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公文版记中五个常见问题的应对思路
2020/1/3 8:50:58     事业单位考试招聘网  浏览次数:                                字号:T | T
[ 导读 ] 最新公文处理思路。

公文版记中五个常见问题的应对思路
根据最新事业单位考试真题等汇总而成,事业编考试网(http:www.shizheng100.com)提供更多笔试真题、面试原创内容等。
一、分隔线的使用不合规范
根据2012版《党政机关公文格式》 (GB/T9704—2012)国家标准的规定,版记中的各要素与印发机关和印发日期之间加一条分隔线隔开。之所以如此,一是为了显示各要素之间的区别,二是如此设计显得美观。需要特别注意的是,第一个要素之上和最后一个要素之下也有一条分隔线,并且这一头一尾两条分隔线与中间分隔线的粗细是有区别的,其中两头分隔线的高度为0.35mm,中间分隔线的高度为0.25mm。在实践中,很多单位制发的文件却并未作这样的区分,而是一律采用了0.25mm的高度,有欠规范,应当予以纠正。
二、版记的构成要素赘余
按照2012版国标的规定,公文的版记部分只有抄送机关及印发机关和印发日期两个构成要素(特殊情况下主送机关移至版记部分的除外),其中抄送机关在上,印发机关和印发日期在下。实践中有的单位在拟制版记时却凭空在印发机关和印发日期之下另起一行靠右使用圆括号标示印刷份数“共印60份”。这样的标示是多余的,应引起充分重视。
三、字体字号及回行时的字体排列不合规范
构成一篇公文的版头、主体和版记三个部分所使用的字体字号是不同的,2012版国家标准中有明确规定。其中版记部分各组成要素即抄送机关及印发机关和印发日期应当使用4号仿宋体字,如果抄送机关名称过多需要回行时,应当与上一行抄送机关的首字对齐。实践中,有相当多的机关拟制的公文,版记部分与正文部分一样使用了3号仿宋体字,回行时顶格的情况也较为多见,这些均与国家标准的规定相抵触,显属不当。
四、版记的位置不当,特别是对于带有附件的公文,更显混乱
公文的版记应当置于公文的什么位置?这在实践中颇为随意。根据2012版公文格式国家标准的规定,版记必须置于公文的最后一页,版记的最后一个要素置于最后一行,也就是说版记一定要放在公文的最后,即公文的最后一页的最下面。实践中大多数公文特别是印发、批转和转发的公文以及带有附件的公文,往往将版记置于被附文件的后面,这个问题相当突出。正确的做法是,无论是被转文件抑或公文的附件有多长,都必须将版记置于最后一页。尤其应当注意的是,版记一定要在偶数页上。假设公文内容很短,即使首页可以放得下版记内容,由于公文是双面印刷,版记也必须移至第二页,哪怕第二页除了版记没有其他任何内容。此外,公文的篇幅如果在一个折页(即有四面)以上,这时公文的页数一般应是4的倍数,此时版记也一定要放在最后一面,而不管前面的空白页有多少(一般不会超过3页),在此种情况下,需要注意空白页和版记页都不标注页码。这是实践中最容易出现的错误,公文的页码只标注在正文结束的那一页。有的虽然将版记置于最后一页,却随意提高版记的位置(意在缩小空白),也是不合规范的。
五、抄送机关的名称排列和标点的使用不够规范
抄送机关是版记部分的第一个要素,它的书写应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关的统称。注意抄送机关的排列要遵循一定的规则,正确的做法是,首先是上级机关在前,其次为同级机关,再次为下级机关。如果涉及的方面较多,应当按照党、政府(地方党委政府在前、部门和厅局在后)、军、群的顺序排列。对于抄送机关,如果不止一个,需要注意标点符号的用法,即同一系统内同级机关之间用顿号分隔,不同系统机关之间用逗号分隔,在最后一个抄送机关名称之后标注句号,表示结束的意思。实践中有许多公文抄送机关名称的排列比较混乱,特别是同一系统层次之间问题更为突出,应当予以足够重视。

(编辑:admin)

标签:公文版记 公文版记处理 公文写作
 
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