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提高公文写作水平的基本方法
2020/3/20 8:52:12     公务员招聘考试网  浏览次数:                                字号:T | T
[ 导读 ] 最新公文写作技巧。

提高公文写作水平的基本方法
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提高公文写作水平的四个基本方法是:阅文法、模仿法、修改法、多写法。本节主要介绍每一种方法的特定含义、具体做法与作用,并举例进行说明。具体如下。
阅文法
(一)特定含义
阅文法的特定含义有两个,一个是对于相应的公文管理办法的认真研读,一个是对于相应范文的认真研读。
(二)做法与作用
阅文法的第一个做法是,认真研读公文管理办法。每个系统都有本系统公文管理办法,一般山该系统最高权力机关制定并发布。比如国务院系统,前文提到,2000年国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》。这是国务院系统最高权力机关对于公文管理的最新规定。作为国务院系统工作人员,特别是在国务院机关工作的人员,要想提高公文写作水平,第一步,必须从这里做起。这是根本。作为国务院系统工作人员,要提高公文写作水平,如果连国务院对于公文写作的规定和要求都不了解、不理解、不掌握,所谓提高公文写作水平又从何谈起?
阅文法的第二个做法是,认真研读相应公文范文。何谓相应范文?首先是上级文,其次是通过其他途径获得的公文,只要水平上乘,均需认真研读。
(三)举例说明
关于第一种做法,即认真研读相应公文管理办法,如何去做?比如是在人民银行系统工作,或在教育系统工作,如果要提高公文写作水平,如果想从根本上解决问题,第一步,一定认真研读相关公文管理办法:本系统有多少种公文,每一种公文的主要功能是什么,格式有什么要求,语言有什么要求等,要研究准,研究深,研究透。
运用这一方法的另一面,实际上也为各系统最高管理层提出了要求:要抓公文管理,第一步不是要培训机关人员,而是出台本系统公文管理办法。作为一个系统,如果没有明确、权威而稳固的公文管理办法其系统所有人员的公文写作,则无“法”可依了。无“法”可依,公文写作水平又如何提高?
关于认真研读相应范文,如何去做?比如上级来文,如果公文写作者经常写作部署工作的通知,当收到上级机关同类公文时,一定要认真研读。读什么?读标题、读开头、读过渡、读照应、读结语、读措辞。这些内容都需认真研读,目的是从中获得借鉴。
对于其他文种的研读也一样。如果经常写作通报,经常写作批复,经常写作函或会议纪要,当收到上级机关或遇到其他机关相应公文时,只要其写作水平较高,令自己佩服,均需认真研读,从中获得借鉴。
他山之石,可以攻玉。长期坚持去做,公文写作水平定会有较大提高。
二、模仿法
(一)特定含义
模仿法是对于上述阅文法的承接,主要是对阅文法中第二种做法的接,即对于认真研读公文范的小接。初学公写作,允许对于公文中的范文进行模仿。其前提是对于公文范文的认定、备份与积累。
(二)做法与作用
模仿法的具体做法,是指对于同种公文的范文进行模仿。自己要写某一公文,如果不知道从哪里入手,或找不到写作该种公文的语言感觉,比较简便可行的方法是,先把以往早已备份好的同种公文范文挑选出来,作为借鉴。有感悟能力的公文写作者,比较容易就能从该范文中得到启发,并找到自己写作该种公文的模式与感觉。所要模仿的,主要是该范文的格式、结构和语言,所要更换的,是该范文的内容。从这个意义上说,公文的写作过程,可理解成是一种“更换”公文内容的过程,是对作为范文的公文内容的更换,所要保留或基本保留的,是原范文的格式、结构和语言风格。当所要表达新内容比较完好地更换上去了,可以说,一篇新的公文的写作就完成了。完全可以照猫画虎一样做。这可以理解成是提高公文写作质量的一条比较快捷的途径。
