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机关管理的内容有哪些
2019/11/16 8:48:46     公务员考试招聘网  浏览次数:                                字号:T | T
[ 导读 ] 最新机关管理技巧。

机关管理的内容有哪些
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行政机关管理的内容很多,主要有会议管理、文书管理、档案管理等几个方面。
一、会议管理
(一)会议的含义
会议就是召集大家讨论问题,是一种有组织、有目的的
活动。其基本要素有三:议论、决定、行动。即会而有议议而有决,决而有行。否则,不成其为会议。
考察从古到今的历史,会议大约是人类有史以来就存在。在人类社会通向信息时代的今天,会议依然是不可少的,这是因为:会议是整个社会活动的重要反应;会议是集思广益的重要场所;会议可以使人明确自己的工作目标,便于分工与协调;会议决定的问题可以对每一位与会者产生一种约束力;会议也是显露才华、发现人才的重要场所。在我国,会议是各级领导实施行政管理的一种重要手段。它在各级领导研究工作、布置任务、贯彻政策、调査情况、制定决策、协调统一、解决问题、联系群众等方面具有重要作用。然而会议过多而形成“会海”,则是行政管理的弊端;会议的质量和效率低下,又是“会海”难以填平的一大障碍。这就需要不断提高会议管理水平,一方面会议简化,少开会。另一方面加强会议的科学管理,开好会。(二)会议的简化
研究与选择最佳开会法,是革新领导方法的突破口,是项很有意义的创造性劳动。
1.精简会议。为了提高会议的效率,应做到;不开无目标的会;不开多议题的会;不开无准备的会;不开可开可不开的会;不要无关的人参加;不作离题的发言;不重复别人的发言;会而有议,议而有决,多次会议才能决定的问题,应明确暂时休会,并应宣布下次会议的进一步要求,关照大家提前准备。
2计算会议成本。在讲究经济效益的今天,也必须提高会议的效益,每会必须计算成本,会议成本的计算公式是单位时间与会者平均工资的3倍乘2,再乘以与会人数和开会时间。例如,与开会者日平均工资4元,30人开2天会,则会议成本为:4×3×2×30×2=1440(元)。其中,平均工资的3倍是因为劳动产值高于工资,乘2是因为会议要中断工作,其损失要以2倍计算。如果是开了一个无效的甚至是作了错误决策的会议,其会议成本就更大了。通过计算会议成本,使大家慎重对待开会,提高会议效益。
3.就地解决问题。干部应走出办公室,多到基层就地解决问题,现场办公。不要把人请上来,能一人解决的,就不要找两人时间宁短勿长,讲实话、办实事、得实效。
4.以文代会。凡有书面材料和文件的,不再在会上宣读,实在要讲也要控制讲话时间,讲其要点或主要精神。开会是为了解决问题,而解决问题不能主要靠开会。会议越多,问题越难解决,许多事不开会比开会好。例如把咨询会内容拟成若干题目,书面发至专家征求答案,收集归纳,将对立的、分歧的意见再分送有关专家征求意见,再收集归纳,这样反复几次,比开会更能集中正确意见。即使按意见的“质量”发给报酬,也比开会省时、省钱、省力。因此,要破除对会的迷信,革除旧作风,学会新方法。(三)会议的科学管理
所谓会议的科学管理,是指由会议组织者与会议工作人员按照科学的原则、程序和方法,对会议从计划、实现直至善后诸项工作进行筹备、组织、协调、服务和管理。实践证明会议管理水平的高低,管理方法是否科学,在很大程度上影响着会议的质量和效益。
一般说来,会议的科学管理应该是:
1做好会前准备工作。会前准备工作的好坏对会议质量和效益有直接影响。做好会前的准备工作主要应抓好以下几个环节
(1)做好会议计划。行政管理部门每年都要召开一定数量的会议,虽然规模、内容各不相同,但也有规律可循。会议的管理机构或人员应根据不同的情况在年初、季初、月初对本单位在本年度、本季度、本月内需要召开哪些会议,需要什么人参加,需用多少时间和经费等问题统筹考虑,做出计划,早出安民告示,使有关单位和人员心中有数。(2)做好会前事务性准备工作。会前事务性准备工作包括:选定会议议题,使会议有中心;准备好会议文件,使与会者能有的放矢;提出与会人员名单,确定出席范围;选定并布置会场,创造优雅舒适的开会环境;制定会议证件,严格掌握保密范围;拟定会议安排,使会议开得紧凑连贯调配好会议工作人员,做好组织准备;发出会议通知,作好报到准备,等等。以上工作作好了,就为会议成功打下了良好的基础,也可以说会议开好了一半。
(3)制定严格的会场纪律,创造良好的会议气氛。要求与会者自觉遵守会场纪律,准时到会:发言踊跃、简洁,不离开中心议题;注意倾听其他人的发言,愉快地服从会议的决定。
2.加强会场的组织管理。会场的组织管理工作是保证质量和效益的关键之一。应抓好以下工作
(1)会前应对会议秘书、后勤服务、安全保卫等准备工作进行检查,防患于未然。
(2)重要的会议,要领导出席、列席会议的同志各就其位。尽量相对集中就坐,以便商量工作,并做好他们的签到工作,因为签到关系到出席人数是否达到法定人数,选举结果和表决是否有效的问题。
(3)制止无关人员进入会场。
