公文的编目是什么如何做
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归档公文,须详细登记,
编制目录,以便考,是日编目。分条列目,依序编录使之纲举目张,此编目之意义也!档案目录种类甚多,其主要者约有下列诸种。机关可依其需要而先后编制之。
一、案卷目录。每卷皆有详细目录,即案卷目录单,此单以一文件为单位。归档文件有前卷可以归附者,即于归附装订之后,将其案由、文别、及附件等,分别依次登记于文卷所附之案卷目录单上。如其文系第三件,则登记于第二件后。如为新起案件,则于立卷装订之后,应以其事由、文别、登记于第一行,是为本卷之第一件。此项目录犹如一书之目次。来复文可并作一行登记,以复文为主,而来文字号则记入备考栏。他种目录亦然。
二、分类目录。依照档案分类表而编制之分类目录,以一案卷为单位。凡某类某纲某目中,每立一案卷,即应将立卷日期、卷名、登记分类目录中。同案文件,应登于一张之上,一案一页为原则。较多者,可登记二页以上,而注明其页次。一件有关甲乙二案者,应互注互见字样。其卷号应依同目中既有登记案卷之次序编定之。依次编列,约一百页,订为一册。在案卷复杂之类目中,如关于人事抚恤之类,姓名众多,应于卷号之上,加列字别,则便于辨别与在考。
三、标题目录。案卷目录单为一卷中每件公文之目录。然每一公文之内容,有包括数种事类者。如日本向盟军投降报告,则含有日本、同盟国、军事、投降四种标题。又如河北省立中学请求发给复员费用星文,则含有河北、中学、复员、临时费等标题。此等标题皆当用检字方法,分别编目,依次排列,以期于任何标题之下,均可将此文检出。其编制方法与分类目录同。一文而有数种标题者,得用互见之例。其次序依笔画或检学号码非列。四、专案目录。凡特别重要而又具有连锁法之容1,可依行政之需要而编制专案目录。如接收台湾案件,有外入建设者,有外入文化教育者,又有分入财政、军事、交冠、人事者,我等为便于处理政务计,即所编一专突目录-张收台湾染讲目录。
五、机关目录。依照发出或收受机关之a称而编制机关目录,可供检寻调阅之用。其目当以机关行政系统为序。同一机关,可登一页。以一机关一页为原则。多者可续登数页,并注明其页次。通令或代电,只登于每类机关之第一号目录页,并说明于备考栏。亦百页订为一册。
六、姓名目录。依照收发私人姓名或案由中主要人名而编制姓名目录,亦可便检调。司法行政部档案设姓氏事件甲乙两索引簿、即此意也。编制同上,惟其次序应依笔画或检字号码排列。