其实,不光是公文写作可以这样做,往大处说,人类所有进步行为的最初起点大都是从模开始的,都是从对于前人或别人有益行为的模仿而获得的。人们总说人的第一任老师是自己的家长或幼儿园老师,只要细想一下就会明白,其实就是模仿,或许也只能是模仿。这种方法用在公文写作上,非常简单易学,且学之有效。最关键的是,对于所要模仿的公文,一定要选准,被模仿的公文,必须是那种有资格作为范文的公文。否则就“画虎不成反类犬”了。
(三)例文说明
例文1:
中国人民银行公告
2002第8号
中国人民银行定于2002年4月26日发行2002年观音幻彩纪念金币一枚。该币为中华人民共和国法定货币。
一、纪念金币图案:
(一)正面图案
该纪念金币正面图案为普陀山朝圣门,并刊国名、年号。
(二)背面图案
该纪念金币背面图案为幻彩背景的送子观音图,并刊面额。
二、纪念金币规格和发行量办国有资产产权登记管理工作。
二、金融企业国有资产产权登记管理工作按照统一政策、分级管理的原则,由县级以上(含县级,下同)主管财攻机关组织实施。
本通知从2002年4月1日起实施。
(印章)
二二年三月二十二日
说明:
这是一篇专发性公文,有比较明确的收文对象。该文的收文对象主要是三个,第一个是各省、自治区、直市、计划单列市的财厅,第二个是财政部驻各省、自治区、直辖市、计划单列市财政监督专员的办事处,第三是各有关金融企业。公文写作者如果写作的是这种专发性的公文,而且收文对象又不止一个,那么收文对象的写法就可以“模仿”该文写法。首先,从写作格式上说,要顶格;其次,从标点符号的标引方式上说,可以参照此文用号与逗号和结合的方式,在各收文对象之间用逗号,在每一个收文对象内部的各并列单位之间用顿号。这是对于收文单位的“模仿”。至于公文内容的“楼仿”可以从以下几个方面考虑,第一是对于该文标题的“模仿”,第二是对于该文正文的“模仿”。对于该文正文的“模仿,又可以从以下两方面考虑,一是“模仿文的“写作格式”,一是“膜仿”该文的“语言辞”。先看该文正文的开头。这篇“通知”的开头比较典型,是一篇较为规范的“部署工作的通知”的开头写法,表明了该公文的发文目的,且语言简洁明确;接,便是该通知的具体内容,一项一项按照一定的逻辑顺序逐条来写;最后说明了该文所部署的工作开始实施的具体时间。这种写法,可以说几乎适用于所有的部署工作的通知的写作。对于这种较为规范的写法进行“模仿”,便于掌握“部署工作的通知”的写法对于那些初次接触这种公文的写老来说,就更为有益。最后的落款日期按照以前的写法正确,安排最新公文要求,不符合规范,必须为阿拉伯数字。
三、修改法
(一)特定含义
这里所说的修改,不是指作者对自己起草公文的修改,而是指别人对作者起草的公文的修改。修改者可能是作者的直接领导,也可能是公文核稿部门。
(二)做法与作用
通过这条途径提高公文写作质量的具体方法是,不管修改者是谁,不管是公文撰写者的直接领导还是核稿部门的同志,只要修改得确实有水平,确实令人口服心服,那么对于那些被修改的地方,一定要引起公文撰写者的高度重视,一定要引以为戒,极力避免在今后的公文写作中出现类似问题。
具体分析起来,对所起草、所撰写的公文的修改,主要包括三大方面,一是对于公文题目的修改,一是对于公文正文内容结构的修改,另外一个就是对于公文语言措辞的修改。下面分别说明。
先说对于公文题目的修改。公文题目中最容易出现的问主要有两个,一个是所选用的文种不对,另一个是对于“事由”的表述方式不对。文种的不对常易出现的问题也有两个,一个是文种混,比如将“报告与“请示”相互混淆,或是将“行政文书”与“党务文书”相互混淆;一种是将公文与其他实用文体相混淆,比如将公文混同于事务文书和会务文书,误认为计划、总结、调查报告或是领导者在会议上的讲话文稿为公文。这种问题在公文的写作中经常会出现,特别是在刚接触这项工作的人的写作中,更是经常出现,却不易发觉。当写作者起草的公文出现了这个问题的时候,同时当这个问题被写作者的领导或核稿部门发现并纠正过来以后,一定要引起起草者的高度重视,一定要杜绝这个问题的再次出现。公文题目容易出现的另一个问题是对于“公文事由”的表述不清楚。这种问题最容易出现在转发性通知的题目之中,比如,“关于转发××通知”的通知。在同一个公文题目中出现了两个相同的文种,这是在国务院的规定中所不能允许的。当这种问题出现以后,当上级领导或核稿部门把这个问题纠正过来以后,公文起草者也一定要尽力避免这种问题的再次出现。总之,当公文题目中的这两个较大的问题经过别人的“修改”,而且使公文撰写者得以杜绝以后,该公文撰写者的公文写作质量肯定会有一个较大的提高。
