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准确、生动、鲜明的公文内容是靠文字来表述的，文字是讲究语法修辞的，语法修辞是要遵循逻辑规律的。审核中严把文字关，就是对文稿在文字、语法、逻辑上进行推敲、推问、推演。
（一）推文字
1.推敲标题。审核标题主要是对三要素进行反复推敲。
（1）推敲标题中发文机关的标识。除请示、上行性意见和商洽、询问、请批函可以省略外，其他文种均须明确标识。常见的问题是应当省略的标识了，应当标识的省略了。
（2）推敲发文事项的概括。基本要求是准确、简练、同一实践中应坚持“三个切忌”:切忌一文多事，如《局关于行政体制财务管理和集资建房以及子女入托入学等事宜的请示》一文四事，明显违背一文一事的规则；切忌文字冗长，如《关于报请省建设厅对原省城市房屋拆迁管理实施细则）第十七条中涉及偿还面积相等部分是否按新住宅房屋的综合造价结算结构差价作以解释的请示》长达67字，若概括为《关于房屋拆迁补偿有关问题的请示》是否明白一些？切忌一题双“请”，如《关于请求为我局增加小汽车编制的请示》，前用“请求”，后用“请示”，应利“请求”。
（3）推敲发文文种。凡公文均须拟标题，凡标题必须标文种，凡文种必须有凭据，力戒表述失范。常见的问题:一是漏标文种，如《省肉类协会落实省政府办公厅通知精神确保全省猪肉市场稳定》；二是自造文种，如《关于拨付救灾款的申请》、《县政府领导人员工作分工》、《关于×方案的说明》；三是错用文种，如本应用“请示”而用“报告”、本应用“议案”而用“请示”或“报告”、本应用“决定而用“批复”、本应用“函”而用“请示”和“批复”或“通知”。
2.推敲正文。重点做好缘由、主体、结语的推敲。
（1）缘由。旨在阐明依据什么、为了什么行文，表述务必简而得要。一是遇有头重脚轻者裁剪之。二是遇有自吹自处删除之。三是遇有前后重复者截取之。公文用语要求言约旨丰，容不得前后重复。如某会议通知缘由中有“定于2009年5月8日上午9时在市政府3楼会议室召开”事项部分又有“会议的时间:2009年5月8日9时，会议地点:市政府大楼3楼会议室”。四是遇有漏写过渡或过渡不当者补充纠正之。除篇段合一结构和会议纪要等有明显语言标志者外，在发文缘由与发文事项之间一般均需过渡语承上启下。倘若写便是结构残缺，倘若过渡不当使是不合文体。如某“通告”的开头“为特作如下规定”，文种为“通告”，岂能用“规定”过渡！
（2）主体。旨在阐明做什么、怎么做、做到什么程度，重点推敲遣词造句是否符合主旨表达的需要。首先要善于区分字形、字音，稍一马虎就使错字、别字、白字混过了关。其次要善于区别字义。字有原义，也可有引申义。如“颗”的原义为小头，引申为形圆或拉状的东西；而“棵”只能作量词，且多用于植物。“颗”与“棵”，音同义不同。一字多音，义必有别。“解”字当读j音时，有分开、打开、解除、解释、解手、了解等多种含义；当读xie音时，又有解数、卖解懂得等含义；当读j音时，则有解差、解送、解元等含义。一字多音同义，用法必异。如“薄字意为扁平物上下两面之间的距离小，与“厚”相对，但组词方法有别。当读bo音时可以独立成词，如“纸很薄”；当读b音时必组复合词，如“薄弱”。拟稿人误解词义必然误用词语。核稿人只有准确理解、区别字义，才能找出并纠正字词错用问题。
（3）结语。公文在什么情况下需要写结语、用什么作结语，要因文而异。仅以行政机关13类文种为例，结语的使用有三种情形:一是文随事结，不用结语，如决定、通报、会议纪要；二是逢文必用，漏用即为缺项，如请示、报告，一般用“此请示”、“请批复”、“请予批准”、“此报告”、“特此报告”等；三是不用不缺，用也不多，如命令（令）、公告、通告、通知、批复、函、议案、意见。
（二）推枝语法
有人问，公文语言既然以平实质朴为佳，那么还讲什么语法修辞！这是一种误解。翻看李斯的《谏逐客书》、李密的《陈情表》，哪一篇不是辞采飞扬、催人泪下之作？正所谓“言之无文，行而不远”。胡乔木提出公文要用文字“说服人、打动人”，而这种美感理念的实施当然要借助于语法和修辞。
1.推敲有无搭配不当者。审核中应注意纠正下列问题:
（1）主谓不搭。如“锦兴路的南段路况尚可通行”，“路况”如何“通行”？主谓不搭。可除“路况”，也可改“况”为“面”；如一定要保留“路况”，则可删除“尚可通行”，换上“良好”。
