一的分类方案，分类方案编制好后，一般不要随意变动，以保持其一致性和连续性。分类大纲一般由顺序号、类别、条目（或款目）、说明四部分组成。
一）类别
它即文件的不同种类。类别的设置要周全，不能造成有的文件无类可归，同时，各类别要相对均衡，不能有的类别文件数目庞大，而有的类别只几份文件。也就是要按照一定的标准对归档文件进行正确的分类。分类的常用标准有按年度分类、按问题分类和按组织机构分类
1.按年度分类
按档案文件形成的自然年度或工作年度分成若干类别。分年度就是区分文件的所属年度，把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。现行机关的归档文件整理工作，是按年度分开进行的，不同年度的文件一般不得放在一起归档。按年度分类符合机关按年度归档的现实，可以较好地维护和再现机关工作的历史过程。一般机关可按自然年度分类，简便易行。学校可按教学年度，建设单位可按工程年度。年度的确定可按机关工作的特点来做决定。使用年度分类应注意以下几种情况:
①一个文件有多个时间特征的，如文件的成文日期、签发日期、公布日期，应以文件签发日期确定文件的所属年度。
②跨年度形成的文件，如召开会议、处理案件等文件归档时就放入办结年度，对于计划、总结、统计等内容涉及不同年度的文件，可以存在针对年度里，也可以放在它们形成年度里，但不论放在哪个年度里，一定要统一，不能今年放在针对年度，明年又放在形成年度，人为地造成混乱。
③几件文件作为一件时，确定件的日期时，应以装订时排在前面的“件”的日期为准；如正本与定稿为一件时，以正本日期为准，来文与复文为一件时，以复文日期为准。
④文件没有标注时间时，应根据文件内容推断出准确或相近年度。
2.按问题分类
按文件内容所反映的主题（问题）设类。问题分类法就是按照机关文件所记述和反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。也就是说，不管是机关内哪个组织机构形成或办理的文件，只要是记述和反映同一问题的文件，都归人一个类别内，以集中反映某一个问题的来龙去脉及办理情况。在实际工作中，机关文件反映的主题十分庞杂，但都不会超出机关的职能范围，而且不会有太大的变动，因此，在按问题分类时，可以机关的工作职能为划分标准，以机关职能为类目名称，然后再添加综合类。这种方法适合于文件量不大的小机关，或内部机构变动频繁的大机关。
3.按组织机构分类
按机关内部机构来设类，就是根据机关内部设置的第一层机构（处室）对归档文件进行分类，哪个机构形成、阅办的文件就归哪个处室。说到底就是一个机构设置一个类，机构名称就是类名，各类的次序按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列，一般是领导机构、综合性部门排在最前面，再依次排列各业务部门。作为一个相对独立的工作实体，同一组织机构内产生的文件具有较为紧密的联系，能最大限度地保持文件之间的有机联系，维护历史的面貌。从整体来看，按组织机构分类客观地反映了机关的工作现状和全貌。按组织机构分类的方法比较适合于一些内部机构相对稳定而且职能明确、文件数量比较大的机关部门。
（二）条目
条目是在类别名称下预拟的所属文件类的名称。条目的拟订，主要依据文件本身的基本特征进行，如文件的作者、时间、文件种类、文件字号、地区、通信者、载体、使用价值等。每一条目就是一组有密切关系的文件，可以据之组成基本的保管单位。在第一条目之后，可注明该条目的简要说明、保管期限。如:“重要（或一般）永久，以便于归档整理时操作。
条目的拟写必须粗细得当，简明扼要，力求每一条目都能够反映出所包括的文件的责任者（作者）、问题（内容）和文件名称（或类型），使人能一目了然地看到条目包括的是谁制发的什么内容的何种性质的文件。
（三）顺序号
顺序号是对类别和条目进行系统排列固定位置后的编号。在分类大纲中有两组顺序号，一是类别顺序号，二是条目顺序号，均用阿拉伯数字标注。如机关内文件的类别和量相对稳定，可采取大流水方法编号，这种方法简单实用，如机关文件变动较大，或新单位对文件状况还难以准确把握，则可采取空号法，在实际工作中进行调整，待时机成熟后，则再固定编号。