再说对公文正文内容结构出现的问题的“修改”。公文正文内容结构比较容易出现的问题主要也是两个,一个是写作顺序不对,哪项内容应该安排在前,哪项内容应该安排在后,公文写者的头脑不清楚,安排颠倒了,甚至完全安排乱了;另一个问题是前后不够一致和统一,前后不相照应,首尾不相呼应。
可以明显看出,公文正文内容结构的问题比公文题目的问题要复杂一些,不易被发现,也不易被纠正。因为正文内容结构问题更多是属于“逻辑”方面的问题,是属于思维方式和思维方法的问题,而不仅是格式和语言表达的问题,比如因果关系的问题,比如提出问题、分析问题和解决问题的逻辑顺序问题,比如时空先后的关系问题等,这些内容在正文结构的安排上都是不可以弄倒的。当这一问题出现并被有关领导与核稿部门发现、修改以后,公文撰稿者对于修改的地方一定要高度重现,一定要避免同类问题的再次出现。
至于前后不够一致、不够统一、前后不相照应以及首不相呼应的问题也是一样。公文的写作有时会出现这种情况,对于全文的内容缺乏整体而统一的考虑和设计,在写前面的内容时没有想到后面要写的内容,写到后面又忽视了前面的内容,造成前后不相一致和统一,使文章自相矛盾或前后内容相互脱节。当这种问题被有关领导或核稿部门发现并修改过来以后,公文摆写若也一定要格外注意,避免同类问题的再次发生。
最后说一说对于公文语言措辞方面出现的问题的修改。在前几章中已经讲过,公文语言不同于其他实用文体的语言,更不同于知识信息类文章和文艺作品的语言,它有着自己非常独特的语言特征和体系。从技术层面上说,公文写作最难解决的问题也是公文语言的问题。公文写作者能否通过自己的写作充分体现公文语言的特征,这是对于公文撰写者的最大挑战。首先,公文撰写者要掌握大量的公文的“专业语汇”,同时,公文撰写者还必须准确运用这些语汇,特别是其中的同义词,一定要清楚它们之间的细微差别。从纯技术的角度说,公文写作者驾驭语言的真正的能力就在这里。比如“以至”和“以致”,比如“试行”、“实行”和“施行”,比如“失误”、“失职”和“渎职”,“结果”、“后果”和“恶果”,诸如此类。公文写者一定要弄清公文语汇中同义词之间的细微差别,而要做到这一点十分不容易。当在这一环节出现了问题,当公文撰写芥对于这一环节的问题毫无察觉,当这一环节的问题被有关领导或核稿部门发现并修改过来以后,这一问题一定要引起公文撰写者的格外注意。中国古人所讲的“一字之师”的道理正在这里。
一位智者说得好,聪明人不是不犯错误,而是不犯同样的错误。这句话用在公文写作的“修改”途径上也恰好合适。避免了同样问题的出现,公文写作的问题就会越来越少问题越来越少,不正是公文写作水平提高的一个重要标志么?还有一种比较智慧的说法成功就是避免失误想想看,所有的成功不都是因为失误甚少、甚至根本就没有失误而出现的吗?所有的失误都避免了,公文的写作质量肯定就会上来了。
还有一点需要特别说明的是,在利用修改这种方法提高公文撰写质量时,不要忘记和忽视一般文章的修改方法对提高公文写作质量的作用。公文“修改法”的运用,确说,应该以一般文章的修改方法为基础,即以作者对自己起草的公文的修改为基础。公文撰写者不该依赖别人的修改来提高自己的公文写作水平,否则不但误解了这种方法的作用,还将导致被动局面。等待别人对自己文章进行修改,水远不是积极的写作态度,依赖通过别人对自己文章的修改来提高自己,那不是谦虚,不是智慧,而是惰性,很难使人积极奋进。一定要高度重视自己对自己草拟的文章的修改,这是请别人对自己的文章进行修改的基础和前提。当自己对自己的文章不满意时,公文写作者和其他文章写作者一样,没有理由和资格拿出去让别人进行修改。自己先要对自己负责,然后别人才可能对我们负责。无论是作文还是做人,道理是同样的。

(编辑:admin)

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