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发文机关标志：发文机关标志为发文机关全称或规范化简称，下行文可加“文件”二字。发文机关标志应使用红色宋体字，大、中、 小版头尺寸分别为 22mm×15mm、15mm×10mm、10mm×8mm，居中排列，上边缘至版心上边缘为35mm。常见错误有发文机关标志使用发文机关加“（文件）”“（通知）”等、平行文也加“文件”等。
发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，使用3号黑色仿宋体字。年份用完整的阿拉伯数字并加六角括号，顺序号用不编虚位的阿拉伯数字。上行文的发文字号居左空一格，平行文、下行文的发文字号居中。常见错误有年份用中括号、顺序号编虚位或用小括号。
签发人：上行文需在发文机关标志下空二行位置标明签发人。“签发人”三字用3号黑色仿宋体字，签发人姓名使用3号黑色楷体字。常见错误有在平行文或下行文中画蛇添足，或在上行文中错漏签发人，以及签发人姓名字体使用不当。