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公文的格式和语言
2019/11/2 12:38:03     事业单位招聘考试网  浏览次数:                                字号:T | T
[ 导读 ] 最新公文格式。

公文的格式和语言
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公文与其他以文字形式表现出来的作品除了其内容的不同外,给人直观的感觉是其格式和语言的不同。一般来说,公文具有相对规范甚至死板的格式,语言也有特定的要求,不能过分自由发挥。
一、公文的格式
公文格式是法定公文规格样式及其组成要素的表现形式,是公文的门面和形象。一份完整的公文应符合大体统一的格式要求,保持庄重大方的形象,以体现公文的规范性和权威性。规范公文格式不仅是公文法定权威性、严肃性和特定效用在形式上的需要,也是使公文易于辨识和理解、使公文处理更为快捷和科学的需要。正因为如此,《党政机关公文处理工作条例》国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会发布的《党政机关公文格式》对公文格式作了十分详细的规定。
根据公文外形各项目及各有关标记在公文页面上的分布,可将一篇完整的公文格式分为版头、主体、版记三个部分。
(一)头
公文版头位于公文首页上端,一般由一条红色反线与主体部分隔开。版头不应太小,一般占首页的三分之一版面,版头的组成项目包括公文名称、发文字号、秘密等级、紧急程度、公文份号、上行文签发人姓名等。
1.公文名称
位于版头的中央,由发文机关的全称或规范化的简称加“文件”二字构成,如“中共××市委文件”“××市人民政府文件”。如果是两个或两个以上机关联合行文的,主办机关名称在上,其余机关在下。报告、请示和一些事务类的公文,可以只用发文机关名称加文种(用圆括号括起来),如“××市××局(通知)等。
2.发文字号
发文字号也叫文号,是公文制发机关按发文顺序编列的公文代号,主要作用是便于对公文的统计。发文字号位于公文名称的正下方、文头底线之上,由机关代字、年份、发文序号组成。如机关代字一般由两个层次组成,第一层次是发文机关代字,第二层是发文机关主办文件部门的代字。如“鄂政办201725号”,“鄂政”是湖北省人民政府代字,“办”是主办该文件的湖北省人民政府办公厅。发文机关代字与发文年份之间也有加“发”字,如“鄂发20063号”,代表中共湖北省委文件。议案、批复、函等文种,一般在发文机关代字之后加“函”字,如国务院这三种公文的发文字号便是“国函(2015×号”。几个机关联合发文的,只标主办机关的发文字号。
3.份数序号
公文份数序号也叫份号,是指将同一文稿印制若十份时每份公文的顺序编号。根据规定,党的机关秘密级以上,行政机关机密绝密级的公文都应编制份数序号。为便于对公文的管理,也有的对不带密级的公文编制份数序号,主要是为准确掌握公文的印制份数及发放范围,也使于登记、清退、归档。份数序号根据公文的份数来决定,一般不少于两位数,用阿拉伯数字标识于版头顶格左上端。基层文件发文份数少,又不属机密件可不用编写文件份号
4.秘密等级和保密期限
秘密等级是公文保密程度的一种标志。有保密要求的,应当在版头用三号黑体字标明,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标准。如需要同时标明密级和保密期限的应在密级和保密期限之间用“★”隔开。密级的确定应严格按照国家有关规定执行,既要防止因未标明密级而造成失密、泄密,也要防止因随意扩大密级而使文件功能不能充分发挥。
5.紧急程度
紧急程度是对公文发送时间的要求,需要立即送达并办理的公文应当在版头右上端密级之下标识紧急程度。紧急公文分为“特级”“急件”;紧急电报应当分别标明“特急”“加急”“平”。具体紧急程度的时限要求,由各级党政机关主管部门自行确定。公文如已标明了紧急程度,标题中一般不应标识“紧急”字样;标题中出现“紧急”字样的,则一般不再标识紧急程度。如《关于做好防震抗灾工作的紧急通知》,可不再标识紧急程度。
6.签发人
在向上呈报的文件中,如请示、报告、意见等,应当标明核准并签发文稿的机关负责人姓名,表明公文的具体责任人。公文的签发人一般是发文单位的主要负贵人,遇有特殊情况,可由主持工作的负责人签发,但发文单位应随文书面说明情况。其目的是让上级机关了解下级机关谁对请示事项负责,督促各级领导严肃履行责任,确保公文质量。签发人标识的位置应在发文字号同一行的右侧,空两格书写“签发人:×”。(二)主体
公文主体由公标题、主送机关、正文、无正文说明、附件说明、签发机关印章或签署、成文日期、附注等项组成。
1.公文标题
公文标题要以准确简要的语言概括出全文的主要内容和行义的目的,以便公文的阅读和处理。公文标题一般由发文机关、事由和文种三部分构成。如《中共中央纪委、外交部、监察部关于对跨地区跨部门团加强管理、监督和检查坚决制止公款出国旅游的通知》,这是一个三部分要素齐全的标准式公文标题。从构成来看,公文标题以文种词为中心以发文机关名称和发文事由为限制成分的偏正词组,其中发文事由部分一般是由“关于”引起的介词结构。
公文标题一般是由三个部分组成,但也有省略形式的。
