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档案之调阅，多以本机关或其他政府机关因公参考为限。近年以来，欧美档案馆多辟阅览室，供国人之参考其设备之周到，与图书馆之阅览室同。凡其馆之目录、概览、索引以及官报、图书，应有尽有。外国人士，有身份证件，经其本国领使馆之负责介绍，亦得入览。惟开放档案，多有限制。1899年德国巴威略档案馆规定:“凡不妨害国家福利、宗教安宁或道义上之利益者，方可参考。”而1813年以来之档案，则不在此列。美国则凡关人民财产档案，皆不得参阅。英国定章:1885年以后之外交文件。不准阅览。其他国家对于外交文件参考办法，大都规定:凡未公布之外交文件，其事未及五十年以上，及经手人或作者尚未死亡者，皆禁止参考。苏联规定:外国人抄写档案，须经外交部之许可。又伦敦公文馆规定:抄写档案，限用铅笔，不得用水笔。此皆应有之限制也。
公文的的打扫晒晾
档案保日久，必有灰尘，为保持档案之寿命计，应定期打扫。珍贵文件及纸质松脆者，当以猫皮或皮拭之；忌用鸡毛。气候温和节季，且可晾，以驱除微生虫吾国文物经卷，多定期晒晾，每于夏历6月6日举行，可以仿行。惟其时阳光或多雨之地域，则可不拘此日。陆游《居纪事》曰:“每年芒种以前，乘日色，设床暴书，令极燥，入厨厚皮纸幂，勿道风，过小乃开，仍去幂”。亦可法也。
公文的检查
档案室应定期检查。根据收发清单而检查有否尚未归档之公文。根据调卷而检查到期未还之档案。至于档案之重复者，不重要者，失去时效以及应予销毁者，或有损缺，或保存失当者，均应分别注意，及时处理之。如有整理保管档案之错误失事等情，并可于检查时发现而纠正之
公文的编辑
美国档案馆编辑工作，甚为广泛。如政府公文档案之年报，如合众国档案汇报，如专门报告书，如学报以及公很、指南、目录等等，皆由中央档案馆编辑之。我国的官书公报之类，山机关秘书室编辑。实则此等书报由档案室担任之较为合。若论编制统计报告，辑刊历史文件，亦皆档案室应有事也。