范围是:一是本机关产生撰写的指示、决议、请示、报告、计划、总结等。二是本机关收到的重要文件、电报、内部事项、电话记录、会议纪要等。三是下级报来的请示、报告;上级对本机关工作的指示、批示、批复等。四是本机关编印的出版物、图表、账簿等。五是反映本机关活动的照片、录音、录像、影片等声像资料。
(2)归档时间 归档时间是指文秘部门所组成的公文案卷交付机关档案室的时限。《机关档案工作业务建设规范》要求,文书档案要在次年6月底以前,将前一年的文件材料立卷移交机关档案室。这个时限规定是符合实际情况的,也是科学的。首先,公文立卷是按年度进行的。上一年的有些文件往往在下一年还要继续执行或经常查阅。为了文秘部门和机关开展工作对文件材料的使用方便,也为了减少案卷移交档案室后又经常调阅的麻烦,所以,上一年文件在文秘部门存放一段时间,对各方面的工作是有利的。其次,有些文件于次年初仍在承办过程中,文件的办结和清退需要一定的时间,为使文件材料收集齐全、完整,也需要一定的时间。第三,文秘部门在一年当中形成的文件材料很多,文秘工作人员整理立卷也要有一定的时间。但是归档时限不能无限期地延长,规定半年的归档时限比较合适。
(3)归档要求 归档要求主要是指归档的质量要求。归档质量总的要求是:遵循文件材料形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同保存价值,便于保管和利用,按照《机关档案工作业务建设规范》关于立卷归档的规格、归档时间、立卷归档的步骤等各项要求,高质量完成立卷归档工作。
(4)立卷归档步骤 立卷归档步骤,也就是立卷归档程序,包括以下几个方面:
①对立卷归档的文件材料进行全面检查,组立成卷 主要是要求承办人对归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数进行全面检查,做到文件材料齐全、完整;要检查每份文件的正件与附件,印件与定稿,请示与批复,转发文件与原件,多种文字形成的同一文件
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