范围是：一是本机关产生撰写的指示、决议、请示、报告、计划、总结等。二是本机关收到的重要文件、电报、内部事项、电话记录、会议纪要等。三是下级报来的请示、报告；上级对本机关工作的指示、批示、批复等。四是本机关编印的出版物、图表、账簿等。五是反映本机关活动的照片、录音、录像、影片等声像资料。

（2）归档时间　归档时间是指文秘部门所组成的公文案卷交付机关档案室的时限。《机关档案工作业务建设规范》要求，文书档案要在次年6月底以前，将前一年的文件材料立卷移交机关档案室。这个时限规定是符合实际情况的，也是科学的。首先，公文立卷是按年度进行的。上一年的有些文件往往在下一年还要继续执行或经常查阅。为了文秘部门和机关开展工作对文件材料的使用方便，也为了减少案卷移交档案室后又经常调阅的麻烦，所以，上一年文件在文秘部门存放一段时间，对各方面的工作是有利的。其次，有些文件于次年初仍在承办过程中，文件的办结和清退需要一定的时间，为使文件材料收集齐全、完整，也需要一定的时间。第三，文秘部门在一年当中形成的文件材料很多，文秘工作人员整理立卷也要有一定的时间。但是归档时限不能无限期地延长，规定半年的归档时限比较合适。

（3）归档要求　归档要求主要是指归档的质量要求。归档质量总的要求是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同保存价值，便于保管和利用，按照《机关档案工作业务建设规范》关于立卷归档的规格、归档时间、立卷归档的步骤等各项要求，高质量完成立卷归档工作。

（4）立卷归档步骤　立卷归档步骤，也就是立卷归档程序，包括以下几个方面：

①对立卷归档的文件材料进行全面检查，组立成卷　主要是要求承办人对归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数进行全面检查，做到文件材料齐全、完整；要检查每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件