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公文的制发符合行文规则，并不等于公文就自然生效。公文要发挥现实执行效用，还必须同时具备下列四个方面的必要条件，缺少或不具备其中任何一项，公文都不能发生效力。
一、公文生效对作者的要求
公文作者必须是依法成立并具备有法定职权的机关或机关主要领导人。任何一个机关单位或人民团体，都不能擅自成立或建立，都必须由上级部门或上级主管部门依法批准，并对其职权有严恪的限定。非法成立的单位和非法建立的组织，属于取缔的范不能制发公文。
二、公文生效对内容的要求
1.公文内容必须限定在法定的职权范围内，越出本机关、本单位职权的公文无效。
2.公文内容不得与宪法、法律、党和政府的方针政策、上级机关（包括主管机关）制发的法规规章及其文件相抵触。公文身违法或不符合党和政府的方针政策，这样的公文当然无效。三、公文生效对形式的要求
公文形式应符合国务院办公厅制发的国家行政机关公文处理办法》的规定。其中最重要的有两条:
（一）公文必须注明作者并加盖印章或由主要负责人签署一件正式公文，注明作者的地方在格式上有三处:
1.版头。如“北京市人民政府文件”，其中的“北京市人民政府”就是作者。
2.标题。如《北京市人民政府关于×的决定》，标题的“三要素”中第一要素就是制发机关，也即是作者。
3.落款处。公文必须有落款，落款处应署写制发机关或机关主要负责人（在署写机关主要负责人前应有机关名称及该主要负责人在本机关的职务）。由于公文格式上有三处注名作者，为避免重复和使公文文面更简洁，在实际应用上，标题和落款处的制发机关可省略，但落款处的制发机关由机关印章代替了。独立上报或下发的公文，必须加盖印章，无机关印章的公文无效。但由主要负贵人签署的公文不必加盖机关公章。无版头的公文或引用某一公文而使用其标题时，标题上的制发机关均不可省略。
（二）公文必须注明生效年月日
公文的生效年月日有两种情况:
1.一般公文的成文日期就是公文的生效日期:
一些法规性文件，因其在实施前尚需有一定的条件准备，故其成文日期仅表示此法规已成立，其生效施行日期多数在法规的最后一条标注，例如《北京市鼓励外商在亦庄工业开发区投资若干政策暂行规定》的成文日期是1992年4月27日，此《规定》的最后一条说:“本规定1992年6月1日起施行”没有有效日期的公文无法执行，一律无效。
四、公文生效对程序的要求
公文的制发必须履行法定程序和审批手续。
公文的制发是一项程序性的工作，从领导交拟到领导签发，环接一环，环环相扣，缺少其中任何一个环节，公文都不能生效。一般性的公文必须由规定的负责人对文稿作全面审核后履行签发手续，联合行文必须履行完整的会签手续。经会议通过方能生效的会议文件，必须经会议正式讨论通过，否则无效。法规性文件和其他规定性、重要的领导性文件，须经法律规定的程序制定，起草、审核后交发布机关的正式会议通过，再由机关主要负责人签署或签发，其中特别重要的文件还需报上级机关审批后再发布。