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结尾语是一篇公文的重要组成部分，但在实践中，并不是所有文种都要标注结尾语。就通常情况而言，命令（令）（诸如“此令”）、批复（“此复”）、公告 （“特此公告”）、通知 （“特此通知”）、通报（“特此通报”）、意见（“以上意见如无不妥，请批转各地执行”等）、报告 （“特此报告”）、请示（“妥否，请批示”）、函（“务希见复”“特此函复”等）、议案（“请予审议”）等绝大多数文种均需根据具体情况适当使用结尾语。但是从实践来看，决议、决定、意见、公报、纪要等文种一般不使用结尾语。
相比之下，机关常用的事务性文书结尾语的使用则相对较少，这反映出事务性文书的写作不像法定公文那样要求整齐划一，其写法表现出较强的灵活性特征。
二、在哪些情况下需要使用结尾语？
需要注意的是，上述可以使用结尾语的文种，在实际写作中的情况也并不一致。具体到某一文种中，结尾语的使用也不一样。仅以通知为例，不能只标示“特此通知”，应当根据具体情况灵活选定，即要结合本地区、本系统、本单位的实际情况，对所发布的通知事项以及被批转、转发文件的内容要求加以具体化，做到有的放矢。此类通知通常使用的结尾语有“请遵照执行”“请认真贯彻执行”“请参照执行”“请认真贯彻落实”等等。具体如何使用，应视所发通知的内容而定。例如通知中的意见属于探索性的，且法律程序不够完备，需要下级机关边执行边修改的，则结尾语一般写为“请研究试行”；如果通知中的要求只是根据一定地区的特点，或者批转下级机关的报告、有参考价值的意见或建议，或是应引起注意的问题，则结尾语一般写为“请参照执行”等等。
那么，一篇公文的写作，在什么情况下需要使用结尾语呢？通常而言，在公文正文部分写完后，如果需要对所述事项进一步加以强调，就要使用结尾语。同时，从行文的外在表现形式来看，如果一篇公文开头部分向主体部分转换时已经使用了诸如“现将有关情况通知如下”“现将有关事项通报如下”等过渡用语，则在正文结束之后就不宜使用结尾语，以避免造成行文的重复；相应地，如果开头部分向主体部分转换时没有过渡语句，在结尾处则需使用结尾语。