（四）说明
分类大纲拟定后，应对其分类的依据结构、使用范围和使用方法作简要说明，附于分类大纲末尾，以利于使用者能准确把握分类标准。
三、保管期限
保管期限是指归档文件转化为档案后的保管期限，分永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。保管期限确定后标注于分类大纲的条目之后。（一）保期限确定的基本原
需要永久保管的文件主要包括:本机关制定的法规政策性文件；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件；本机关职能活动中形成的重要业务文件；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；本机关机构演变、人事任免等文件；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件。
需要定期保管的文件主要包括:本机关职能活动中形成的一般性业务文件；本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件；本机关人事管理工作形成的一般性文件；本机关一般性事务管理文件；本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件；下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件。
机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件的归档范围及其保管期限，按国家有关规定执行。
（二）保管期限的分析方法
1.分析归档文件的责任者
文件保管期限的划分应“以我为主”，即“我”形成的归档文件的保管期限相对较长。这里的“我”，一是指本机关，包括本机关各部门、直属机关等；二是指本系统指本机关同一系统或同一系统的上级机关，尤共指具有垂直领导关系的机关；三是指与本机关密切相关的机关。
①分析归档文件是本机关责任者还是外机关责任者外机关形成的非本机关主管业务的文件不归档；外机关形成的属本机关主管业务的文件，应在本机关归档，但保管期限短。在相同内容、相同文种的情况下，本机关责任者形成的本专业文件比外机关责任者形成的本专业文件至少要长一个档次②分析归档文件是本系统责任者还是外系统任者。外系统形成的非本专业文件在本机关不归档；外系统形成的本专业文件在本机关可归档，但其文件的保管期限较短。在相同内容、相同文种情况下，本系统责任者形成的本专业文件比外系统责任者形成的本专业文件至少长一个档次。
③分析归档文件是本级责任者还是上级、下级责任者本级任者形成的文件，其保管期限相对较长。上级形成的文件比下级的要长。发文机关的级别还需考虑是本系统还是外系统，是党政领导机关还是其他机关等情况。④分析归档文件是多个责任者还是单个责任者。划分保管期限时，无论是单个责任者还是多个责任者，只要有本机关责任者其保管期限就相对较长。应注意的是，多个责任者中要区分本机关是主办机关还是协办机关；如本机关是主办机关则视作本机关的单独发文来划分保管期限；如本机关是协办机关，则比本机关单独发文的保管期限稍短一点。
⑤分析归档文件在运转过程中的责任者。文件在主送、抄报、送阅等运转过程中，可能会出现上级批复、领导签署意见等情况。此时保管期限应从长。如有批复的请示一般保存30年以上；无批复的请示一般仅保存10°。
2.分析归档文件的内容
分析归档文件内容是确定档案保管期限最重要的方面。归档文件内容为“重要的”其保管期限相对较长。“重要的”主要指三种情况:一是反映本机关的主要职能，其中以反映本机关职能的典型性问题尤为重要；二是反映本机关的基本面貌，如年度以上工作总结、综合统计表等；三是反映本机关经济关系，如本机关的房产、物产及其他债权债务文件。
