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公文办理程序是指在一个机关内部对公文进行办理的一系列工作步骤和方法。它反映了公文在机关内运转过程中各工作环节之间的衔接关系。科学地组织与安排公文办理程序和加强公文管理，对于保证各类公文的正常运转，提高机关的办文质量和办事效率，是十分必要的。公文办理包括收到公文的办理和发出公文的办理。
一收到公文的办理程序
接收上级机关或其他机关、单位送达本机关的各类文件、材料，称为收文。收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办等程序。
（一）签收
较大的机关、单位设有外收发和内收发较小的机关、单位一般设一个综合收发室或由一人统管。收进公文一般由机关收发室的外收发人员负责。文件入门，不管是邮件还是送达件，外收发人员都要仔细清点、核对，并在对方《投递清单》或《发文登记源》上签字或盖章，如果发现问题，应及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。经核对无误，然后再进行收文登记急件应当注明签收的具体时间。收文登记后，立即将收文连同《收文登记簿》（见附表一）交机关内收发人员签收。县以上党政机关或部门一般按党政系统设立收发室，内外收发交接比较简单。小型机关，只设有一个综合收发室的企事业单位，党政文件统一收进后，外收发人员还得将收文按党、政系统分开，分送机关党政办公部门的内收发人员签收。
内收发人员收文，也要逐一清点、核对，办理交接手续。绝密件、特急件应由机要室、指定的机要员或直送办公部门领导人启封。亲启件直接送收件人，并办理登记与签收手续。其他公文要及时拆封，并详细填写《收文登记簿》（见附表二）有关各栏。登记后要在文件前贴附文件办理单》（见附表三）仔细填写其中的有关栏目，然后迅速送交有关领导人阅读拟办。
（二）登记
收文登记必须手续清楚，帐实相符，防止漏洞。除报刊、杂志、便函、介绍信、回执、临时事务性通知等以外，凡属正式往来公文均应逐件登记，登记的内容一般包括文件的来源，文件的特征与办理情况等。具体项目有:收文日期（急件还应写明收到的具体时间）、密级、份数、发文字号、来文机关、成文日期、公文标题、签收人等。登记的方式有两种，一种是把收进公文按党政两大系统和机关级别分类登记，如分成“中央文件”“省委文件“市委文件；“国务院文件”、“省政府文件”、“省直文件”、“市政府文件”等，为方便登记和查找，可在《收文登记簿》内各类文件的第一页上用“口取纸”标明记号；一种是综合登记，即不分类统一登记。收文较多的机关单位宜用分类登记方式，收文较少的单位多用综合登记方式。登记还应注意:第一，收文和发文应分别登记，密件和平件应分别登记，以便于检查和分类管理。第二急件随到随登记，及时分送，除登记日期外，还应登记交接时间，以便分清责任。第三，收文编号按年度编排，注意不要出现空号、重号。两件以上的同一文件，只编一个收文号，后面加斜线或横线写明份数（如25/1或25.1表示25号收文之第一份）。收文启封后，于文件右上角加盖本单位收文章，收文章一般包括机关、单位的名称、收文号、收文日期。
收文章上填写收文号和收到日期，要与收文登记一致。第四，由领导人“亲启”的收件，只登记封筒号和来文机关、收到日期等，由领导人启封后视情况另登记其他有关项目。第五，文件原文无标题的，登记时要根据文件内容补拟一个标题；漏写作者、日期的文件，按封筒的下款和邮戳日期登记，并于备考栏内注明。
（三）审核
收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是:是否应由本机关办理是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用公文格式是否规范。经过审核，就为下一步“拟办”、“批办”把了关。对符合《条例》、办法》规定的上报公文，即转入“拟办”、“批办”程序。对不符合《条例》《办法》规定的公文，要分别不同情况进行处理。例如:可由拟办提出驳回意见，经办公厅（室）负责人批准后，退回呈报单位并说明理由；对于虽然不符合行文规则和公文格式，而内容十分重要，或属重大事件，经请示有关领导后，作出相应处理。
