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公务员实用文体写作有许多要求，文书不同，写作的具体要求也不同。但是有一些基本要求是共通的。
一、真实准确，体现政策精神
公务员实用文体是办事的工具，不是供人阅读欣赏的，因此不仅情况要真实，所用的材料、数据要真实，提出的意见、办法、措施还要切实可行。要做好这一点，就要做好调查研究，不断收集和积累材料。
公务员实用文体的拟写是为了贯彻执行政策法令，为现实生活服务。因此撰写时:一要严肃填重，既不当“收发室，简单地“照抄照”，也不允许有半点随意性。撰写过程中，要加强请示汇报，不凭“想当然”拟稿。二要胸怀全局，对上级的指示、政策，决不能从本单位或小团体利益出发，采取“为我所用”的实用主义态度，二是要坚决做到下级服从上级、党服从中央局部服从全局、小道理服从大道理，使所写的公文能正确体现党和国家方针政策的基本精神三要实事求是，绝对不允许像文学作品那样去创造典型人物、虚构情节、夸张描写等。公文写作必须从实际情况出发，实事求是。四要表达准确、格式规范，不标新立异、自行是。动笔前要周密思考、精心安排，撰写时要反推敲、不断琢磨。二、明确目的，认清对象
公务员实用文体写作是为现实服务的有明确的针对性与目的性。冗长空泛是一些公文比较突出的通病，究共原因，在于某些撰写人员对拟写公文的口的不够明确，没有弄清发文对象。要解决这个问题，必须从以下三个方面入手:首先，所拟写公文的内容，一定要有针对性和指导性，也就是说，要弄清是针对什么情况写的、要解决什么问题，不要面面俱到或空泛地引用套语。要克服长而空的弊病，还有一个有效的办法是坚持“一文一事”的拟稿原则。次，要根据行文的来选准文种，文种选择恰当与否，直接关系到公文的效力。再次，要根据发文的目的来选准发文对象。行文若没弄清发文对象，不明确对谁说话，就会导致针对性不强，措辞不得体，而且还会造成发文的“多乱、滥”现象。
三、精通业务，注意时效
现代化的社会管理，要求公务员除有一定的文化基础知识外，还要有比较全面的知识，否则就难免力不从心。此外，公务员撰写文书要讲究时效，因为文书的时限同文书的效用是紧密相连的，如果撰写的文书超过了时限，它不仅成为一纸空文，而且会给实际工作带来损失，甚至造成严重后果。例如部署防洪抗洪的指示或通知，如果等到水灾发生了再来撰写，那就糟了。有些公文，如会议简报、决议、纪要等，往往要求“立等即取”，在这种情况下拟写公文，就要快速及时。
四、规范语言，直述意向
公务员实用文体语言的表达，直接关系着方针政策的贯彻和日常具体工作的进行。“一字入公文，九牛拔不出。”公务员实用文体语言对遣词造句的准确、贴切等方面的要求比其他文章更为严格。正如叶圣陶先生说的那样，公文“一含糊，一草率，人家就可能这样了解，也可能那样了解就伏下了错误了解的根。可是方针政策，决不能让人家错误了解具体办法又何尝能让人家错误了解。错误了解总是工作上的损失，而且往往是不小的损失”。因此，公务员实用文体写作构词、标点使用要准确、规范，人名、数字、引文要准确，时间应写明具体的年、月、日。
公务员实用文体的正文部分，常常有许多问题需要用叙述的方式来表述，对于这些叙述文字，必须运用直笔，而不能用曲笔。所谓直笔，就是在行文的过程中，采用直接叙述和顺序叙述的笔法，或称直叙和顺叙。另外，文书叙述运用直笔，还应当十分注重选材。运用直笔必须善于剪裁，严格筛选材料，取其重点，去祖存精，尽量做到事件单一，便于直叙。
五、遵守格式，制作规范
公务员实用文体最根本的属性在于它的工具性，而其简明统一的规范格式不仅保证了文书形式上的统一，也保证了文书的简洁明了和便利使用。格式是一种形式，它是为工作方便服务的。在此我们重点说一说公文的格式，公文格式包括:标题、发文字号、签发人、密级、急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等
此外，还要重视公文的法定书写格式。例如:落款中的时间要用小写汉字数目字书写；发文号、统计表、计划表、序号百分比正文中的日期等，一般用阿拉伯数字书写。在同一公文中，数字的使用应前后一致行文时文字应从左至右横写、横排。