①分析归档文件是否体现机关主要职能。一是归档文件的内容是否为本机关主要职能。二是其内容是否反映本机关主要任务。三是其内容是否反映本机关的主要工作。四是其内容是否反映了本机关的中心工作。五是其内容是否反映了本机关的主要活动。六是其内容是否反映了本机关主要工作事项。七是其内容是否具有典型性。上述情况，其保管期限从长。
②分析归档文件是否反映本机关基本历史面貌一是归档文件是否反映本机关辖内工作全貌。二是归档文件是否反映本机关工作状况。三是归档文件是否反映了本机关的工作水平。四是归档文件是否反映本机关工作规模。五是归档文件是否反映本机关工作变化。六是归档文件是否反映了本机关的工作发展。七是归档文件是否反映本机关较长时间的工作情况。上述情况，其保管期限相对较长。
③分析归档文件是否反映本机关的经济关系。总体来说，价值高、债权债务时间长的归档文件其保管期限长主要有三种情况:一是反映本机关产权关系的归档文件。二是反映本机关债权债务关系。三是反映下属单位的经济关系。
④分析归档文件是否涉及个人利益。归档文件涉及本机关人员较重要个人利益，涉及外单位个人利益，如行政确认工作中形成的宅基地使用证、房屋产权证、公民学历和学位的证明、婚姻等文件；行政征收工作形成的财产税和行为税等文件；安置、抚恤、优待、补助、救灾扶贫等行政给予工作中形成的文件，一般应作永久保管。
⑤分析归档文件利用的时效性。某些文件只能在一段时间内有作用，其保管期限从短。但是文件的时效性不是档案保存期限的决定因素。档案是一种历史记录，决定档案有无保存价值主要还是其能否反映本机关主要职能、历史面貌、经济关系和个人利益等这些档案在确定其保管期限时就应从长。
归档文件保管期限划分应从归档内容是否重要来分析，同时还要结合文件的责任者来分析，一般来说，本机关、本系统责任者形成的内容重要的文件，可永久保存；内容一般重要的可定期（30年、10年）保存外机关、外系统形成的属本专业内容，且重要的文件，可保存30年；内容为一般的可保存10年，非本专业的文件一般不归档。为了方便计算机辅助确定保管期限，归档文件内容的重要程度可用分值来区分。
3.分析归档文件的形式
归档文件保管期限划分应以形式是否重要为主这里的“重要”指规范性”、“权威性”、“正式性”和“珍贵性”。
①分析归档文件的文种。反映方针政策、重大事件、主要业务活动，具有权威性和重要性的决定、决议、命令指示、条例、纪要、报告等，比处理日常事务的通知、简报、来往函件等保管期限长，但通知、函等文种还要根据其内容的重要程度来决定其保管期限。
②分析归档文件的稿本。归档文件的正本比副本、草稿的保管期限长。但有些重要文件经反复修改，其过程性的草稿、征求意见稿、送审稿、报批稿等都很重要，这些重要文件要结合其文种及其文件本身的重要性来划分保管期限。
③分析归档文件的外形特点。有重要领导、著名人物的题词、批注、签字的文件有权威性，具有纪念价值。某些文件因载体古老、珍稀而具有文物价值，某些文件因书法或装而具有艺术价值。这些归档文件都可作永久保存。
④归档文件的形式分析要结合文件的责任者、内容的重要性等来分析。一般来说，本机关、本系统上级机关形成的重要文种的文件，可永久保存；一般文种的文件可定期（30年、10年）保存。
4.用计算机辅助确定归档文件保管期限的方法
计算机辅助确定归档文件保管期限的方法主要使用抽词比较法。可在月末或每年年底成批处理，也可随办随归对单份文件处理。
①编制归档文件责任者、内容、文种的词表，并按上述分值对每个词条给分。这些词条可预先列出一部分，其余的在录入时由计算机系统以“自学习”方式建词表。二是列出归档文件内容的主题词并划分为两档:重要的、一般的，分别定出相应分数。三是列出各种归档文件的文种、分数。②根据现行文件的格式确定不同的模板。如模板一:责任者、内容、文种；模板二:内容、文种。确定模板的目的是为了计算机自动抽词进行比较时更为方便。
③编制计算机程序。其核心内容是将电子公文的题名中各段与词表相比较，责任者、内容、文种一致的则抽出，并给出相应分数，最后汇总分数。④每份或一批电子公文形成后，在设计好的程序中运行，根据汇总分数，初步确定保管期限，最后由人工审核保管期限划分的是否准确。