（四）拟办
拟办，是指文秘部门对需要办理的公文及时提出初步办理意见，并提供必要的背景材料，送领导人批示。拟办的意见相当于一种请求或建议。提出拟办意见，是文秘部门发挥其积极主动性，协助机关领导部门负责人考虑问题、处理工作搞好公文办理的一个重要环节。
拟办公文，应根据文件的内容结合本单位的职权范围，提出拟办意见。需要及时拟办的公文，主要有四种:第一种是上级机关发来的命令、决议、指示、批复和其他需要传达、贯彻执行的公文；第二种是下级机关报送的重要请示或报告；第三种是其它单位送来需要答复和办理的重要公文；第四种是需要本单位领导人参考和知道的文件、材料等。一般性的文件材料、资料、简报等，不需要经过拟办这一环节，机要员（内收发）可直接送有关方面或有关人员阅办或存查。
拟办意见一般包括:该文送哪位领导阅读，须要批示老写明“××同志阅示”；该文送哪个部门承办，以承办要求、承办时限，属联合承办的需指明主办单位；该文发送范围和阅读范围，需要传达的，要提出传达范围、传达时间、传达方式和由谁传达；该文提出的问题，拟同意或不同意，主要理由是什么，有什么补充意见等。
拟办意见要简明扼要，抓住关键，尽可能用两三句话在文件办理单的拟办栏内概括写明。拟办意见之下应署姓名和日期。
（五）批办
批办是指机关领导人或办公厅（室）根据授权或者有关规定就某件公文应当如何办理，对有关承办部门或承办人所作的指示性意见。主批人应当明确签署意见，并写明姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。批办的目的在于对下级指明领导意图，交代办文的具体要求，合理地组织力量和分配任务，迅速妥善地办理公文与推动工作。
机关收进的公文，并不需要件件都要首先送交机关领导人批办。根据来文的具体情况，有的需要先送主要领导人阅批；有的可由办公厅（室）根据授权或有关规定，将需要办理的公文注请主管领导人批示或者主管部门研办。如果送领导批办的文件太多，太集中，会使领导人在阅批公文方面花费过多的时间和精力，容易形成文件积压耽误工作。反之，如果应由领导人批办的而没有送领导批示就直接分给各承办部门处理，领导上不能及时掌握某些重大的、全局性的、方针政策性的问题，很可能发生公文处理上的失机或失当，给工作带来不良影响。所以，文秘工作人员要适度地确定批办文件的范围，为领导人筛选需要批阅的文件。收文中的重要公文，如上级机关颁发的重要指示、决定、法规、规章、工作部署，针对本机关的重要批示、答复和通报；平行机关与本机关会办的重要文件；下级机关的重要请示、报告和建议等，都应送领导人批办。批办对于能否圆满完成承办任务至关重要，因而必须明确、妥当。一要针对来文反映的问题与发文机关的要求，简明扼要地指明办理的原则与方法。如指出贯彻上级来文的主要措施，指出对下级来文所请示问题给予答复的原则意见，指出来文中需要特别注意的问题等。如已有拟办意见，则应批明是否同意，以及补充或纠正的意见等。批示虽然比较原则和简要，但要使承办人从批示中了解领导意图，明确办理某份文件的原则与方式。二要指明负责承办的部门或承办人，必要时还应规定适当的承办期限。如需要两个以上部门或承办人共同办理时，应指明主要负责的承办单位或承办人，以明确责任，避免造成互相等待、推诿的现象。例如，需传阅、传达的文件，应批明传阅的具体对象、传达的具体范围、由谁在什么时间负责传达等。
批办的意见，尤其是文字比较多时，应当尽量写在文件办理单的批办栏内，保持文件页面的清晰并留出装订线，以便于阅读和将来的复制、装订工作。批办宜用字迹牢固的钢笔或毛笔书写，以便保存。批办人也要签上姓名和批办日期。
（六）分发
是指文秘部门根据有关规定或者领导人批示将公文分送有关领导人和部门。分发的原则和注意事项是:
1.各种公文要及时分发。紧急公文按时限要求分发。密级较高的公文，按规定专人办理送阅。
