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会议材料类事务文书是比较特殊的一类，包括开幕词、重大会议的工作报告、一般的会议报告、领导人讲话稿、会议发言稿、汇报提纲、传达提纲、闭暮词等，都是用来宣讲的（实际上这类文书也可以统称为会议讲话稿），接受对象是听众而不是读者，是让人听的而不是供人阅读的。这种特珠的用途，决定了这类事务文书的写作必须因人制文，有的放夨，必须首先考虑到要让人听得懂、记得住。语言通俗易懂、有感召力，句式短促、节奏明快，就成了这类作用于听觉的文书的共同特点和写作要求。
这里要介绍的是开幕词、闭幕词和重大会议的工作报告（简称会议工作报告）。一般的会议报告，内容及写法等都因会而异，随机性大，难以概括介绍。领导人讲话稿也是这样。会议发言稿则是一个泛指，一般是排除了工作报告、领导人讲话、开（闭）暮词等指的是与会代表各种内容和形式的发言稿，如讨论发言、中心发言、小组发言、宣传场合的集会或会议的演讲演说及各种事迹报告等。汇报、传达提纲，也有以书面形式直接与汇报对象或广大读者见面的，但更多的是口头向上级汇报或向有关群众传达的文字依据，是汇报或传达内容的纲要。口头汇报多不是正式会议，而口头传达则都是在正式会议上。前者的对象可以是一个或几个领导，后者的对象是有关群众（小型或全体会议）。汇报、传达提纲的内容没有一定性，只是文字表述有概括、提要的特点，有条理化的形式特点。
会议材料类事务文书，也可分为非工作会议的演讲（说）稿或工作会议讲话稿两大类。演讲稿也是会议或集会上讲话的文字稿，但这些会议或集会属于宣传场合而非工作场合，如事迹报告会、英模事迹报告会及各种主题的演讲集会或演讲比赛等。作为事务文书的演讲稿和会议讲话稿，也不包括礼仪性集会或会议讲话、发言的文字稿，如祝词、贺、欢迎词、答谢词、欢送词、告别词等，这些属于生活文书的社交礼仪类。这里要介绍的会议材料类事务文书，从“秘书写作的角度出发，重于工作会议讲话稿。非工作会议（宣传场合）的演讲稿写作，更强调文字表达的情感性、动态性和鼓动性，文学性和艺术性更浓。
为领导同志起草一般的会议讲话稿（非会议工作报告），应注意突出政策性和指导性。要做到这一点，应该明确两个内容:一是要明确会议的内容和与会对象，即一定要清楚会议的中心议题（是研究、讨论或解决什么问题）、会议的背景（会议议题的已有成绩及现在的形势）、参加会议的代表（或人员）情况（级别、业务等）。二是要明确领导意图，包括领导同志的身份、主管的工作、出席该会议的目的。只有明确了这两方面内容，才能让领导同志的会议讲话更有针对性，更有指导作用。实际工作中，经常出现或仍然存在领导到会讲话只是从形式上表明领导重视，并无实际作用的现象，主要就是因为领导同志或起草讲话稿的秘书人员没有弄清有关情况，以至“到处指手画脚”培指挥。
（一）开幕词和闭幕词
开幕词和闭幕词，是会议的序曲和尾声，也可以说是具有特定内容和特定意义的演说词。
开幕词是大会开始时由有关领导同志或会议组织者向大会作的带有引导性、提示性的讲话，主要内容及目的是宣布会议正式开始。开幕词一般应简要明确会议的指导思想和主要议程（任务），简要说明召开会议的背景、会议的组织及筹备情况、出席或列席代表到会情况等，并对会议的意义作出估价、对会议的进行提出希望和要求。
开幕词应具有高度的概括力，语言简洁精炼，切忌长篇大论，也无须分析、阐述或举例说明，明确会议的宗旨及会议的开法即可。
开幕词一般由开头、主体、结尾三部分组成。多用于时间较长、意义重大的会议（或也用于公众活动），如各级人民代表大会、党代会、政协会议、职代会及一些影响面广、有特殊社会意义的会议（公众活动）。
开头，包括称谓和引言两项内容。称谓，与主送机关或受文对象相同，写作时应占行顶格书写。通常，代表大会开幕词的称谓用“各位代表”或“同志们”，显得严肃庄重；而运动会、交易会、外事会议等则应用“各位来宾，各位朋友”或“女士们，先生们”，显得客气礼貌。开头部分的“引言”，是紧接称谓之后宣布会议开幕或活动举行的简短文字，明确会议（活动）全称后加“开幕”或“正式开幕。有些在引言中还应简要介绍到会情况（另有会议主持人介绍到会情况的，引言中可略去该项内容）引言中应该让人明确会议名称、届次、时间、地点等内容。
主体，是开幕词的核心内容。通常，代表大会的开幕词，这部分应简要介绍会议的背景（在什么情况什么历史条件下召开的，对上次会议以来的主要成绩与经验进行高度概括）、明确会议的任务和主要议程，并对会议的意义作出估价，明确会议的要求。代表大会以外的会议，这部分内容应视情况而定，因会因人（对象）而制。
结尾，是开幕词的结束语，通常是写对会议的希望或向与会代表发出号召，要求有鼓舞力量。现多用惯用语结尾:“预祝大会圆满成功！
闭词是呼应开幕词的，与开幕词相对应，是同样性质的会议结束时领导同志所作的总结性和号召性的讲话。如果把开幕词看成是对会议的预想或计划，闭幕词则是对会议进行总结和评价。
闭幕词的写法比开幕词灵活。通常是以开场白或结束语照应开词的“宣布会议正式开”，庄严宣布大会圆满结束或胜利闭幕。主体部分，则多为两项内容:一是概括地总结、评价会议，肯定会议取得了什么成果，有何意义，进一步明确会议的基本精神或主要精神；二是发出号召或提出希望，号召为实现大会提出的目标、任务而奋斗。
开幕词和闭幕词有极强的针对性和时限性，与某一具体会议形成一对一的关系，不像一般讲演词那样可以易时易地而用。文例中的致辞即为开幕词和闭幕词。