(1)省略发文机关名称,只由发文事由和文种名称组成。如《干部教育联席会议第三次会议纪要》。省略发文机关名称情况大体有种类型:一是由于文件版头上印有发文机关名称,省略标题不致产生歧义;二是机关内部行文,可以把发文机关名称放在落款处;三是机关负责人以个人名义签署的公文也可省略发文机关名称。当然,凡是重要公文,为体现严肃性和权威性,一般不应省略发文机关名称。
(2)省略发文事由,只由发文机关名称和文种组成如《中华人民共和财政部令》命令、公告、通告等公文,由于正文内容简短,内容一了然,可省略标题中发文事,以求庄重简练。如公文内容较长,则须在标题中标明发文事由
(3)省略发文机关名称和发文事由,只由文种组成。这类情况多出现于公布性公文,如面向社会发布的公告、通告,机关内部制发的事务性《通知》等,有时可省略发文机关名称和发文事由。
写好公文的标题要注意后面儿点:一是要准确,公文标题必须能够准确地概括公文的主旨。二是要简明,公文标题不能含糊其辞,或过于拖冗长,要避免重复,特别是在批转和转发公文时,公文标题要尽量避免出现介词和文种的重复,如“关于”的“关于”,“通知”的“通知”等。公文标题除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号,标题过长或中间需要停顿的,可用空格或换行方式表述。三是选好文种,要严格按照行文需要选用合适的文种,不能乱用或自造文种。
2.主送机关
主送机关也叫文件抬头、受文机关、收文机关,是指公文要发往的机关,负责对公文予以办理、执行或答复。主送机关位置如同书信对收信人的称谓,放在正文上方,顶格排印。选准主送机关极为重要,这关系到公文能否得到及时处理。主送机关要根据行文口的和受文机关的职责权限加以确定,上行的主送机关一般写全称,以示尊敬。当然不会产生歧义的规范化简称也可使用,上行的请示性公文,一般应主送一个机关,不能多头主送。多头主送有可能导致受文单位责任不明,互和推诿,贻误工作。受双重领导的单位上报公文,应根据内容写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责谷复请示事项。上级机关向受双重领导的下级单位行文时,应同时抄送受文单位的另一个上级机关。周知性的公文可以省略主送机关,会议通过的决定会议纪要等公文,其主送机关可置于版记。
3.正文
正文是公文的核心内容,是行文机关表达其意图的关键部分,写好正文是公文写作的主要任务。正文的内容必须符合法律法规和政策,反映实际情况观点鲜明,结构严密,条理清楚,文字精练,标准规范,正文除极少数内容单一、文字简短的外,一般由开头、主体、结尾三个部分构成。正文各部分写作要求我们在后面各章中具体介绍。
4.无正文说明
公文正文之后还有附件说明、发文机关印章、成文日期等项内容,在页面上必须留有充分的余地。如正文已占满一页,需要把附件说明、机关印章等内容移至下页,则应在末页左上端顶格标注字样“(此页无正文。如页上部仅占几行,下部空余部分足够写附件说明和盖发文机关印章的,则无须注明。5.附件
附件是根据公文正文需要而附加的材料,用以对正文作补充说明或提供参考材料。公文如有附件,应在正文之后注明附件名称,以使主件和附件连成一体。附件说明的写法是在正文结束后另起一行空两格注明“附件:1.×××××××。附件名称后不加标点符号。公文的附件是公文正文内容的组成部分,用命令、决定、通知等发布的文件,其内容十分重要,与正文具有同等效力。有些政策性文件,如增加工资的标准,通常以附件的形式出现,公文的实质性内容出现在附件之中。
6,签发机关印堂或签署
加盖印章是公文生效的标志,包括发文机关印章和签署人签名章。公文加印,是文件副发机关确认公文效力的凭证,正式行文除“公议纪要”和党务系统印制有特定版头的普发性公文外,都应加盖发文机关的印章或领导的签名章。命令性公文一般不加盖发文机关印章而由发文机关领导人签器。签发机关落款要写与印章祖符的机关全称,不得随意用简称。几个机关联合行文的,主办机关印,在先,如果公文标题上已有发文机关名称,特别是下行公文,落款可以不写签发机关名称,直按写签发口期并加盖印章即可。印章要端正盖在成文日期上方,并做到不压正文,下压成文日期年月日4~7字(视印章大小而定).使印章字迹不受成文日期影响而显得清晰。
7.成文日期
成文日期是公文的一项重要内容,指公文的生效时间,一般以领导人最后批准的日期为准。联合行文的,以最后然发机关领导人的签发日期为准;法规性文件以批准日期为准;会议通过的公文以通过之日为谁;电报以发出日期为谁。如领导批准后,因故不能及时发文,时间就,超过20天的,成文日期由求办单位确定。
成文口期的17方法有信丽式和决议式两种,信函式将成文日期放在签发机关名称之下相对应的位置。决议式将成文日期放在正文之上、标题之下的1中位置,并用圆括号括上。成文日期用阿拉伯数字将年、月、11标全,如"199年8月91",月、日不编虚位(即1不编为01)
(三)版记
版记在公文末下部,由附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发时间、印刷份数等项组成,
1.附注1
附注是指公文中需要说明的事项。用于表示公文的阅读传达范围、使用方法,或需要加以解释的名词术语等。根据公文密级和工作需要,有此公文要指明阅读和传达范围,如“此件发至县材级" “此件可向群众口头传达”等;有些公文要说明使用方法,如“此件可自行翻印” “此件不公开报道”等。公文如需要加以解释的名词术语,可以成文日期的下方设附注。

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