2按主管业务范围分发。已有明确业务分工的文件，按其业务分工送有关主管部门处理。如有关农业问题的文件送分管农业工作的部门或主管人员办理；属于宣传问题的文件，送宣传部门或主管宣传工作的人员办理。
3按前例分发。有些工作、问题没有明确分工，可以根据有关领导人过去对同类性质文件曾经批示过的意见分发。
4按本机关原来发文的承办部门或主管人分发。来文机关答复本机关以前发出的问文，如本机关收到的批复、复函或情况报告、报表等，原来由哪个部门请示、询问或要求报送的，来文即送哪个部门办理。
5按办公厅（室）或秘书部门负责人的批办意见分发。事关全局、内容重要的文件和文秘人员不能判定由谁承办的文件，应先送办公厅（室）负责人批办，然后根据批示的意见分发。送负责人批办的文件应附上文件办理单，以便于负责人签署具体意见。6按有关规定和办理常规分发。有些公文分发范围是比较固定的，可按有关规定和既往常规分发。分发范围不定的文件，应附上文件办理单送有关负责人批示后办理。
7按规定严格履行传递手续。分送给有关领导人和各部门的文件，都要履行登记和签收手续；转发给外单位的文件，要在有关发文簿（单）上登记。
（七）传阅
需要经过多位领导和部门阅批后办理的文件，要由文秘部门根据领导人批示或者授权，按照一定的程序将公文送有关领导人批示或者阅知。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。组织好传阅工作，一要分清主次先后，先送机关的主要领导人和主管部门阅读，其他需要阅知的有关领导人和有关部门，可适当排在后面；二要机动灵活，于捕捉时机，要尽可能了解有关领导人和各部门的工作规律与时间安排，见缝插针地安排各阅文者的阅文时间；三要注意保密和安全一般以文秘工作人员为中心点与各阅文者发生联系，以免失去控制，造成文件积压或下落不明等现象。
（八）承办
承办是指主管部门对需要办理的公文进行办理。从整个机关工作来说，是有关部门或人员根据批办意见和文件的内容具体地办理公务。从公文处理来说，有一部分承办任务要求承办部门拟写回复文稿，直接答复或者经领导人审批后答复来文机关。因此，这个环节既是对收文的办理，又是发文程序的开始，是收文、发文二者的交接点；它既同机关工作任务的完成紧密结合在一起，又是公文处理为机关工作服务的具体表现。
承办这个环节，关系到文件内容的落实和问题的解决，十分重要。经过领导批办的文件，要根据批示的意见办理；未经批示的文件，可以遵循有关方针政策精神、有关规定或惯例、领导人曾经交待过的口头指示等，酌情进行办理。总的原则是:承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复来文机关；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡须报请上级机关审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级机关审批。对不属于本部门、本单位职权范围或者不适宜由本部门、本单位办理的，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由。如果一个部门需要承办的文件较多，应区别轻重缓急，有条不素依次办理。如果觉得经过努力难以按期完成承办任务，应及时报告有关领导人或文秘部门，以便调整人力和采取其他措施。总之，承办工作要严肃认真，主动灵活，既要确保质量，又要争取时间，提高效率。
有些文件无需具体处理，只需有关人员阅知，也一种承办工作。这些人员阅文后，应签注自己的姓名阅文日期表示已阅（九）催办
催办是指文秘部门对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。办法》规定“送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况”。《条例也对催办作了具体规定。催办这个环节对提高办文效率具有重要作用。通过催办，一是可以保证不延误办文时间、防止拖拉积压二是帮助领导人了解收文办理进程和成效。