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（一）什么是语言
从作用上说，语言是人们彼此之间表达感情、沟通思想、传播信息的一种工具，是思想的直接表达；从构成上说，语言是社会约定俗成的音与义相结合的一种符号体系，它由三个要素构成:一是以语音为物质外壳，二是以词汇为构筑材料，三是以语法为结构规律。从特征上说，语言是思维工具，是人类区别于其他动物的本质特征。
语言可以分为书面语言与口头语言。这两种语言有着十分密切的关系，一般来讲，口头语言是书面语言的基础，书面语言则是口头语言的提炼、加工。口头语言比较平易、朴素、自然、灵活、随机性强，生活气息较浓；书面语言比口头语言规范、严谨、准确、简练。
语言是文章的“细胞”，是构成文章的物质基础，没有语言，文章中正确的观点，动人的材料，精巧的结构等都无法体现。好的文章，不仅表意明确，文笔通畅，而且应该形象生动，具有一种感人的力量，阅读之后感觉是一种享受、一种鼓舞，而要达到这样的效果，最主要的还是靠语言。
学习好语言，提高语言素质，增强语言的运用能力，是学习写作最主要的内容、任务，也是一项最应加强的基本功。
各种不同的文体，对语言的要求有一定区别与侧重，但各类文体也有对语言共同的、基本的要求，这就是:通顺、准确、简练、生动。
（二）公文的语言
以上所提到的通顺、准确、简练、生动等语言要求，也是对公文语言的要求，其中，尤其是准确和简练，更是公文语言的鲜明点。除此之外，公文语言还有如下特点:
1.庄重
所谓庄重，就是指公文的语言要端庄、郑重、严肃、典雅。公文不同于其他文章，它体现着党和国家的有关政策，有些文体本身就具有法律效力。特别是行政公文是行政机关依法行政和进行公务活动的重要工具。正是公文的这种权威性决定了公文语言庄重的特点。
公文语言妥庄重，首先要使用书面语言，而不要用口语。如在公文用语中，使用“商榷”、“不日”“业经”、“拟”等书面语言，而不用“商量”、“不几天”、“早已经过”、“打算”等口语。其次语言要平实质朴，不追求语言的华美形象，不仿造所谓的文学语言，一般不使用借代、比拟、仿、夸张、反语、双关等修辞手法，不使用冷僻晦涩的词语，少使用长句、复句及变式句等，总之，在语言上要朴实自然，平直浅近。
2.严谨
公文是要求有关人员去理解或执行的。为什么这样做？怎样去做？需要注意什么问题等等，都要写得十分准确、周全、缜密，使人们全面、确切、完整地理解，而不能产生歧义或出现漏洞，应该做到“天衣无缝”、“无懈可击，不能给打“擦边球”或“钻空子”的人提供机会。总之，公文极强的政策性和指导规范作用决定了公文的语言必须是严谨的。
做到严谨，总的来说是要注意逻辑严密，要掌握概念、判断、推理的逻辑思维形式。特别是概念，它是反映事物本质属性的思维形式，有了明确的概念，才能做出恰当的判断和符合逻辑的推理，而词语则是概念的语言表述形式。所以语言的严谨对于念的表述有着直接的关系。具体来说应注意以下几点:
（1）使用含义明确的词语。词语的信息容量与信息的确定性成反比，如果一个词语的信息容量太大，就会使人们对词语所含的内容认识很宽泛、很模糊，难以准确理解。因此在公文中要避免词义不确定的词语。如:“近来，工作情况不太好。”“近来”是指什么时间？“工作情况”包括哪些？“不太好”指什么而言？等都很不明确，所以这根本不是公文语言。
（2）使用词的基本义。词语有基本义，也有引申义及比喻义。在公文中一定要用“基本义”而切忌使用引申义和比喻义，避免造成歧义。
（3）使用限定性词语。即通过使用副词、形容词，对中心词加以限定，使之更加准确、严谨地表明意见如中华人民共和国刑法》第86条对于“首要分子”的表述:“在犯罪集团或者聚众犯罪中起组织、策划、指挥作用的犯罪分子”由于在中心词“犯罪分子”前面加上了限制词语，便使首要分子的概念，十分明确，并与其他犯罪分子进行区别、划清界线。
（4）使用介词结构。经常使用介词结构的句型，是公文语言的显著特点。因为公文中，不仅要说明应该做什么、怎样做，还常常要说明这样做的原因、目的、根据，说明执行某种规定的对象、范围及时间等等。这就需要使用由介词和某些实词所组成的介词结构，使语言更加严密、周全。
公文中，常用的介词主要有以下几种:
如:“为适应金融管理体制改革和金融业务的发展…，等。例①表示目的、原因—为、为了、为着、由于、因为
②表示根据、方式—根据、依据、遵照、按照、经过、通过、随着、本着、以、用等。例如:“根据中华人民共和国企业所得税暂行条例及其实施细则的规定，制定本办法。”③表示对象、范围—对、对于、关于、将、除了等。例如:“对不同基金独立设账，分户管理。”
3.规范
公文语言要规范，除要符合语法和逻辑规则外，为体现公文的严肃性、权威性，还要注意以下各类用语的使用:
（1）公文习惯用语
所谓公文习惯用语，主要是指在行文过程中形成的反映公务活动的根据、原则、目的、范围、要求和结果的习惯用语，主要表现在以下几个方面:
①称谓用语:我（局）、本（部）、你（校）、贵（处）、该（单位）等。
②开头用语:兹因、兹介绍、值此、根据、按照（遵照、依照）、为（为了）、关于、对于、由于、查（近查）、奉、自等。③时空用语:现在、目前、在即、当即、从速、过去、将来、某些（地区）、有些（地区）等。
④经办用语:经、业经、兹经、现经、查收、查复、暂行、