(4)作好会议真实情况的记载,存入会议档案。3.充分发挥会议主持者的作用。会议主持者对提高会议质量和效益负有重要责任。主持者应善于引导与会人员进守会议程序和会场纪律,善于引导与会人员围绕会议中心发言,善于集思广益、归纳总结。据生理学家研究,开会时人脑的最佳状态只能保持40至50分钟,产生疲劳的界限是1小时,超过这一时间,多数与会者注意力会分散。会议主持人应根据人的生理、心理特点,控制开会时间,开短会。如需开长会,中间应休息。
4抓好会后贯彻执行工作。一个会议开得很好,但它的决定却无人执行,那这个会议的效益也就等于零。因此,需要有专人将会议决定事项完整、准确、及时地通知有关单位和有关人员,并检查催促办理结果。这也是会议科学管理中一项使会议效益得以彻底实现的重要工作。
二、文书管理
(一)书文管理的含义
从广义上说,文书包括一切与处理公务有关的文件。我们通常讲的是狭义的文书,即国家机关的公文。文书是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布法规,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流经验的一种工具,是公务活动的记录。
文书工作,是领导工作的重要助手,是提高机关工作效率,保护党和国家机密和保存与利用党的史料的重要环节。文书工作用一句话来概括,就是处理国家机关日常工作中形成的公务文件的工作。例如,文件的收发、登记、传阅、运转、呈办、拟稿、审核、签发、印制、分发以及会议记录都具有指导作用,上传下达,协调关系。此外,文书还具有沟通情况、交流经验、商恰工作,处理问题等作用。
文书管理包括收发、分办、承办、催办、拟稿、审批,签发、印、送交、立卷、归档和销毁等内容。文书的类型不同,程序和手续也不同。
(二)我国现行文书的分类
从行文对象上可把文书分为内部文书和外部文书。前者指本机关内产生的文书;后者指外来的文书。
从行文关系上可把文书分为上行文、平行文和下行文。上行文指下级机关向上级机关的发文;平行文指平级机关或不相的机关之间的发文;下行文指上级领导机关对所屈下级机关的发文。
从文书性质上可把文书分为法规性文书和行政性文书。前者是由国家最高权力机关和行政机关、地方各级权力机关和行政机关制定和颁发的,包括法律、法令和行政法规;后者,是国家机关为了具体贯彻执行法律、法令、行政法规,在日常公务活动中形成和使用的文书。
从文书形成过程上可把文书分为草稿、定稿、正本和抄本。草稿即文书的原始稿;定稿是经领导人审阅、签发的文书;正本是根据定稿印刷的正式文书,并盖上了机关印章抄本是和正本同时形成的,其内容和形式与正本一样,是发给抄送机关作备查参考的。
另外,还可以从文书使用范围上把文书分为一般文书和专业文书;从文书内容的复杂程度上把文书分为单一文书和综合文书;从文书的机密程度上把文书分为绝密文书、机密文书、秘密文书和普通文书。
(三)文书的格式、行文关系和撰拟
1.文书格式。文书格式是指文书的规格样式。它一般包括:标题、主送机关、正文、附件、机关印章、发文年月日、抄送单位、公文编号、机密等级、缓急程度等。汉文文书一律从左至右横写、横排;少数民族文字文书按其习惯书写、排版。文书纸一般用16开,在左例装订。“布告”、“公告”、“通告”等文书用纸大小,根据实际需要决定。2行文关系。文书行文关系应根据各自的隶属关系和职权范围来确定。每个机关都有自己特定的上行文、下行文和平行文的规定。上行文除特殊情况外,一般不得越级,以维护各级机关的职权和责任;下行文可直接发至基层单位;平行文适用于同级机关和不相隶属的机关。同级机关可以联合行文,其编号按主办机关文号。
国务院各部门在自己的职权范围内,可以同各省、自治区、直辖市人民政府的业务部门互相行文,也可以根据国务院的授权和有关规定答复省、自治区、直辖市人民政府请示国务院的有关业务问题,但无权下命令指示。地方各级人民府的业务部门同下一级人民政府之间的行文关系,也应遵循这一原则。
受双重领导的单位向上级机关的请示,应当根据内容写明主报机关和抄报机关。主报机关应当负责答复请示的题。上级机关向受双重领导单位行文时,应当抄送另一个上级机关。
国务院的发文,除绝密级以外,经省、自治区、直辖市人民政府和国务院各部门的秘书长或办公厅主任批准,可以翻印、转发。翻印时要注明翻印的机关和时间。
3文书撰拟原则。文书必须符合党和国家的方针、政策、法律、行政法规和上级的有关规定,必须符合实际情况,必须准确、鲜明和简明,必须遵守文法。具体地说,撰拟文书应坚持以下原则
(1)求实的原则。寻求根据,引案援例,揆情度理,句句中肯;
(2)有礼的原则。上行文恭而不卑,下行文严而不傲平行文谦而不亢;
(3)审势的原则。审时度势,认清形势,了解情况以后才作决定
(4)简明的原则。提纲挚领,条理分明,词句通顺,一目了然;
(5)周密的原则。措词求准,立论求稳,叙述求全,设想求精。
三、档案管理
(一)档案管理概述
档案是机关、团体、企事业单位和某些个人在社会活动中形成的、具有查考利用价值并按照归档制度集中保存起来的文件材料。
档案是由文件材料转化来的,但并不是一切文件材料都能转化为档案。文件材料转化为档案,必须具备三个基本条件
1.已经完成了现行的效用。也就是说,它不是正在承办中的文件材料,而是已经处理完毕的文件材料。
2业已经过人们的鉴别和选择。入选的标准是:有归档的价值,对今后的工作或生产、科研有一定的查考利用价值。
3业已经过整理,立卷归档保存起来,而不是一大堆杂乱的文件材料。

(编辑:admin)

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