（2）动宾不搭。如“建立一个可视状态下的巡逻防范环境”，“建立”是指开始成立或形成，“环境”则指周围的地方或情况、条件，动宾无法搭配。可改“建立”为“营造”，也可改“环境”为“体系”。
（3）主语中心与定语不搭。如“我市工业系统奠定的发展光伏产的基础知识雄辩地证明，把××建成东北光伏产业强市是完全可能的”，“基础”可以“莫定，“知识”怎么“奠定”？中心语与双层定语风马牛不相及。
2.推敲有无句式杂糅者。文稿中两句混杂的现象不多，前后连的问题较多。如“各类宠物市场涉禽类商品一律不准上市，违者由工商行政管理部门没收取缔”，工商管理部门可以“没收”“商品”，但不能“没收”违者”；可以“取缔”（吊销）营业执照，但不能“取缔”“违者”及其“商品”。若改为“违规上市的涉禽类商品由工商行政管理部门没收，违规经营者的营业执照由工商行政管理部门吊销（取缔）”，就很顺畅。3.推敲有无修辞不当者。有人说，现代公文语言只求俗，不求雅，其实不然。为把主旨表述得准确、鲜明、生动、深刻，公文需要修辞。如某防控“非典”的动员令开头:“我们应该采取有力的防控措施，制定详细的规划，因为‘非典疫情如雨后春笋般地滋生蔓延。”一看便知该动员会不仅表述苍白无力，而且错用修辞。因为“雨后春笋”本喻新生事物大量涌现，以之喻“非”则谬之千里矣。核稿人大笔一挥，改为:“目前，‘非典疫情随着气温的逐日升高而大有迅速蔓延之势，如不立即采取有效的防控措施，必将像洪水猛兽一般向我们扑来，不知要吞满多少人的生命！两相比较，意境然。
（三）推演迂辑
一篇公文文稿，从承拟、构思到起草、修改、签发，无时无处不关法到形式逻辑问题。比如对事项按照从上到下、从大到小、从内到外、从远到近、从前到后、从重要到次要、从起点到终点的顺序排列，或者采取与此截然相反的顺序均属逻辑的范畴。公文审核中推演逻辑，主要是看主旨是否单一，论点是否正确，结构是否浑然一体，概念、判断、推理是否符合思维规律。
1.看概念的运用有无不明确、不准确之处。常见的是概括不当、并列不当、限制不当、划分不当等。如:“整顿交通秩序、社会秩序，光靠交巡支队不行，还要靠公安局共同上阵，广大党员、干部、男女联合作战。”社会秩序、交通秩序是从关系，公安局与交巡支队是整体与局部的关系而党员、干部、男女则是交叉关系，可见犯了并列不当的错误。
2.看判断有无虚假、推理有无谬误。常见的是假言不当、联言不当、选言不当、主谓失和、误用否定、判断歧义等。如“随着时间的推移，情还将有进一步加剧的趋势”，这个充分条件假言判断可能有几种结果，不够严密，若改为“如果老天继续不降透雨，人工灌溉又跟不上，早情势必继续加剧则比较好
3.看逻辑思维是否合规。常见的是模棱两可、转移论题、自相矛盾、偷换概念等。比如某灾情报告缘由部分说:“今年月，我市降雨量明显减少。”而在“当前旱情部分则说:“自今年7月初以来，我市大部分地区40多天无有效降雨。”试加分析，“今年7月”仅指当月的31天，而“自今年7月初以来”按发文日期计算至少是40多天；“我市”指全市，是整体，“我市大部分地区”是局部；“降雨量明显减少”不排除过去雨量过大甚至成灾的可能，当然也有原本不足，现在更少的可能，而“40多天无有效降雨”则单指雨量偏少。每对概念同说一事，但自相矛盾。同一律要求，为避免由于概念引出的歧义，如果一个概念已经确定在某种意义上使用，那么，在同一思维过程中，就应当始终保持在这种已确定的意义上使用，而不能随意改变本例三次偷换概念，当然违背了同一
五、严把印制关
公文的印制作，一是重新审核发文稿纸，如发现误识、错项、漏项等问题，应立即予以修正填补；二是认真校对文稿，务求差错率为零，再从头到尾对公文格式进行全面检查，务求规范合体；三是公文印刷完毕时，核稿人员再从头到尾复核一遍，发现问题及时予以纠正，直至确认准确无误后再送文书室登记、分发
机关公文的最后印制，关键在校对。1941年，毛主席对刚来的秘书胡乔木说:校对很难，也很费劲。1930年4月，蒋介石与冯玉祥、阎锡山进行中原大战，冯的作战参谋拟制作战命令时把“沁阳”（在豫北）写为“阳”（在豫南），一撤之误，贻误军机，使蒋胜而冯阎惨败，正所谓“差之?厘，谬以千里”马虎大意必出大事。